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25.02.2022

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Prozesskennzahlen einfach erklärt

Prozesskennzahlen sind die Grundlage für ein funktionierendes prozessorientiertes Unternehmen. Durch Prozesskennzahlen können Unternehmen die Effizienz, Effektivität und Transparenz Ihrer Prozesse steigern und so erfolgreicher werden und die Unternehmensziele besser erreichen.

Prozesskennzahlen Definition

Prozesskennzahlen geben Auskunft über den Zielerreichungsgrad von Prozessen bezogen auf die Unternehmensziele. Dabei wird ein Sollwert für eine Prozesskennzahlen definiert, um später prüfen zu können, ob man das Ziel erreicht hat. Prozesskennzahlen sagen zudem etwas über die Prozessleistung aus. Mithilfe von Prozesskennzahlen können Unternehmen Schlüsse ziehen, um anschließend Maßnahmen zur Verbesserung zu definieren.

Prozesskennzahlen leiten sich dabei aus den Prozesszielen ab. Die Prozesskennzahlen müssen sorgfältig ausgewählt werden, um später die richtige Entscheidungsgrundlage zu haben. Dementsprechend bilden Prozessziele die Basis für die Auswahl der Prozesskennzahlen.

Außerdem ist bei Prozesskennzahlen, dass Unternehmen nicht auf zu viele Werte gleichzeitig optimieren. Es gilt: Lieber weniger Prozesskennzahlen verwenden, die wirklich aussagekräftig sind und voll auf diese Werte konzentrieren, als eine ganze Liste an Prozesskennzahlen, die jedoch in der Praxis nicht zum Ziel führt. In der Regel reichen 1-3 Kennzahlen für einen Prozess aus.

Prozesskennzahlen Ziele

Das Ziel einer Prozesskennzahl ist es, bestmöglich die Prozessleistung und den Zielerreichungsgrad abzubilden. Durch die Kennzahlen versuchen Unternehmen möglichst einfach die Leistung der Prozesse abbildbar zu machen. Es geht also darum, die Effektivität und die Effizienz in Bezug auf die Zielerreichung der Prozesse zu messen. Durch den Einsatz von Prozesskennzahlen erhofft man sich mehr Transparenz.

Die Ziele des Einsatzes von Prozesskennzahlen in Unternehmen sind demnach die Steigerung der Effizienz und der Effektivität des Unternehmens, sowie die Erhöhung der Transparenz in der Leistungserbringung des Unternehmens.

Arten von Prozesskennzahlen

Es gibt unterschiedliche Arten von Prozesskennzahlen. Dabei gibt es nicht den Goldstandard, der für alle gilt und je nach Quelle findet man auch unterschiedlich viele Kategorien. Allgemein lassen sich aber mindestens fünf verschiedene Prozesskennzahlenarten unterscheiden:

Inputkennzahlen

Inputkennzahlen sind Kennzahlen, die Aussagen über die Materialbeschaffung und den Prozessinput geben. Eine beliebte Kennzahlen dieser Kategorie ist die prozentuale Pünktlichkeit von Lieferungen im Wareneingang. Auch die Liefermengentreue - also ob die richtigen Mengen an Wareninput geliefert wurde - sind hier eine Kennzahl, die häufig zum Einsatz kommt.

Steuerungskennzahlen

Mit Steuerungskennzahlen misst man innerhalb von Prozessen interessante Werte, die sich zwar nicht in Effektivität oder Effizienz kategorisieren lassen, wohl aber in beide Kategorien reinspielen.

Für die Steuerung eines Prozesses kann beispielsweise die Mitarbeiterfluktuation entscheidend sein. Auch die nötige Nacharbeitszeit für den Output eines Prozesses kann die Steuerung dieses Prozesses beeinflussen und ist daher im Rahmen dieser Kategorie relevant.

Effizienzkennzahlen

Effizienzkennzahlen betrachten anders als Effektivitätskennzahlen nicht den absoluten Output, sondern immer den Output im Verhältnis zum Input. In produzierenden Unternehmen sind das Prozesskennzahlen wie "Kosten je Einheit" oder "Personalkosten je Einheit". Effizienzkennzahlen begegnen einen aber auch beispielsweise im Marketing. Hier ist eine beliebte Kennzahl die CPA, die sogenannte "Cost per Acquisition" oder auf Deutsch die "Kosten eines Neukunden". Weitere Kennzahlen aus dem Marketing wären die Kosten pro Tausend Impressionen oder die Kosten für einen Klick auf eine Werbeanzeige.

Allgemein kann man bei Effizienzkennzahlen sagen, dass sie immer den Output in ein Verhältnis setzen - meistens ins Verhältnis zu den Kosten.

Effektivitätskennzahlen

Effektivitätskennzahlen setzen nicht ins Verhältnis zum Input. Sie messen allgemein, wie effektiv das Vorgehen war. Eine Effektivitätskennzahl ist die Menge an produzierten Einheiten. Auch die Anzahl der verkauften Einheiten, kann als Effektivitätskennzahl aufgefasst werden.

Die Effektivitätskennzahlen geben am ehesten Auskunft darüber, ob ein Prozess allgemein die an ihn gestellten Anforderungen erfüllt.

Störungskennzahlen

Störungskennzahlen lassen sich relativ leicht erklären. Alle Kennzahlen, die sich mit Ausfall befassen, gehören dieser Kategorie. Der Krankenstand oder die Ausfallzeit von Maschinen lässt sich demnach dieser Kategorie zuordnen.

Prozesskennzahlen Beispiele


Prozesskennzahlkategorie Beispiele
Inputkennzahlen - Pünktlichkeit der Lieferungen
- Liefermengentreue
- Qualität des Materials
Steuerungskennzahlen - Mitarbeiterfluktuation
- Nötige Nacharbeitszeit
- Ausschuss
- Dauer Maschinenumstellung
Effizienzkennzahlen - Kosten pro produzierter Einheit
- Kosten pro Neukunde (CPA)
- Kosten pro Klick (CPC)
- Materialkosten pro Einheit
- Personalkosten pro Einheit
Effektivitätskennzahlen - Anzahl verkaufte Einheiten
- Anzahl produzierte Einheiten
- Fehlerquote
- Pünktlichkeit der Warenlieferung
- Zufriedenheit der Kunden
Störungskennzahlen - Krankenstand
- Maschinenstörung
- Arbeitsunterbrechungen durch Unfälle

Prozesskennzahlen KPI

Das Wort "KPI" ist schon mehr oder minder zu einem Schlagwort verkommen, das jeder schon mal gehört hat: "Die KPIs dieses Quartal sehen gut aus". Der Begriff KPI steht für Key Performance Indicator und beschreibt damit die für das Unternehmen wichtigsten Kennzahlen. Dabei betrachtet man meist keine einzelnen Prozesskennzahlen, sondern kombinierte Kennzahlen, die bessere Aussagekraft über die Leistung des gesamten Unternehmens haben. Bei den KPIs versucht man möglichst viel Aussagekraft in möglichst wenigen Zahlen zu vermitteln, um dem Management gute Entscheidungsgrundlagen zu liefern.

Man kann sich die KPIs demnach so vorstellen, wie die Prozesskennzahlensteuerung im großen Ziel, weil hier mehrere Prozesskennzahlen kombiniert und durch das Controlling aufbereitet werden.

Prozesskennzahlen messen

Je nach Prozesskennzahl ist auch die Erhebungsmethode unterschiedlich. Einige Prozesskennzahlen erheben Sie wahrscheinlich schon einfach so, für andere müssen Sie zusätzlichen Aufwand betreiben. Die meisten Unternehmen wissen, wie viele Einheiten von welchen Produkt im letzten Monat/Quartal produziert wurden.

Bei der Reklamationsquote sieht es schon anders aus. Viele Unternehmen messen zum Beispiel auch nicht, wie viele der Supporttickets rechtzeitig bearbeitet wurden. Dabei können solche Prozesskennzahlen entscheidend für den langfristigen Erfolg des Unternehmens sein.

Leider kann man aufgrund der vielen verschiedenen Prozesskennzahlen nicht pauschal sagen: "So misst man jede Kennzahl". Stattdessen hängt es davon ab, was Sie erheben wollen.

Prozesskennzahlen berechnen

Einige Prozesskennzahlen messen Sie nicht - Sie berechnen sie stattdessen. Das ist bei den meisten Effizienzkennzahlen der Fall. Die zugrundeliegenden Prozesskennzahlen haben Sie bereits erfasst. Nun setzen Sie diese nur noch ins Verhältnis. Hierbei lassen sich manche Kennzahlen sehr einfach berechnen - andere sind komplexer.

Wenn ein Unternehmen zum Beispiel wissen möchte, was eine Einheit in der Produktion an Personalkosten verursacht hat, dann muss man die Personalkosten für die Produktion aller Einheiten durch die gesamten produzierten Einheiten im betrachteten Zeitraum teilen.

Es ließen sich allerdings auch exotischere Kennzahlen berechnen, wie zum Beispiel die durchschnittliche Kundenzufriedenheit bei der Bearbeitung von Retouren.

Prozesskennzahlen Produktion

Wichtige Prozesskennzahlen in der Produktion sind:

  • Kosten pro Einheit
  • Personalkosten pro Einheit
  • Materialkosten pro Einheit
  • Produktionsausfälle
  • Produktionszeit
  • Produktionsvolumen
  • Umstellungszeit
  • Durchsatz
  • Gesamtanlageneffektivität
  • Effektive Anlagenproduktivität

Prozesskennzahlen Qualität

Für die Qualität sind unter anderem die folgenden Prozesskennzahlen entscheidend:

  • Erstausbeute
  • Rücklaufquote
  • Lieferantenqualität
  • Ausschuss
  • Fehlerquote

ISO 9000 / ISO 9001

Die DIN ISO 9000 Familie enthält eine Reihe von Regelwerken, die Empfehlungen und Leitlinien zu Qualitätsmanagementsystemen aussprechen. Die dazugehörige ISO Norm 9001 ist die international am weitesten verbreitetste Norm im Qualitätsmanagement.

Durch den Einsatz der Norm 9001 können Unternehmen sich auf mehreren Ebenen verbessern. Die Norm gibt Mindestanforderungen an eine Qualitätsmanagementsystem und hilft Ihnen Prozessorientierung im Unternehmen umzusetzen. Prozessorientiertes Arbeiten ist ein Grundsatz der ISO 9001. Das prozessorientierte Qualitätsmanagement begleitet dabei alle wesentlichen Prozesse und überprüft sie. Das unterstützt Sie dabei, nicht nur Optimierungspotential in schlecht laufenden Prozessen zu entdecken, sondern sorgt auch dafür, dass gut funktionierende Prozesse weiter verbessert werden.

Fazit

Es gibt eine Vielzahl an ganz unterschiedlichen Prozesskennzahlen aus mindestens 5 verschiedenen Kategorien. Prozesskennzahlen beruhen auf den Prozess- und Unternehmenszielen und sollen die aktuellen Geschehnisse in den Prozessen abbilden, um eine Verbesserung der Prozesse zu ermöglichen und so das gesamte Unternehmen weiter voranzubringen.

Insgesamt versuchen Unternehmen durch den Einsatz von Prozesskennzahlen mehr Effizienz und mehr Effektivität zu erreichen. Außerdem soll durch die Prozesskennzahlen die Transparenz gesteigert werden. Hierbei ist auch die Anzahl der verwendeten Prozesskennzahlen entscheidend. Unternehmen sollten nicht zu viele Prozesskennzahlen für einen Prozess verwenden, weil die unterschiedlichen Kennzahlen sich möglicherweise in die Quere kommen und die Optimierung auf zu viele Kennzahlen nicht zielführend ist. Optimal sind in der Praxis 1-3 gute gewählte Kennzahlen pro Prozess.

Welche Prozesskennzahlen gibt es?

Es gibt unzählige Prozesskennzahlen. Viele Prozesskennzahlen werden auch speziell in einem Unternehmen definiert. Viele der gängigsten Prozesskennzahlen sind aber die folgenden:

  • Erstausbeute
  • Kosten pro Einheit
  • Umstellungszeit
  • Rücklaufquote
  • Lieferantenqualität
  • Materialkosten pro Einheit
  • Ausschuss
  • Durchsatz
  • Produktionsausfälle
  • Fehlerquote
  • Produktionszeit
  • Produktionsvolumen
  • Personalkosten pro Einheit
  • Gesamtanlageneffektivität
  • Effektive Anlagenproduktivität
  • Liefertermintreue
  • Liefermengentreue
  • Mitarbeiterfluktuation
  • Nacharbeitszeit
  • Kosten pro Neukunde
  • Kosten pro Klick
  • Krankenstand
  • Maschinenstörung
  • Arbeitsunterbrechungen durch Unfälle

Wie messe ich einen Prozess?

Einen Prozess misst man auf Grundlage der Definition von geeigneten Prozesskennzahlen. Die Prozesskennzahl wird dabei aus dem Prozessziel abgeleitet. Wenn das Ziel eines Prozesses beispielsweise die Neukundegewinnung zu einem bestimmten Preis ist, dann messen Sie, wie viele Kunden Sie durch die Marketingaktion gewonnen haben und was dies gekostet hat. Anschließend können Sie den Preis pro Neukunden bestimmten und haben eine valide Kennzahl, mit der Sie die Zielerreichung messen können.

Wie kann man Prozessqualität steigern?

Um die Prozessqualität zu steigern, benötigen Sie zunächst geeignete Kennzahlen, um die aktuelle Prozessqualität zu messen. Anschließend überprüfen Sie, wie sich die die Kennzahlen verbessern lassen und steigern so die Prozessqualität.

Was ist die Prozessleistung?

Die Prozessleistung ist das Ergebnis eines Prozesses, das an einen Kunden geht. Dieser Kunde kann intern oder extern sein. Empfänger einer Prozessleistung kann auch ein anderer Prozess im Unternehmen sein. Die Prozessleistung beschreibt also den Output.

Was sind Prozesseingaben?

Prozesseingaben sind der Input, der in den Prozess fließt. Alles an Material, Maschinen, Arbeitszeit, was in den Prozess eingegeben wird, wird als Prozesseingabe bezeichnet.

Warum Prozesskennzahlen verwenden?

Prozesskennzahlen sollten Sie in Ihrem Unternehmen verwenden, weil Sie Ihnen helfen Ihre Prozesse besser zu steuern und das Unternehmen in die richtigen Bahnen zu lenken. Dabei ist es wichtig, dass die Prozesskennzahlen auf den Unternehmens- und Prozesszielen beruhen, um in die richtige Richtung zu optimieren.