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20.07.2022

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Prozessdesign - linqi.de

Prozessdesign Definition

Beim Prozessdesign handelt es sich um einen festen Bestandteil der Prozessgestaltung, in welchem der Fokus auf dem Entwurf von End-to-End-Prozessen liegt. Diese Prozesse sollten in jedem Fall strategiekonform sowie zielorientiert sein. Auch alles andere, was für den Prozess wichtig ist (Beziehungen, Ressourcen, Elemente, Regeln), wird während des Prozessdesigns erarbeitet und festgehalten. Vor dem Prozessdesign wird die Prozessanalyse durchgeführt, in welcher der Ist-Zustand analysiert wird, um Prozessschritte mit Optimierungsbedarf zu identifizieren.

In erster Linie geht es beim Prozessdesign darum, bestehende Prozesse sinnvoll zu modellieren und grafisch abzubilden. Auf diese Weise können Sie sie optimieren, sodass Sie Zeit und Geld sparen und alle Aspekte für die Mitarbeiter geklärt sind. Auf lange Sicht kann so die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens gesteigert werden.

Prozessdesign – Mögliche Verbesserungsmaßnahmen

Um solche Optimierungsmöglichkeiten im Zuge des Prozessdesigns zu finden, lohnt es sich, typische Verbesserungsmaßnahmen zu diskutieren und herauszufinden, ob sie die Lösung eines Problems sein könnten. So finden Sie höchstwahrscheinlich Optimierungsbedarf, ohne dass es einer Analyse jedes einzelnen Prozesses einzeln bedarf.

Die Verantwortlichen innerhalb eines Prozesses sollten klar definiert werden. Ist das nicht der Fall – was vor allem vorkommt, wenn die Beziehungen zirkulär oder offen sind – kann das wertvolle Zeit kosten. Wenn für Beteiligte nicht ersichtlich ist, wer welche Aufgabe innerhalb eines Prozesses übernimmt, hat dies Verwirrung und Rückfragen zur Folge. Wenn Sie von vornherein vermeiden, dass es offene oder zirkuläre Beziehungen gibt, können Sie so für eine durchgängige Verantwortung bezüglich der einzelnen Aufgaben sorgen.

Damit die Durchlaufzeiten von Prozessen so gering wie möglich sind, lohnt es sich, Tätigkeiten zu parallelisieren. Parallel laufende Prozessschritte können viel schneller abgeschlossen werden, als seriell laufende.

Eine weitere Möglichkeit, wie Sie die Durchlaufzeit eines Prozesses verkürzen – und ganz nebenbei auch noch den Koordinationsaufwand verringern – ist die Integration der Prozessschritte. Hierfür schaffen Sie Schnittstellen ab, indem Sie Tätigkeiten vorwärts oder rückwärts integrieren.

Sie sollten Ihre Geschäftsprozesse genau unter die Lupe nehmen, um möglicherweise überflüssige Prozessschritte zu identifizieren. Ist es so, dass bestimmte Prozessschritte in Ihrem Unternehmen mehr als einmal ausgeführt werden oder komplett verzichtbar sind, beanspruchen Sie unnötig finanzielle und zeitliche Ressourcen. Auch der Koordinationsaufwand, den überflüssige Prozessschritte beanspruchen, ist nicht zu unterschätzen.

Standardisierung ist das Zauberwort, wenn es auf der einen Seite um geringe Komplexität und Kosten und auf der anderen Seite um eine hohe Prozesssicherheit geht. Voraussetzung für eine hohe Standardisierung ist allerdings, dass eine Standardisierung Ihrer Dienstleistungen bzw. Produkte möglich ist. Da das im Umkehrschluss weniger Auswahlmöglichkeiten bedeutet, sollten Ihre Kunden auf diese verzichten können.

Weitere Maßnahmen, die zu einer langfristigen Verbesserung der Geschäftsprozesse führen können, umfassen das Auslagern oder das Hinzufügen von Prozessschritten. Auch Teambildung sowie Leistungsmessung tragen erheblich zu einem besseren Prozessablauf bei.

Prozessdesign - Das sollten Sie beachten

Möchten Sie einen Prozess auf Basis der Prozessanalyse verbessern, sollten Sie bestimmte Aspekte berücksichtigen.

Sie sollten darauf achten, dass Ihre erstellten Prozesse systemübergreifend funktionieren und dass Sie dabei die geltenden Coding-Richtlinien einhalten. So lassen sie sich im weiteren Verlauf gegebenenfalls verbessern. Statten Sie Ihre Skripte so aus, dass Benutzer bei falschen Eingaben Fehlermeldungen und gleichzeitig eine Lösung erhalten.

Bevor Sie einen Geschäftsprozess endgültig einführen, sollten Sie die geplanten Prozesse ausgiebig simulieren, um etwaige Schwachstellen rechtzeitig eliminieren zu können. Es ist außerdem wichtig, jeden Schritt ausreichend zu dokumentieren, damit das Prozessdesign im weiteren Verlauf möglichst reibungslos vonstattengeht.

Prozessanalyse

Mithilfe einer Prozessanalyse können Sie den Ist-Zustand Ihrer Geschäftsprozesse bestimmen. Hierbei liegt das Augenmerk sowohl auf der Struktur der Prozesse als auch auf technischen Aspekten. Das Ziel einer Prozessanalyse ist es, herauszufinden, welche Prozesse so beibehalten werden sollten und an welchem Stellen noch Optimierungsbedarf besteht. Alle Tätigkeiten, die nicht wertschöpfend sind, sollten eliminiert werden und alle Tätigkeiten, die übrig bleiben, sollten so weit wie möglich optimiert werden.

Als Ergebnis der Prozessanalyse erhalten Sie eine sogenannte Prozessdokumentation, auf Basis derer Sie die erforderlichen Optimierungsmaßnahmen in die Tat umsetzen können. Im nächsten Schritt – dem Prozessdesign – geht es darum, die Verbesserungsmöglichkeiten zu realisieren.

Es ist wichtig, sich darüber bewusst zu sein, dass das Prozessdesign zwar der Prozessanalyse folgt, allerdings bezüglich der Modellierungsmaßnahmen und der Methoden nicht klar von ihr abzugrenzen ist. Sie können aber zwischen einer schrittweisen und einer radikalen Umgestaltung der Geschäftsprozesse unterscheiden, wobei diese fließend ineinander übergehen.

Prozessgestaltung

Die Prozessgestaltung ist ein wichtiges Vorgehen, mit dem Sie Prozesse in Ihrem Unternehmen neu entwickeln oder verbessern können.

Die Prozessgestaltung lässt sich grob in drei Abschnitte gliedern: die Prozessplanung, die Prozessrealisierung und die Prozesseinführung. Im Sinne der Prozessgestaltung sollten Sie bestimmte Aspekte berücksichtigen.

Ein Prozess muss modelliert und analysiert werden. Hier ermitteln Sie den Ist-Zustand, sodass Sie Optimierungsbedarf ausfindig machen können. Es ist zudem wichtig, die Anforderungen an einen Prozess zu ermitteln. Sie sollten die Ansprüche, die Sie an einen Prozess stellen, genauestens definieren. Das Prozessdesign ist ein Vorgehen, bei dem Prozesse so (neu)gestaltet werden, dass sie möglichst effizient sind. Sie sollten Prozesse außerdem bewerten. Ziel der Prozessbewertung ist es, eine Gegenüberstellung des Ist-Zustands und des Soll-Zustands zu erhalten. So können Sie einschätzen, ob die Verbesserungsmaßnahmen wirklich zum gewünschten Ergebnis geführt haben oder ob Sie sie weiter anpassen müssen.

FAQ

Wie gehe ich bei einer Prozessanalyse vor?

Die Prozessanalyse umfasst vier Phasen, die man meistens nicht voneinander unterscheidet – es ist aber sinnvoll, schrittweise vorzugehen. In der ersten Phase müssen Sie den zu analysierenden Prozess identifizieren. Danach sollten Sie den Prozess aufnehmen und anschließend vollständig, korrekt und einheitlich darstellen. Abschließend erfolgt eine Bewertung des Prozesses.

Was gehört in eine Ist-Analyse?

Bei einer Ist-Analyse wird der Status quo genauestens untersucht, um Optimierungsbedarf zu ermitteln. Je nachdem, welchen Schwerpunkt Sie setzen, gehört die Analyse bestehender Prozesse sowie die kritische Bewertung der strategischen Aufgaben dazu. Sie sollten zudem Bearbeitungszeiten sowie Mengen aufbereiten und organisatorische Strukturen innerhalb Ihres Unternehmens hinterfragen.

Wie identifiziere ich einen Prozess?

Um einen Prozess identifizieren zu können, sollten Sie sich die Aufgaben der zuständigen Organisationseinheiten in Verbindung mit den Aufgaben der weiteren beteiligten Organisationseinheiten genauer anschauen. Zu diesem Zweck sollten Sie im Vorfeld Aufgaben in unterschiedliche, gut definierte Prozesse und Teilprozesse gegliedert haben.