Prozessmanagement einfach erklärt

Prozessüberwachung

Die Prozessüberwachung umfasst kurzfristige und langfristige Aktivitäten. So ist kurzfristig das Steuern und Entlasten von überlasteten Prozessstellen wichtig. Dagegen zählt zur langfristigen Prozessüberwachung im Prozessmanagement das Erzeugen von Kennzahlen zur Optimierung der Prozesse.

Kennzahlen im Prozessmanagement

Kennzahlen sind entscheidend für die erfolgreiche Verbesserung von Geschäftsprozessen. Wie bei jeder Entscheidung in einem Unternehmen gilt auch hier, dass gute Entscheidungen nur auf Grundlage der richtigen Datenbasis getroffen werden können. Im Prozessmanagement kann auf viele Kennzahlen aus der Logistik zurückgegriffen werden.

Die wichtigsten Kennzahlen im Prozessmanagement sind:

• Die Einarbeitungszeit: Ein Prozessbeteiligter muss sich auf seine Tätigkeit einstellen. Übernimmt er im Prozess zu viele Schritte steigt diese Kennzahl an. Zur Minimierung der Einarbeitungszeit kann es sinnvoll sein, die einzelnen Schritte auf mehr Personal zu verteilen.
• Die Bearbeitungszeit: Wie lange dauert die Abarbeitung eines Schrittes des Prozesses?
• Die Liegezeit: Die verstrichene Zeit zwischen zwei Schritten im Prozess. Verlängert wird dieser Zeitraum vor allem dann, wenn Prozessschritte nicht optimal aufeinander abgestimmt sind.
• Kommunikationskennzahlen: Wie läuft der Informationsfluss und Kommunikationsfluss im Prozess ab? Wer muss mit wem sprechen? Wie lange dauert die Kommunikation? Behindert sie den Prozessablauf?
• Die Durchlaufzeit: Die Zeit, die ein kompletter Prozessdurchlauf braucht.

Bei der Betrachtung dieser Kennzahlen sollten Sie nie einen isolierten Durchlauf betrachten. Erst wenn der Prozess häufig durchgeführt wurde und Sie Durchschnitte für die einzelnen Kennzahlen bilden können, können Sie auch sinnvolle Entscheidungen treffen.

Process Mining

Das Process Mining ist eine Technik des Prozessmanagements, die es Ihnen erlaubt, Geschäftsprozesse zu visualisieren und darauf basierend Schlüsse zu ziehen. Mithilfe von IT-Systeme werden die digitalen Spuren von Prozessen analysiert und visuell dargestellt. Das erlaubt Ihnen, diese Prozesse auszuwerten.

Im Feld des Prozessmanagements gehört das Process Mining wiederum zur Geschäftsdatenanalyse, die den operativen Bereich des Unternehmens optimieren soll.

Das Process Mining fügt durch die Analyse der Daten die Prozessschritte zusammen und stellt diese dann als Ablaufdiagramm dar. Damit unterstützt es Sie dabei verborgenes Prozesswissen sichtbar zu machen.

Dieses Vorgehen ist gerade bei historisch gewachsenen oder schlecht dokumentierten Prozessen sinnvoll (meist ein und die selben Prozesse). Jedoch besteht die Einschränkung, dass jeder Schritt in einem IT-System gespeichert sein muss. Ansonsten wäre es für das Process Mining nicht möglich diesen Schritt überhaupt nachzuvollziehen und mit in die Visualisierung aufzunehmen.

Prozessmanagement: Dokumentation und Nachvollziehbarkeit

Zur Speicherung von laufenden und abgelaufenen Prozessen gibt es die Prozessdatenbank (auch Process Warehouse genannt). In einer solchen Datenbank befinden sich Prozessdaten in vorkonfigurierter form und können auf diese Weise mehrfach systematisch verwendet werden.

In einigen Branchen oder bei bestimmten Prozessen ist es sogar gesetzlich verpflichtend den Ablauf nachvollziehbar zu gestalten. So muss bei Medikamente beispielsweise stets überprüfbar sein, wer, was und wann in dieses Medikament gemischt hat. Dieses Vorgehen ist in allen Branchen nötig, bei denen ein erhöhtes Haftungsrisiko besteht.

Die Nachvollziehbarkeit ist aber nicht nur aufgrund gesetzlicher Vorgaben wichtig, die Nachvollziehbarkeit kann auch für das Unternehmen selbst von großer Relevanz sein. Fehlerquellen können auf diese Weise sehr schnell ausgemacht und behoben werden.

Besonders im Zusammenhang mit dem Process Mining können Unternehmen durch die Archivierung der ausgeführten Arbeitsschritte viel Optimierungspotential ausfindig machen. Allerdings sollten beim Aspekt der Dokumentation auch immer die gelten Datenschutzgesetze beachtet werden, um nicht zu viel Daten über das eigene Personal zu sammeln.

Prozessarten

Im Prozessmangement unterscheidet man drei Arten von Prozessen. Es gibt

• Wertschöpfungsprozesse bzw. Kernprozesse
• Supportprozesse
• Managementprozesse

Kernprozesse

Unter Kernprozessen oder Wertschöpfungsprozessen versteht man solche Prozesse, die direkt an der Erstellung von Produkten oder Dienstleistungen beteiligt sind. Zum Beispiel wäre die Konzeption eines Designs für eine Website in einer Webdesignagentur ein Teil eines Wertschöpfungsprozesses.

Unterstützungsprozesse

Unterstützungsprozesse sind Prozesse in Unternehmen, die zwar essentiell für das Funktionieren des Unternehmens, aber nicht direkt an der Erstellung von Produkten oder Dienstleistungen beteiligt sind.

Nur mithilfe von Unterstützungsprozessen können Managementprozesse und Wertschöpfungsprozesse überhaupt ablaufen.

Bleiben wir der Einfachheit halber wieder beim Beispiel der Webdesignagentur. Um ein gutes Design konzipieren zu können, braucht es geeignetes Personal. Hierfür muss der Personalauswahlprozess das nötige Know-How ins Unternehmen befördern.

Managementprozesse

Unter Managementprozessen werden im Prozessemanagement die Prozesse verstanden, die direkt mit der strategischen Planung eines Unternehmens zusammenhängen.

In der Designagentur könnte eine solcher Prozess beispielsweise daraus bestehen, dass sich die Geschäftsführung in regelmäßigen Zeitabständen Gedanken zur Positionierung des Unternehmens macht. Sie überlegen dann, an wen Sie die Websites überhaupt verkaufen möchten und wer dabei die genaue Zielgruppe ist.

Prozesslandkarte

Die Prozesslandkarte ist eine grafische Übersicht aus der Vogelperspektive über alle modellierten Kern-, Unterstützungs- und Managementprozesse. Im Prozessmanagement wird sie im Teilbereich des Qualitätsmanagements eingeordnet.

Eine Prozesslandkarte zeigt oberflächlich, welche Prozesse es grob im Unternehmen gibt. Als Teil der Managementprozesse würde sie beispielsweise das Controlling oder die strategische Planung abbilden. Bei den Kernprozessen wäre die Entwicklung und die Produktion unter anderem zu finden und bei den Unterstützungsprozessen das Personalwesen und das Rechnungswesen.

Neben Prozessen zu diesen drei Prozessarten enthält die Prozesslandkarte auch eine Übersicht zu den Optimierungs- und Analyseprozessen. Das Bild unterhalb dieses Absatzes zeigt eine beispielhafte Prozesslandkarte.

Ursprung Prozessmanagement

Wann genau das Prozessmanagement das erste Mal aufkam, lässt sich nicht genau datieren. Allerdings wies F. Nordsieck schon 1932 auf die Wichtigkeit einer an Prozessen ausgerichteten Unternehmensgestaltung hin:

„Der Betrieb ist in Wirklichkeit ein fortwährender Prozess, eine ununterbrochene Leistungskette[…] Anzustreben ist in jedem Fall eine klare Prozessgliederung“ (Nordsieck 1932).

Das ist das erste dokumentierte Vorkommen des Grundgedankens, dass ein Betrieb im Endeffekt auch nur ein Prozess sei. Wobei dieser große Prozess wiederum eine Zusammenführung von vielen einzelnen Prozessen sei.

Mit dieser Aussage hat Nordsieck selbstverständlich noch nicht gesagt, dass der Betriebsprozess selbst als Grundlage zur Strukturierung der Aufbauorganisation gelten soll, wohl aber den Ursprung für diesen Gedanken gelegt.

Erst Ende des 20. Jahrhundert wurde dieser Gedanke wieder aufgegriffen und weiter vertieft. Lange Zeit beschäftigte man sich nur mit der Aufbauorganisation, worunter die Orientierung am Kunden und die Flexibilität des Unternehmens litt. Nachdem das Prozessmanagement immer mehr Beachtung fand, etablierten viele Unternehmen Ende des 20. Jahrhunderts die Prozessorientierung auch immer mehr bei sich im Unternehmen.

Prozessmanagement: Die zwei Kreisläufe

Im Prozessmanagement unterscheidet man zwei Kreisläufe: einen kurzfristigen (bis ein Jahr) und einen langfristigen Kreislauf (länger als ein Jahr). Der kurzfristige Kreislauf betrifft das operative Prozessmanagement, der langfristige hingegen das strategische Prozessmanagement. Beide Kreisläufe umfassen einen bestimmten Satz an Aufgaben.

Operatives Prozessmanagement

Das operative Prozessmanagement orientiert sich an den Aufgaben, die schon in der Prozessumsetzung beschrieben wurden. Diese sind hier noch mal kurz zusammengefasst:

• Geeignete Prozesse identifizieren (Planung, welche Prozesse eingeführt werden sollen)
• Kosten und Nutzen abwägen
• Prozesse implementieren
• Prozesse ausführen
• Stetige Verbesserung (Umfasst Prozesse zu messen, Prozesse zu analysieren und Prozesse anzupassen)

Außerdem müssen beim operativen Prozessmanagement noch die operativen Ziele aus dem strategischen Prozessmanagement abgeleitet werden, wodurch eine gewisse Interaktion zwischen beiden Kreisläufen besteht. Das operative Prozessmanagement erhält wiederum Input aus dem langfristigen Kreislauf, indem dieser festlegt, welche Prozesse das operative Prozessmanagement umsetzen soll.

Strategisches Prozessmanagement

Das strategische Prozessmanagement umfasst alle langfristigen Aufgaben, die einen Zeithorizont von mehr als einem Jahr haben. Damit sind alle Aufgaben gemeint, die nicht durch das operative Prozessmanagement abgedeckt werden. Zu diesen Aufgaben gehören beispielsweise:

• Strategische Prozessziele festzulegen
• Prozesse langfristig zu steuern
• Prozesspotentiale zu analysieren
• Wie die gesamte Prozessstruktur im Zuge des Wandels des Unternehmens angepasst werden muss
• Optionen zu erarbeiten, falls sich die Situation ändert.

Insgesamt lassen sich die Aufgaben des strategischen Prozessmanagements so zusammenfassen, dass Sie eine Bedeutung für das gesamte Unternehmen haben. Mit seiner Hilfe wird die Ausrichtung des gesamten Prozessmanagements vorgenommen, denn das Prozessmanagement soll langfristig im Einklang mit den Unternehmenszielen stehen. Hier besteht eine gewisse Wechselwirkung zwischen der Strategie des Unternehmens und dem strategischen Prozessmanagement. Das strategische Prozessmanagement überprüft in gewisser Weise, ob sich die Unternehmensziele überhaupt realistisch umsetzen lassen ober ob hier nachzubessern ist.

Die Säulen des Prozessmanagements

Das Prozessmanagement steht auf drei Säulen:

1. Der Prozessentwicklung
2. Der Prozessführung
3. Der Prozesskultur

In der Prozessentwicklung werden Ziele, Visionen, Missionen und die Strategie definiert. Außerdem erfolgt die Festlegung von Arbeitsanweisungen und Prozessmodellen.

In der Prozessführung hingegen werden die Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb der Prozesse verteilt. Zudem definiert man innerhalb der Prozessführung Kennzahlen, die der Messung der Prozesse dienen und auf deren Grundlage später optimiert wird.

Die letzte Säule ist die Prozesskultur. Sie befasst sich mit der Umsetzung der definierten Prozesse. Diese Säule findet meist weniger Beachtung, obwohl es essenziell für das Gelingen des Prozessmanagements ist, die Prozesstreue kulturell im Unternehmen zu verankern.

Hilfsmittel

Wie in der Grafik zu sehen, bauen die drei Säulen auf dem Fundament, den Hilfsmitteln, auf. Hier steht gleich eine ganze Reihe an unterschiedlichen Hilfsmitteln zur Verfügung, um den Aufbau der Säulen und damit das Prozessmanagement zu unterstützen.

Hilfsmittel sind zum Beispiel Arbeitsvorlagen, Checklisten, Coachings oder unterstützende Software. Zu den Hilfsmitteln im Prozessmanagement zählen ebenfalls die Methoden, die bei der Umsetzung dienen. Die Methoden KAIZEN, Lean Management und Business Process Reengineering wurden bereits im Abschnitt über die Methoden im Prozessmanagement beschrieben. Weitere Methoden sind zum Beispiel: Change Management, Prozesskostenrechnung, SIX SIGMA und das Total-Quality-Management.

Welche Hilfsmittel ein Unternehmen einsetzt, hängt von der Vertrautheit des Unternehmens mit diesen Methoden, der Eignung für den speziellen Anwendungsfall und der Möglichkeit der langfristigen Etablierung dieser Hilfsmittel im eigenen Unternehmen zusammen. Welche Hilfsmittel und Methoden am besten sind, kann man daher nicht pauschal sagen.

Process Governance

Process Governance ist die Zusammenfassung aller Instrumente und Regelungen, um das Prozessmanagement eines Unternehmens einheitlich zu gestalten. Wie der Name möglicherweise schon vermuten lässt, setzt die Process Governance Standards für das Prozessmanagement in einem Unternehmen. Dementsprechend entstehen Regeln, die einen Bewegungsrahmen für das Prozessmanagement definieren.

Zu Beginn mag die Process Governance Ihnen möglicherweise nicht so wichtig erscheinen und damit haben Sie auch teilweise recht. Wenn ein Unternehmen gerade damit beginnt, Prozessmanagement im eigenen Unternehmen zu etablieren und es erst wenige Prozesse gibt, so hilft Process Governance nur wenig.

Allerdings ist "so früh wie möglich" genau der richtige Zeitpunkt, um Process Governance als Rahmenwerk für das Prozessmanagement einzuführen. Damit erhält das Unternehmen nämlich das Handwerkszeug, um Prozesse nach einem Muster zu erstellen und zu dokumentieren. Auf diese Weise sprechen unterschiedliche Fachbereiche ein und dieselbe Sprache, wenn es um Prozesse geht. Dadurch verhindern Sie großen Aufwand bei der Abstimmung zwischen Abteilungen und außerdem kommt es zu weniger Missverständnissen, wenn ein Prozess zwei oder mehr Fachbereiche einbezieht.

Im Prozessmanagement verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick über alle ablaufenden Prozesse im Unternehmen. Wenn Sie hier keine einheitliche Sprache verwenden, dann ist das Ergebnis am Ende für niemanden so wirklich verständlich.

Bestandteile der Process Governance im Prozessmanagement

Einige der bereits angesprochenen Bestandteile des Prozessmanagements lassen sich im engeren Sinne auch der Process Governance zuordnen (zum Beispiel die Prozesslandkarte). Das ist kein Widerspruch, denn erstens ist die Process Governance selbst Teil des Prozessmanagements und zweitens beschreibt die Process Governance nur, mit welchen Regeln/Einschränkungen die Elemente zu verwenden sind.

Wichtige Bestandteile der Process Governance sind:

• Prozesslandkarte
• Dokumentationsmodell
• Prozessbeschreibungen
• Metaprozesse
• Prozesskennzahlen
• Rollen
• Prozessaudit

Mindestens für die hier genannten Elemente sollten durch die Process Governance Regeln definiert werden.

In kleineren Unternehmen kann es allerdings sinnvoll sein, nicht zu strikt vorzugehen und zum Beispiel nur wenige Rollen zu definieren, um nicht zu viel Mehraufwand durch die Einhaltung der Regeln zu erzeugen. Die Faustregel sagt: Umso größer das Unternehmen ist, desto mehr Regeln sind durch die Process Governance vorzugeben.

Unternehmen sollten die Process Governance am besten schon ausarbeiten, bevor sie richtig in das Prozessmanagement eintauchen. Vom Grundsatz her ergibt es einfach am meisten Sinn, sich zunächst mit dem Regelwerk zu befassen, bevor man in die konkrete Umsetzung geht. Die Process Governance wird meist von einem kleinen Team ausgearbeitet, dass sich mit Prozessen auskennt und weiß worauf es ankommt - erst in Form einen Projektes - später wird dieses Projekt zu einer eigenen Organisationseinheit entwickelt.

Standards und Synonyme

Statt dem Begriff Prozessmanagement werden unter anderem auch die Begriffe Geschäftsprozessmanagement oder Business Process Management (BPM) verwendet. Jedoch verwendet nicht jeder alle Begriffe gleich. Manchmal kommt es daher zu Missverständnissen, weil ein Marktteilnehmer etwas anderes unter einem der Begriffe versteht.

Dieser Umstand hängt vor allem damit zusammen, dass es keine Organisation gibt, deren Definition der obigen Begriffe als allgemeingültig akzeptiert wird.

Es gibt zwar eine ganze Reihe an Institutionen, die sich an Definition versuchen, aber keine hat bisher den Stand der Allgemeingültigkeit erreicht. Organisationen, die sich damit befassen sind zum Beispiel: die Gesellschaft für Organisation, die Workflow Management Coalition, die Object Management Group und die Organization for the Advancement of Structured Information Standards.

Es gibt auch einige Organisationen, die im Zusammenhang mit Prozessmanagement Zertifizierung anbieten. Allerdings sind Zertifizierungen im Bereich Prozessmanagement meist weniger gefragt als zum Beispiel im Projektmanagement oder IT-Service-Management. Zertifikate werden zum Beispiel von der Object Management Group (ca. 5000 Zertifikate) und der Gesellschaft für Prozessmanagement (ca. 4000 Zertifikate) angeboten.

Prozessmanagement Fazit

Gutes Prozessmanagement funktioniert nicht von heute auf morgen. Kein Unternehmen, dass jetzt anfängt, sich mit dem Thema zu beschäftigen, wird in einem Monat alle Arbeitsabläufe in funktionierende Prozesse gegossen haben. Selbstverständlich sind dabei einige Unternehmen schneller als andere. Bei manchen liegt dies an der Organisationstruktur und in Regel haben kleinere Unternehmen auch einen Vorteil, was Prozessmanagement angeht.

Wichtig ist auch zu verstehen, dass ein Unternehmen erstmal in Prozessmanagement investieren muss, bevor es die Früchte ernten kann. Die anfängliche Analyse und das Einführen der ersten Prozesse kostet Zeit und Aufwand. Doch nach nach und nach macht sich diese Arbeit bezahlt.

Prozesse laufen reibungsloser, die Fehlerquellen werden minimiert und man kann sich nun wirklich mit der Verbesserung der Prozesse befassen. Es entsteht ein echter Marktvorteil gegenüber der Konkurrenz, weil auf ein mal klar ist, wie die Wertschöpfung im Unternehmen im Detail vonstatten geht.

Jede Optimierung wirkt sich wieder auf die gesamte Effektivität aus. Woraufhin die Verbesserung eines Prozesses durch geschicktes Prozessmanagement alle Prozesse profitieren.

Prozessmanagement läuft kontinuierlich ab:

Wichtig ist auch, dass man versteht, dass Prozessmanagement nie fertig ist. Der Name sagt es in gewisser Weise schon: Management ist nichts, was ein Unternehmen einmalig durchführt und dann ad acta legt. Jede Form von Management läuft kontinuierlich ab und hilft dem Unternehmen dabei, sich an die aktuellen Gegebenheiten anzupassen.

So ist es auch mit dem Prozessmanagement. Zwar ist der Nutzen wie bei jeder neuen Tätigkeit zu Anfang am größten, weil noch keine Prozessorientierung besteht, aber das bedeutet nicht, dass man das Prozessmanagement ab einem gewissen Zeitpunkt einfach sein lassen darf.

Es ist nicht nur so, dass sich Prozesse immer weiter optimieren lassen. Darüber hinaus ändern sich auch die Arbeitsabläufe in Unternehmen, weil sich Ihr Ziel ändert und an dieser Stelle hilft gutes Prozessmanagement das gesamte Unternehmen möglichst flexibel an die neuen Gegebenheiten anzupassen.

Wenn Sie sich also dafür entscheiden, dass Ihr Unternehmen die Vorteile des Prozessmanagements nutzen soll und sich langfristig hin zur Prozessorientierung entwickeln soll, dann müssen Sie Prozessmanagement als eine neue Form der Unternehmensgestaltung betrachten.

Prozessmanagement FAQ

Was ist Prozessmanagement?

Das Prozessmanagement ist die Identifikation, Planung, Dokumentation, Umsetzung, Steuerung und Verbesserung von Prozessen bzw. Arbeitsabläufen in Unternehmen.

Was bringt Prozessmanagement?

Prozessmanagement bringt Unternehmen eine effektivere Erreichung der Unternehmensziele. Dabei wird eine Vielzahl an Informationen einbezogen, sodass die ganze Wertschöpfungskette effektiver ablaufen kann.

Welche Ziele hat Prozessmanagement?

Die Ziele im Prozessmanagement sind vor allem die Steigerung der Effizienz, Qualitätsverbesserungen, Kostenminimierung Vereinfachtes Management, Erhöhung der Flexibilität, erhöhte Transparenz.

Warum ist Prozessmanagement wichtig?

Prozessmanagement trägt zum langfristigen Erfolg des Unternehmens bei, indem das Unternehmen in eine Ablauforganisation überführt wird. Prozessmanagement sorgt für die Möglichkeit die Arbeitsabläufe immer weiter zu optimieren. Mehr darüber erfahren Sie hier: Warum ist Prozessmanagement so wichtig?

Wie werde ich Prozessmanager?

Der Beruf Prozessmanager ist kein eigenes Studium. Wohl aber setzen die meisten Unternehmen ein Studium in Richtung IT voraus, wenn es um die Besetzung dieser Position geht. Ein gut geeigneter Studiengang als Einstieg in den Beruf des Prozessmanagers ist die Wirtschaftsinformatik.

Was ist eine Rolle im Prozessmanagement?

Eine Rolle im Prozessmanagement ist die Zuweisung notwendigen Verantwortlichkeiten, die das Prozessmanagement betreffen. Es gibt ausführende, beratende und führende Rollen im Prozessmanagement, die verteilt und koordiniert werden müssen. Eine Rollenbeschreibung ist nach dem AKF-Prinzip (Aufgaben, Kompetenzen, Fähigkeiten) aufgebaut.

Was bringt eine Prozesslandkarte?

Eine Prozesslandkarte macht die Zusammenhänge der einzelnen Prozesse sichtbar. Sie hilft dem Verständnis der Struktur und unterstützt bei der Kommunikation mit Externen. Außerdem können oberflächliche Verbesserungspotentiale entdeckt werden.

Was ist ein operativer Prozess?

Operativer Prozesse sind Prozesse, die die eigentliche Produktion im Unternehmen umfassen. Ihr Output kann physisch oder auch informell sein. Wichtig ist, dass ein operativer Prozess immer direkt zum Output des Unternehmens beiträgt.

Was ist ein strategischer Prozess?

Ein strategischer Prozess betrachtet das gesamte Unternehmen, womit alle planenden, kontrollierenden und steuernden Aktivitäten zu dieser Form der Prozesse gehören. Sie helfen operativer Prozesse an der Unternehmensstrategie auszurichten.

Verwandte Begriffe

Im Gesamtkontext der Prozessorientierung ist Prozessmanagement im Zusammenhang mit folgenden Begriffen zu sehen:

• Prozessautomatisierung
• Prozessdigitalisierung
• Prozessanalyse
• Digitalen Workflows
• Business Process Reengineering
• KAIZEN/KVP, SIX SGIMA, Total-Quality-Management

Als relativ weitreichendes Thema gibt es noch weitere Begriffe, die im Kontext des Prozessmanagements relevant sind.

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