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20.12.2021

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Prozesse einführen: Wie Sie Prozessmanagement im Unternehmen verankern

In Ablauforganisation, die nach Prozessen arbeiten, kommt es häufig vor, dass man neue Prozesse einführen bzw. bestehende Prozesse verändern möchte.

Entscheidend ist dabei, dass grundlegend ein Prozessmanagement im Unternehmen etabliert wurde, dass über die nötige Expertise verfügt und neue Prozesse in die vorhandene Prozesslandschaft integrieren kann.

  1. Einführung des Prozessmanagements ins Unternehmen
  2. Neue Prozesse einführen: Vorgehen
  3. Prozesse einführen und Prozessmanagement im Unternehmen verankern
  4. Fazit - Neue Prozesse einführen
  5. FAQ - Prozesse einführen

Einführung des Prozessmanagements ins Unternehmen

Bevor Sie versuchen in Ihrem Unternehmen neue Prozesse einzuführen, sollten Sie zunächst einmal das Prozessmanagement an sich einführen. Hierzu sollten Sie in ein Projektteam zusammenstellen, dass Sie mit der Aufgabe betreuen.

Die allererste Aufgabe, die dieses Team ausüben sollte, ist die Identifizierung aller Prozesse. Es sollte also eine Ist-Analyse der Gesamtsituation erfolgen. Am Ende dieser Ist-Analyse sollten Sie einen genauen Überblick darüber haben, welche Prozesse es gibt, welchen Input und Output diese haben und wie die einzelnen Prozesse miteinander zusammenspielen. Einen guten Überblick kann Ihnen dabei beispielsweise eine Prozesslandkarte, der bestehenden Prozesslandschaft geben.

Wie dies im Detail geht, erfahren Sie in unserem Beitrag zum Thema Prozessmanagement.

Einführen von Prozessen

Neue Prozesse einführen: Vorgehen

Wenn ein Unternehmen neue Prozesse einführt, dann sollte es dabei nach einer festgelegten Vorgehensweise vorgehen, um gute Ergebnisse sicherzustellen. Außerdem sorgt ein festgelegtes Vorgehen für reproduzierbare Ergebnisse, die sich langfristig positiv auf die Effizienz des Unternehmens auswirken.

Dabei sollte das Unternehmen vor allem beachten, dass es von Anfang an ein konkretes Vorgehen etabliert, da zum Prozesse einführen auch das Einführen eines Prozessmanagements gehört, welches langfristig alle etablierten Prozesse betreut.

1. Schritt: Ist-Analyse der Prozesse

Bevor ein Unternehmen sich überhaupt der Aufgabe annehmen kann, veränderte oder ganz neue Prozesse einzuführen, muss es den Status Quo analysieren.

Was soll durch die Neueinführung dieses Prozesses erreicht werden? Welche aktuellen Probleme treten im Zusammenhang mit dem bestehenden Prozess auf? An welchen Stellen müssen viele Ressourcen eingesetzt werden? Dies sind Fragen, die das verantwortliche Team für alle oder die betroffenen Prozesse klären sollte.

Wenn schon ein Team oder eine ganze Abteilung für das Prozessmanagement gebildet wurde, dann geht dieser Schritt meist schneller, weil schon die Expertise vorhanden ist und meist auch ein grober Überblick über alle Prozesse besteht.

In einigen Fällen findet die Ist-Analyse fokussiert auf einen bestimmten Arbeitsbereich statt, wenn man einen neuen Prozess einführen möchte und man dahingehend überprüft, inwieweit andere Prozesse mit diesen interagieren würden. Außerdem ist in diesem Schritt zu überprüfen, inwieweit Prozesse zusammengefasst werden sollen.

In den allermeisten Fällen sollte man einen Arbeitsbereich oder gar das gesamte Unternehmen ohne Blick auf einen bestimmten Prozess betrachten. Es geht vielmehr um die bestehenden Probleme und Verbesserungsmöglichkeiten, die sich finden und im späteren Verlauf dieses Vorgangs angehen lassen, festzuhalten.

Hier eignet sich die Einbeziehung des Personals gut, um direktes Feedback aus den Abteilungen zu erhalten und noch genauer bestimmen zu können, was gut und was schlecht läuft.

2. Schritt: Ziele fürs Prozesse einführen definieren

Vor der Einführung eines neuen Prozesses oder mehrerer, müssen die Ziele abgeklärt werden. Im ersten Schritt wurde ermittelt, was aktuelle Probleme und Engpässe sind. Diese wurden im ersten Schritt nicht unbedingt einem bestimmten Prozess oder Arbeitsablauf zugeordnet.

Im jetzigen Schritt sollte dies nach und nach erfolgen. Es geht nun darum zu definieren, welche Kennzahlen zu verbessern sind. Wozu zwangsläufig auch eine Zuordnung von Kennzahlen an Prozesse erfolgen muss. Demnach gilt es, zu ermitteln, welche Prozesse Schwachstellen besitzen. Dabei sollten dann auch "Blind Spots" in Arbeitsprozessen erkennbar sein, die möglicherweise noch gar kein Teil bestehender Prozesse sind.

Dementsprechend ist nach diesem Schritt festgehalten, welche Verbesserungen mit welchen Kennzahlen als Ziel gesteckt wurden und auch wie diese erreicht werden können. Hierzu muss zusätzlich geklärt sein, welche Prozesse das Unternehmen dafür anpassen muss und welche es ggf. neu einführt.

3. Schritt: Prozesse einführen - Prozesse priorisieren

Im nächsten Schritt geht es darum Prozesse zu priorisieren. Man kann schlicht und einfach nicht alles Prozesse bzw. Arbeitsabläufe auf einmal angehen. Vielmehr geht es darum beim Prozesse einführen und Prozesse verändern, die Prozesse zu priorisieren.

Möglicherweise wurde bei den zwei vorangegangen Schritten deutlich, dass zehn Prozesse überarbeitet und fünf Prozesse komplett neu eingeführt werden, wobei 8 weitere durch die Verbesserungen überflüssig werden.

Hierbei gilt es nun eine Reihenfolge zu finden, in der das Unternehmen den Plan nach und nach angeht. Dabei sollten Sie zunächst mit den Prozessen starten, die ein gutes Verhältnis von Kosten und Nutzen liefern. Die Prozesse, die ein hohes Maß an gewonnener Effizienz versprechen, sollten Sie also zuerst angehen. Bevor Sie die Prozesse einführen, die zwar einen Vorteil bringen, der jedoch nicht den großen Unterschied macht.

4. Schritt: Rollen und Verantwortlichkeiten in den Prozessen zuweisen

Nach der Ist-Analyse, der Definition von Zielen und dem Priorisieren der neu einzuführenden Prozesse, gilt es die Verantwortlichkeiten zu verteilen.

Grundlegend kategorisiert man dabei die Verantwortlichen in drei Rollen:

  1. Die ausführende Rolle (auch Prozessverantwortliche genannt)
  2. Die führende Rolle (auch Prozesseigner genannt)
  3. Beratende Rollen

Jemand, der einen Prozess ausführt, erledigt einen oder mehrere Arbeitsschritte dieses Prozesses im Alltag. Es ist demnach für die konkrete Umsetzung zuständig.

Jemand, der einen Prozess führt, tritt meistens in Form eines Teamleiters oder Abteilungsleiters auf. Es ist nicht mit einen speziellen Aufgabe betreut, sondern behält den gesamten Prozess im Blick (Arbetisergebnisse, etc.).

Beratende Rollen müssen nicht immer vorkommen. Hierbei handelt es sich um Expertise, die hinzugezogen wird, um Qualität bei der Einführung der Prozesse sicherzustellen.

Für jede Verantwortlichkeit sollten die Prozessersteller eine Rollenbeschreibung anlegen. Eine Rollenbeschreibungen beim Prozesse einführen ist in dabei drei Aspekte nach dem AKF-Prinzip aufgeteilt: Aufgaben, Kompetenzen und Fertigkeiten.

Mehr zu den Rollen und allgemein dem Prozessmanagement erfahren Sie in unserem Beitrag zu dem Thema "Prozessmanagement einfach erklärt".

5. Schritt: Prozesse einführen zum Teil des Unternehmens machen und Mitarbeiter schulen

Im vorletzten Schritt wird der neue Prozess eingeführt. Es müssen die Beteiligten Mitarbeiter mit ihrer neuen Aufgabe vertraut gemacht werden. Diese haben meist auch einige Fragen im Hinblick auf sich ändernde Arbeitsabläufe, die es bestmöglich zu beantworten gilt.

Dabei sollten Sie das Prozesse einführen nicht nur aus Sicht des Prozessmanagements selbst betrachten, sondern auch aus der Sicht der Belegschaft, die im Endeffekt diese neuen Arbeitsschritte ausführt. Nicht selten scheitert ein neuer Prozess an zu geringer Akzeptanz beim Personal, dass nicht versteht, warum es nun anders vorgehen soll.

Umso besser Sie dies im Vorhinein erklären, desto eher festigen sich neue Prozesse im Alltag und Sie können mit der Optimierung fortfahren. Denn auch der beste Prozesse hilft in der Praxis nicht, wenn er sich nicht nachhaltig etablieren lässt. In diesem Zusammenhang ist die Prozesstreue ein großes Thema.

6. Schritt: Prozesse optimieren

Wie auch schon beim Prozessmanagement muss ist auch das Prozesse einführen nie fertig. Das Prozesse einführen befeuert quasi das Prozessmanagement, weil dort die Verantwortung der Verbesserung liegt. Damit eine Optimierung funktioniert, sollte der Prozess gut dokumentiert sein. Ein undokumentierter Prozess ist schon fast dazu verdammt, sich nicht richtig in den Alltag des Unternehmens zu integrieren.

Außerdem ist eine enge Zusammenarbeit zwischen den führenden und den ausführenden Rollen in den Prozessen nötig. Die Prozessverantwortlichen haben im Alltag gerade zu Anfang das ein oder andere Problem, welches die Effizienz und Effektivität des Prozesses verschlechtert. Solche Vorkommnisse sollten möglichst schnell mit dem Prozesseigner besprochen werden, um eine schnelle Optimierung zu ermöglichen.

Wichtig ist in diesem Schritt, dass Prozessverantwortliche nicht damit beginnen, einfach Prozesse anzupassen und dies nicht melden. Zwar ist die Initiative der Prozessverantwortlichen wichtig, aber dies muss kommuniziert werden, um auch die Dokumentation und den gesamten Ablauf anzupassen.

Prozesse einführen und Prozessmanagement im Unternehmen verankern

Das Prozesse einführen sollte nie getrennt vom Prozessmanagement an sich betrachtet werden. Es handelt sich bei ersterem sogar um einen Teilbereich des Prozessmanagements. Beide sollten fester Bestandteil der Unternehmenskultur sein.

Auf der einen Seite sollte ein Unternehmen durch geschicktes Prozessmanagement danach bestrebt sein, seine Prozesse immer weiter zu optimieren. Auf der anderen Seite sollte das Prozessmanagement sich nicht nur darauf konzentrieren, die bestehenden Prozesse zu verwalten, sondern, wenn nötig, auch nicht davor zurückschrecken, neue Prozesse anzugehen.

Langfristig lässt sich das Prozessmanagement nur etablieren, wenn die eingeführten Prozesse auch zum Einsatz kommen und das ist nur der Fall, wenn Prozesstreue besteht und diese entsteht dadurch, dass Unternehmen das Personal mit in die Prozesse einbeziehen.

Fazit - Neue Prozesse einführen

Abschließend lässt sich sagen, dass Unternehmen neue Prozesse nicht ohne vorherige Planung einführen sollten. Es sollte immer eine Planung erfolgt sein, die genau festlegt, warum jetzt gerade dieser Prozess neu eingeführt wird. Das ist wichtig, weil Prozesse einzuführen kein Selbstzweck ist, sondern der Effektivität und Effizienz des Unternehmens dienen soll.

Das strukturierte Vorgehen ist vor allem dann entscheidend, wenn im Anschluss das Prozessmanagement plant, die Prozesse weiter zu optimieren. Einer der Hauptaspekte beim strukturierten Vorgehen war das Einbeziehen des Personals. Langfristig lässt sich ein Prozess nur dann adaptieren, wenn die Belegschaft diesen gerne verfolgt und eine gewisse Prozesstreue herrscht.

Prozesse einzuführen lässt sich als Teil des Prozessmanagements. Zwar befasst sich das Prozessmanagement in seiner Hauptaufgabe eher mit dem Management von Prozessen, aber dazu gehört auch das ablösen alter Prozesse durch neue, verbesserte Prozesse.

Es lässt sich allerdings darüber streiten, ob es schon zum Prozessmanagement gehört, wenn komplett neue Arbeitsabläufe für neue Tätigkeiten in den Einsatz kommen. Allgemein handelt es sich beim "Prozesse einführen" jedoch um einen Teilbereich des Prozessmanagements.

FAQ - Prozesse einführen

Wie führt man neue Prozesse ein?

Neue Prozesse führt man in Unternehmen nach einer wieder verwendbaren Vorgehensweise ein. Zunächst sollten Sie die Ist-Situation analysieren. Daraufhin Ziele definieren, Prozesse priorisieren, Verantwortlichkeiten vergeben und schlussendlich das Personal schulen, um den Prozess einzuführen.