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17.03.2022

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Prozessaufnahme - Definition und Vorgehen

Die Prozessaufnahme ist ein wichtiger Bestandteil der Prozessanalyse. Nur wenn die Prozessaufnahme hinreichend durchgeführt wurde, kann daraus ein funktionierendes Prozessmanagement resultieren. Allgemein dient die Prozessaufnahme dazu, herauszufinden, welche Prozesse im Unternehmen existieren und ablaufen. In diesem Artikel erfahren Sie, was eine Prozessaufnahme genau ist, wie sie sich im Kontext von Prozessanalyse und Prozessmanagement verhält und wie Sie vorgehen müssen, um eine Prozessaufnahme in Ihrem Unternehmen durchzuführen. Darüber hinaus finden Sie in diesem Artikel auch eine Vorlage und eine Checkliste dazu, wie Sie eine gute Prozessaufnahme durchführen.

Prozessaufnahme Definition - Was ist eine Prozessaufnahme?

Durch eine Prozessaufnahme wollen Unternehmen herausfinden, welche Prozesse es gibt und wie diese ablaufen. Die Prozessaufnahme ist Teil der Prozessanalyse und beschreibt das Identifizieren und das Darstellen der Prozesse im Unternehmen.

Die Prozessaufnahme beschäftigt sich demnach damit, die Prozesse erstmalig sichtbar zu machen. Dadurch ist Sie ein fundamentaler Bestandteil der Prozessanalyse, denn eines der Hauptziele der Prozessanalyse ist es, einen Überblick über die Prozesssituation im Unternehmen zu schaffen.

Durch die Durchführung der Prozessaufnahme, führen Sie einen Paradigmenwechsel im Unternehmen herbei: Sie arbeiten nun prozessorientiert. Die Prozessaufnahme ist dabei nur der erste Schritt. Nach und nach sollte jeder im Unternehmen diese Prozessorientierung verinnerlicht haben und prozessorientiert arbeiten.

Gutes Prozessmanagement kann nur auf diese Weise langfristig funktionieren. Sie müssen mit der Prozessaufnahme starten und diese in ein langfristig orientiertes Prozessmanagement überführen.

Aufgaben der Prozessaufnahme

Die Aufgaben der Prozessaufnahme sind:

  • Das Erheben der Ist-Situation
  • Das Beschreiben der aktuell ablaufenden Prozesse
  • Prozesse zu unterscheiden
  • (Schwachstellen eines Prozesses zu identifizieren)

Das Ausfindigmachen der Schwachstellen lässt sich nur teilweise der Prozessaufnahme zuschreiben. Durch die Identifizierung und Darstellung können schon Probleme sichtbar werden, aber es ist nicht das eigentliche Ziel der Prozessaufnahme.

Die übrigen drei Schritte treffen viel eher den Kern der Prozessaufnahme. Zunächst identifiziert man alle Prozesse im Unternehmen und beschreibt diese. Dies geht eng mit der Unterscheidung der Prozesse einher.

Die Prozessaufnahme bildet damit auch die Grundlage für eine spätere Prozesslandkarte und die einzelnenProzessbeschreibungen.

Wie macht man eine Prozessaufnahme?

Überall wird die Prozessaufnahme leicht unterschiedlich definiert. Das Vorgehen ist dennoch meist sehr ähnlich, da sich die meisten Quellen darüber einig sind, dass es vor allem ums Identifizieren, Abgrenzen und Beschreiben der Prozesse geht.

Schritt 1: Prozesse identifizieren

Im ersten Schritt gilt es, alle Prozesse im Unternehmen ausfindig zu machen. Dazu können verschiedene Methoden zum Einsatz kommen. Die üblichen Methoden sind: Beobachtungen, Interviews, Fragebögen und Workshops. Diese Methoden sind im Abschnitt über die Prozessaufnahmemethoden detaillierter beschrieben.

Schritt 2: Prozesse abgrenzen

Nachdem Sie sich ein groben Überblick darüber verschafft ahben, welche Prozesse es überhaupt gibt, müssen Sie die Prozesse voneinander abgrenzen. Welche Arbeitsschritte gehören wirklich zu einem Prozess? Ein Prozess hat in der Regel immer ein bestimmtes Resultat. Am besten notieren Sie für jeden Prozess das Ergebnis und können so die unterschiedlichen Resultate voneinander abgrenzen., wodurch die einzelnen Prozesse deutlich werden.

Schritt 3: Prozesse beschreiben

Im Anschluss an den zweiten Schritt müssen Sie die einzelnen Prozesse beschreiben. Das funktioniert am besten in Form einer Prozessbeschreibung. In der Prozessbeschreibung werden alle einzelnen Prozessschritte detailliert beschrieben und Sie definieren was den Prozess ausmacht. Außerdem beantwortet eine Prozessbeschreibung alle gängigen Fragen zum betroffenen Prozess.

Schritt 4: Prozesse dokumentieren

Schließlich müssen Sie die Prozesse noch dokumentieren. Dafür haben Sie in Schritt drei schon die Grundlage geschaffen. Eine Prozessbeschreibung stellt eine gute Dokumentation eines einzelnen Prozesses dar. Im Idealfall führen Sie diese einzelnen Beschreibungen nun in einem Prozessmanagementsystem zusammen.

Das System enthält dann alle Prozesse inklusive der Beschreibungen. Optimal wäre es, wenn die Prozesse aufeinander verlinken. Dadurch stehen die Prozesse nicht mehr für sich allein, sondern können im Gesamtkontext des Unternehmens betrachtet werden.

Prozessaufnahme Methoden

Um die Prozesse im Unternehmen zu identifizieren können unterschiedliche Methoden zum Einsatz kommen. Die üblichen Methoden lauten:

  • Beobachtungen
  • Standardisierte Interviews
  • Fragebögen
  • Workshops

Bei Beobachtungen ist der Zeitaufwand relativ hoch, da sich ein Beobachter nur passiv verhält und seinen Posten nicht verlassen darf. Die schlichte Beobachtung gehört zu den ältesten Methoden der Prozessaufnahme bzw. Identifikation. Das Process Mining ist im Prinzip eine moderne Form der Beobachtung, bei dem Prozesse automatisiert erkannt und verarbeitet werden können.

Das standardisierte Interview ist aufwendig vorzubereiten, kann aber tiefe Einblicke in die Prozesse liefern. Diese Methode lässt sich gut mit der Beobachtung kombinieren, um die Annahmen in einem Interview genauer zu untersuchen.

Fragebögen haben im Vergleich zum Interview den Vorteil, dass Sie weniger Personal binden. Sie müssen zwar einmalig, aufwendig entworfen werden, sind anschließend jedoch großflächig anwendbar. Sie eignen sich insbesondere dann sehr gut, wenn die Anzahl der Befragten groß ist. Nachteilig bei Fragebögen ist, dass sie eine hohe Fehlerquote aufweisen, da die Teilnehmer Fragen häufig nicht verstehen. Er muss gut entworfen sein, um die Fehlerquote gering halten.

Die Workshops stellen die aufwändigste der vorgestellten Methoden dar. Sie muss intensiv vorbereitet werden und zusätzlich stellen die Workshops hohe Anforderungen an die Moderation. Allerdings bieten Workshops auch die tiefsten Einblicke in die Abläufe des Unternehmens.

Prozessaufnahme Vorlage

Damit Sie Ihre Prozessaufnahme einfach durchführen können, haben wir Ihnen eine Vorlage erstellt, die Sie kostenlos herunterladen können. In diese Vorlage können Sie alle Prozesse eintragen, die Ihnen auffallen und die nötigen Schritte zur Prozessaufnahme durchführen. In den späteren Iterationen des Prozessmanagements wollen Sie sicher auch eine Prozessbeschreibung oder eine Prozesslandkarte erstellen. Auf den hierzu verlinkten Seiten finden Sie ebenfalls Vorlagen.

Häufige Fehler in der Prozessaufnahme

Die Prozessaufnahme läuft nicht immer fehlerfrei ab. Daher haben wir Ihnen die vier häufigsten Fehler zusammengestellt und präsentieren dafür mögliche Lösungen. Diese vier Fehler beziehen sich auf die Nachvollziehbarkeit, auf die Ausnahmen von Prozessen, auf die Prozessidentifikation und auf die Vernachlässigung vermeintlich unwichtiger Prozesse. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie diese Fehler vermeiden können.

1. Nachvollziehbarkeit der Darstellung überschätzen.

Dieses Problem tritt nicht nur bei neuem Personal auf, sondern auch bei Führungskräften und langjährigen Mitarbeitern.

Um diesem Fehler entgegenzuwirken, ist ein geordnetes Vorgehen wichtig. Am besten unterrichten Sie Ihr Personal darin, wie es eine gute Prozessbeschreibung erstellt. Dadurch haben sie auch den Vorteil, dass bereits eine Prozessbeschreibung besteht und Sie diese nicht mehr im Nachhinein von Grund auf erstellen müssen.

Hierbei kann die Anwendung unterschiedlicher Prozessaufnahmemethoden hilfreich sein. Beobachtungen können möglicherweise einen Vorteil bringen, da diese nicht vom Personal abhängig sind.

2. Ausnahmen als Regeln verstehen

Insbesondere in Interviews und Workshops kann es vorkommen, dass nicht über den Standardprozess, sondern über eine Ausnahme gesprochen wird. Auch hier können Beobachtungen hilfreich sein. Darüber hinaus muss aber auch in Workshops und Interviews laufend darauf hingewiesen werden, dass sich das Team mit dem Standardfall und nicht mit Ausnahmen beschäftigen soll.

3. Die Prozessidentifikation zu punktuell durchführen

Problematisch kann es sein, wenn man während der Prozessaufnahme zu wenig Personal in den ersten Schritt miteinbezieht. Dann gehen Sie fälschlicherweise davon aus, dass alle Mitarbeiter, die die gleichen Aufgaben haben, auch den gleichen Prozess verwenden. Doch vor allem, wenn ein Prozess nicht standardisiert ist, fangen Beschäftigte an, selbst eine Lösung zu finden und ihre Arbeitsschritte in verschiedene Richtungen zu optimieren. Deshalb sollten Sie mehrere Beschäftigte mit den gleichen Aufgaben in die Prozessidentifikation miteinbeziehen.

4. Einige Prozesse vernachlässigen

In der Prozessaufnahme geht es darum, möglichst viele Prozesse zu identifizieren, um später damit weiterzuarbeiten. Deshalb sollten Sie möglichst viele Prozesse identifizieren. Nur weil ein Prozess im ersten Moment unwichtig erscheinen mag, bedeutet dies nicht, dass man ihn vernachlässigen kann. Auch unwichtige Prozesse können im Gesamtkontext später eine große Rolle spielen, da sie möglicherweise mit großen Prozessen interagieren. Wenn man sie nicht notiert bzw. überhaupt erstmal identifiziert, entsteht daraus ein unvollständiger Überblick der Gesamtsituation. Das führt dazu, dass das Prozessmanagement später nicht vollständig effizient arbeiten kann.

Fazit Prozessaufnahme

Die Prozessaufnahme gehört zu den zentralen Bestandteilen eines Prozessmanagements. Ohne die Prozessaufnahme kann kein funktionierendes Prozessmanagement zustande kommen. Insbesondere für die spätere Optimierung der Prozesse ist sie von besonderer Bedeutung. Deshalb sollte die Prozessaufnahme sehr gründlich durchgeführt werden. Es ist besser hier ein wenig mehr Zeit aufzuwenden als ursprünglich geplant, als viele Prozesse gar nicht identifiziert zu haben.

Eine gut geplante Vorgehensweise und die Orientierung an konkreten Zielen hilft dabei, eine gute Prozessaufnahme durchzuführen. Im Grunde genommen besteht eine Prozessaufnahme aus vier Schritten. Im ersten Schritt sollte man alle Prozesse identifizieren. Dieser Schritt entscheidet auch darüber, wie erfolgreich die anderen Schritte ablaufen werden. Hierzu können Methoden wie Beobachtungen, Interviews, Fragebögen und Workshops zum Einsatz kommen. In Schritt zwei werden die Prozesse voneinander abgegrenzt, dazu definiert man, welche Arbeitsschritte wirklich zu einem einzigen Prozess gehören und welche Prozessschritte zu einem anderen. Bei den allermeisten Prozessschritten sollte dies relativ deutlich sein. Es gibt Ausnahmen, bei denen man sich nicht sicher sein kann, ob der konkrete Prozessschritt zu Prozess A oder zu Prozess B gehört. Um diese Frage zu klären, ist es wichtig, sich vor Augen zu führen, welche Resultate die Prozesse produzieren. Zwei unterschiedliche Resultate müssen auch zwangsläufig das Ergebnis von zwei unterschiedlichen Prozessen sein.

In Schritt 3 fertig man dann Beschreibungen für die Prozesse an - am besten in Form einer Prozessbeschreibung. Der letzte Schritt, der vierte Schritt, beschäftigt sich mit der Dokumentation der Prozesse. Dabei kann ein Prozessmanagementsystem sehr hilfreich sein, das es ermöglicht Prozesse untereinander zu verlinken.

Die vier häufigsten Fehler, die bei der Durchführung dieser Schritte entstehen, sind, die Nachvollziehbarkeit der Darstellung der Prozesse durch Mitarbeiter zu überschätzen, zu denken jeder erwähnte Arbeitsablauf würde den Standardprozess beschreiben, gleiche Aufgaben mit gleichen Arbeitsabläufen zu verwechseln und nur die wichtigsten Prozesse zu betrachten.

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass die Prozessaufnahme einen der wichtigsten Schritte in der Prozessanalyse darstellt und auch für das gesamte Prozessmanagement von großer Bedeutung ist.

Tipps für die Prozessaufnahme

  • Identifizieren Sie möglichst viele Prozesse
  • Nehmen Sie auch unterschiedliche Variationen eines Prozesses auf
  • Gehen Sie mit einem konkreten Vorgehen an die Prozessaufnahme heran.
  • Sehen Sie die Prozessaufnahme nicht als ein Projekt, sondern als Teil der Prozessanalyse und mit dem langfristigen Ziel, dass Sie ein Prozessmanagement in Ihrem Unternehmen etablieren. Darüber hinaus ist die Prozessaufnahme bereits der erste Schritt zu einer prozessorientierten Organisation und einem prozessorientierten Handeln.

FAQ - Prozessaufnahme

Hier noch die Beantwortung der häufigsten Fragen zum Thema der Prozessaufnahme.

Wie beginnt man eine Prozessaufnahme?

Eine Prozessaufnahme beginnen Sie mit der Prozessidentifikation. Sie müssen herausfinden, welche Prozesse gerade im Unternehmen ablaufen. Dazu können Sie Methoden wie Beobachtungen, Interviews, Fragebögen, Process Mining oder Workshops anwenden.

Wann ist ein Prozess gut?

Ein Prozess ist dann gut, wenn er nicht den aktuellen Engpass darstellt. Man kann einen einzelnen Prozess kaum in gut oder schlecht unterteilen. Nur im Gesamtkontext des Unternehmens kann man feststellen, ob ein bestimmter Prozess die Effizienz beeinträchtigt. Wenn der Engpass bei einem anderen Prozess liegt, dann muss dieser zuvor verbessert werden.

Wie macht man eine Ist-Analyse?

Zu einer Prozessaufnahme gehören mehrere wichtige Schritte. So ist anfänglich vor allem relevant, dass man alle Prozesse im Unternehmen ausfindig macht. Dazu kann verschiedene Methoden zum Einsatz kommen, wie Befragungen, Interviews, Beobachtungen und Workshops.

Prozessaufnahme Checkliste

  • Sind alle Prozesse im Unternehmen bekannt?
  • Wurde klar definiert, welcher Arbeitsschritt zu welchem Prozess gehört?
  • Sind die Prozesse detailliert beschrieben?
  • Wurde eine Prozesslandkarte erstellt?
  • Sind die Dokumentationen der Prozesse in einem System eingepflegt worden?