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04.02.2022

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Prozessmanagement Tools Übersicht: Die Top 6 im Vergleich

Was ist ein Prozessmanagement Tool? Was ist eine Prozessmanagement Software?

Eine Prozessmanagement Software ist grundlegend erstmal ein Tool, das Ihnen und Ihrem Unternehmen dabei helfen soll, Prozessmanagement besser umzusetzen. Dabei können die Prozessmanagement Tools ganz unterschiedliche Aufgaben übernehmen. Einige Tools helfen Ihnen dabei, sich einen besseren Überblick über die Gesamtsituation aller Prozesse im Unternehmen zu verschaffen.

Andere Tools wiederum dienen der Überwachung und unterstützen Sie in der Messung der Effizienz der aktuellen Prozesse. Solche Prozessmanagement Tools, die vor allem auf die Analyse der aktuellen Arbeitsabläufe abzielen, bezeichnet man auch als Prozessanalyse Tools. Zu dieser Art von Tools, haben wir bereits eines eigenen Artikel erstellt. Diesen Artikel finden Sie hier: Prozessanalyse Tools.

Es gibt auch noch Prozessmanagement Tools, die Sie in ganz anderen Bereichen unterstützen. Manche Tools können auch eine Aufwandsabschätzung für entstehende Prozesse leisten oder beschäftigen sich mit dem Process Mining.

Allgemein kann man Prozessmanagement Software also als Software beschreiben, die im Prozessmanagement verwendet wird, um es einfacher und effektiver zu gestalten. Ziel des Prozessmanagements ist es immer das Unternehmen besser auf seine Ziele auszurichten und die gesamte Wertschöpfung sowohl effektiver als auch effizienter zu gestalten. Da ergibt es nur Sinn, wenn auch beim Prozessmanagement Wert auf Effektivität bzw. Effizienz gelegt wird.

Anwendungsgebiete von Prozessmanagement Tools

Wie eingangs bereits beschrieben, gibt es für ganz unterschiedliche Bereiche im Prozessmanagement auch unterschiedliche Tools. Die Tools beschäftigen sich mit den Bereichen der Prozessoptimierung, der Prozessüberwachung, der Prozesssteuerung und dem Process Mining. Bei der Betrachtung all dieser Bereiche werden Prozesse, die Zwischenschritte darstellen gleichermaßen wie End-to-End-Prozesse betrachtet.

Welche Prozessmanagement Tools Anbieter gibt es?

Um Ihnen einen besseren Einblick in die Vielzahl der Prozessmanagement Tools zu geben, haben wir hier Ihnen eine Liste der interessantesten Prozessmanagement Tools zusammengestellt und erläutern Ihnen diese im Detail. Wir haben bewusst versucht, eine allzu große Überschneidung zwischen den Prozessanalyse Tools und diesen Prozessmanagement Tools zu vermeiden.

Celonis

Celonis ist insbesondere für das Process Mining interessant. Mit Celonis hat man eine Business Suite an der Hand, in der bestehende Prozesse optimal analysiert werden können.

Wie bei allen Process Mining Tools muss auch Celonis mit Daten gefüttert werden. Nur wenn genug Daten zur Verfügung stehen, ist es überhaupt möglich, dass effektiv Prozesse gefunden werden können. Hierzu müssen Sie Datenquellen an Celonis anschließen. Zu diesem Zweck verbindet man bestehende ERP-Systeme, deren Daten und Transaktionen Celonis anschließend auswerten kann.

Durch das Process Mining können Sie feststellen, ob bestehende Prozesse wirklich so in der Praxis umgesetzt werden, wie es geplant war und erkennen auch Prozesse, die bis jetzt noch gar nicht formalisiert sind, sondern historisch im Unternehmen gewachsen sind.

Zusätzlich zeigt Celonis Ihnen, an welchen Stellen Sie in bestehenden Prozessen eventuell nachbessern sollten. Dementsprechend fallen bestehende Ineffektivitäten schneller auf und Ihr Prozessmanagement kann diese beheben.

Celonis gehört zu den eher komplexeren Tools in dieser Liste. Celonis funktioniert nicht wie beispielsweise Microsoft Visio, mit dem jeder in kürzester Zeit Ergebnisse erzielen kann. Ein Process Mining Tool ist deutlich komplexer als Prozessmanagement Tools, die nur der Darstellung von Prozessen dienen. Es bedarf einiges an Vorbereitung und Einarbeitung in dieses Tool, bevor Sie konkrete Ergebnisse sehen werden.

Camunda

Camunda dient nicht nur der Dokumentation oder Modellierung von Prozessen wie Mircosoft Visio, sondern auch der aktiven Umsetzung. Camunda bedient damit wieder ein anderes Einsatzgebiet, als die meisten anderen hier vorgestellten Tools. Es unterstützt Sie aktiv dabei Prozesse im eigenen Unternehmen zu etablieren und zu digitalisieren. Camunda nutzt viele unterschiedliche API's, weshalb eine Anbindung an viele Systeme möglich ist. Der Fokus liegt auf der Automatisierung bestehender Prozesse, indem man diese in Camunda erstellt und so die manuellen Prozesse ablösen kann.

AristaFlow

Mit AristaFlow können Sie Prozesse veranschaulichen und grafisch darstellen. Außerdem lassen sich damit Prozesse modellieren und digitalisieren. Ein Vorteil, den dieses Tool bietet, ist, dass es sehr gut in die Microsoftwelt integriert ist. Sie können AristaFlow dementsprechend mit vielen bestehenden ERP-Systemen aus dem Hause Microsoft verbinden und damit ist auch die Anbindung des Tools einfacher als bei Tools, die nicht so gut an die Microsoftumgebung angepasst sind.

Der Vorteil wirkt besonders stark, wenn man bedenkt, dass fasst jedes Unternehmen in irgendeiner Form mit Microsoft Produkten arbeitet oder sogar komplett auf Microsoft 365 setzt. Auch Unternehmen, die nicht vermehrt mit Microsoft Produkten arbeiten, können davon profitieren, weil fast jeder im Unternehmen schon Erfahrungen mit Microsoft Produkten gesammelt haben wird und dadurch entstehen Synergien, die sonst ungenutzt blieben.

Microsoft Visio

Microsoft Visio dient der Darstellung von Prozessen. Mit dieser Software können Prozesse anschaulich visualisiert und ganze Prozessketten nachvollziehbar dargestellt werden.

Mit Mircosoft Visio erzeugen Sie Flussdiagramme und können diese sowohl für die Visualisierung von einfachen Workflows, aber auch für komplexere Tätigkeiten wie Templates für spätere Prozesse oder Methoden des Prozessmanagements nutzen.

Microsoft Visio ist für viele ein gutes Tools für den Einstieg, weil die meisten Unternehmen in der Microsoft 365 Welt zu Hause sind und sich dort auskennen. Der größte Teil der Belegschaft wird schon Erfahrungen mit Microsoft Office Produkten haben und daher fällt das Erlernen eines neuen Microsoft Produktes weniger schwer als bei manchen Prozessmanagement Tools anderer Hersteller.

Visio selbst ist auch Teil der Microsoft 365 Welt und daher gut in Kombination mit anderen Produkten der Firma nutzbar. Sie können es in der Cloud und zusätzlich auf eigenen Computer benutzen. Allerdings ist Visio nicht in den gängigen Microsoft 365 Lizenzen enthalten und muss daher hinzugebucht werden, was zusätzliche Kosten verursacht.

IGrafix

IGrafix bietet Ihnen mehrere Lösungen im Bereich der Visualisierung von Geschäftsprozessen und allgemein zum Prozessmanagement an. Die Software selbst ist eine Art Business Suite für Prozessmanagement, die daher versucht das Spektrum der benötigten Funktionalitäten vollumfänglich abzubilden.

Mit IGrafix können Sie Prozess modellieren, Prozesse erfassen, Prozesse optimieren und Prozesse dokumentieren. Außerdem lässt sich mit IGrafix die Performance der eingesetzten Prozesse messen. Es gibt noch eine Vielzahl an weiteren Funktionen, wie zum Beispiel das Change Management, aber dies sind die wichtigsten Funktionalitäten von IGrafix.

linqi

linqi unterstützt Sie bei der aktiven Umsetzung von Prozessen. Die Besonderheit bei linqi ist, dass Prozesse, die in linqi umgesetzt werden, auch gleich analysiert, gemessen und nachverfolgt werden können. Sie haben gewissermaßen alle nötigen Funktionen eines Prozessmanagement Tools aus einer Hand und können einmal aufgesetzte Prozesse weiterhin optimieren.

Damit legt linqi einen ähnlichen Fokus, wie auch Camunda es tut. linqi unterscheidet sich aber auch dadurch von anderen Tools, indem keine Programmierung bei der Umsetzung der Prozesse nötig ist. Die No-Code-Plattform versucht Prozesse zu erstellen jedem möglich zu machen, sodass die Digitalisierung bzw. Automatisierung von Prozessen nicht immer durch eine IT-Abteilung durchgeführt werden muss, sondern theoretisch von jeder Abteilung selbst durchgeführt werden kann.

Besonders gut lassen sich alle Arten von Anträgen durch linqi in Prozesse gießen und so digitalisieren. Unternehmen nutzen häufig noch Papier oder PDF-Formulare, um Anträge anzunehmen. Eine Plattform, die genau diesen Schritt ersetzt, bietet allerdings enorme Vorteile. Die Vorteile beziehen sich auf die Abarbeitung der Anträge und auf das Verschicken der Anträge. Die Abarbeitung wird deutlich einfacher, weil Urlaubsanträge, Reisekostenabrechnungen, Homeofficeanträge, etc. direkt in der Plattform selbst bearbeitet werden können. So sind die Anträge alle zentral an einem Ort und eine Bestätigung oder Ablehnung des Antrags, kann die zuständige Stelle direkt dort vornehmen. Auf diese Weise erhält der Antragssteller direkt eine Benachrichtigung. Auch das Verschicken der Anträge wird einfacher. Da alle Anträge sich in einer Prozessplattform befinden, muss nur das richtige Formular ausgefüllt werden, welches bereits digitalisiert in der Plattform vorliegt und der Antrag landet direkt bei der richtigen Person.

Wofür brauche ich Prozessmanagement Tools?

Zunächst einmal kann man sagen, dass Prozessmanagement Tools keine Pflicht sind. Doch helfen Sie ungemein bei der Einführung und auch im alltäglichen Prozessmanagement. Mit den richtigen Prozessmanagement Tools können Sie Prozesse bestehende Prozesse besser identifizieren und dokumentieren. Außerdem haben Sie durch die richtigen Tools einen besseren Überblick über die bestehende Prozesslandschaft in Ihrem Unternehmen. Aufgaben, die Ihre Prozessmanagementabteilung sonst händisch durchführen müsste, lassen sich durch Prozessmanagement Tools automatisieren und die Abteilung kann sich viel mehr auf die Optimierung der bestehenden Prozesse fokussieren.

Doch auch bei der Prozessoptimierung können Prozessmanagement Tools eine große Unterstützung sein. Prozessmanagement Tools, die bei der Prozessanalyse helfen. Dadurch erkennen Sie schneller ineffektive Prozesse und können diese verbessern.

Insgesamt lässt sich also festhalten, dass Prozessmanagement Tools zwar nicht zwingend notwendig sind, aber ein gutes Prozessmanagement fast nicht mehr ohne die richtigen Tools auskommt und nur mit den richtigen Tools optimal arbeiten kann.

Lizenzmodelle und Preisgestaltung bei Prozessmanagement Tools

Die Preisgestaltung bei Prozessmanagement Tools ist so unterschiedlich wie die Tools selbst. Bei Prozessmanagement Tools kann man grundlegend erstmal in Freeware und kostenpflichtiger Software unterteilen. Die Freeware bietet dabei meist grundlegende Funktionen, kann aber meist nicht mit den kostenpflichtigen Produkten mithalten.

Viele der kostenpflichtigen Anbieter bieten allerdings auch eine kostenlose Testphase an, sodass Sie das Produkt ausgiebig testen und anschließend entscheiden können, ob das Tool für Sie das Richtige ist.

Bei den kostenpflichtigen Produkten gibt es auch wiederum mehrere Varianten wie abgerechnet wird. Zunächst einmal muss man unterscheiden, ob man für die Software zahlt und diese dann nutzen kann oder ob pro Nutzer abgerechnet wird. Die Lizenz für die Software komplett zu kaufen ist besonders für große Unternehmen interessant, weil Sie so Kosten sparen können.

Pro Nutzer zu bezahlen lohnt sich vor allem für kleinere Unternehmen, weil man auf diese Weise kostengünstig gute Software nutzen kann. Häufig ist die Unterscheidung zwischen "Einmalig zahlen" und "Pro Nutzer zahlen" auch gleichbedeutend mit der Unterscheidung zwischen Cloud und selbstgehostet. Produkte, die in einer Cloud genutzt werden, werden meist pro Nutzer abgerechnet. Produkte, die hingegen von Unternehmen auf eigenen Servern eingerichtet werden, werden meist komplett bezahlt, da sich hier die Anzahl der Nutzer nur sehr schwer kontrollieren lässt. Allerdings kann es auch für größere Unternehmen interessant sein, ein Prozessmanagement Tool pro Nutzer zu bezahlen. Häufig möchten Unternehmen das Produkt zunächst im größeren Stil testen und sich nicht gleich für ein Tool komplett entscheiden. So sind Unternehmen flexibler und können das Tool im eigenen Unternehmen bei Bedarf sehr einfach skalieren. Falls einmal weniger Nutzer gebraucht werden, lässt sich dies ebenso leicht bewerkstelligen.

Wenn für die Software und nicht für die Nutzer bezahlt wird, dann muss man auch zwischen einmaliger Zahlung und einem Abonnement unterscheiden.

Viele Anbieter bieten gleich alle der oben genannten Möglichkeiten an und Sie können selbst wählen, was für Sie am interessantesten ist.

Das richtige Prozessmanagement Tool für mein Unternehmen

Die Auswahl an Prozessmanagement Tools ist riesig und die Wahl daher umso schwerer. Um die Wahl etwas einzuschränken, sollten Sie sich zu Anfang genau überlegen, was ein Prozessmanagement Tool für Ihr Unternehmen überhaupt leisten soll.

Wenn Sie genau wissen, was Sie brauchen, können Sie eine Vielzahl der Tools schon ausschließen. Dabei sollten Sie nicht nur festlegen, in welchem Bereich Sie das Tool einsetzen wollen (Dokumentation, Mining, Realisierung). Sondern sollten gleich einen ganzen Kriterienkatalog erstellen, der Ihnen die Wahl erleichtert.

Wenn Sie beispielsweise Prozesse digitalisieren wollen, dann müssen Sie sich fragen, was das Tool können muss. Ein Faktor kann beispielsweise die technische Hürde sein. Ist genug Know-How in meinem Unternehmen vorhanden, dass auch technisch anspruchsvolle Produkte infrage kommen? Solche und viele weitere Fragen sollten Sie sich vorher stellen, um auf dieser Grundlage entscheiden zu können, welches Prozessmanagement Tool Sie schlussendlich einsetzen wollen.

Was ist ein BPM Tool?

Ein BPM-Tool (Business Process Management Tool) ist eine Software, die Sie bei Ihrem Prozessmanagement unterstützt. Damit ist der Begriff BPM-Tool *gleichbedeutend mit der Bezeichnung Prozessmanagement Tool. Übersetzt bedeutet Business Process Management so viel wie Geschäftsprozessmanagement, was im Deutschen meist allgemein als Prozessmanagement bezeichnet wird.

Die hier beschriebenen Tools lassen sich also sowohl als Prozessmanagement Tools, als auch als BPM-Tools bezeichnen. BPM-Tools unterstützen Sie in ganz unterschiedlichen Bereichen. So kann ein BPM Tools im Bereich der Dokumentation, der Steuerung, Überwachung, Messung, Analyse, aber auch der Realisierung von neuen Prozessen eine Hilfe für Ihre Unternehmen sein. Welches Tool für Ihr Unternehmen geeignet sein kann, erfahren Sie weiter oben im Artikel.

Was versteht man unter Prozessmanagement?

Prozessmanagement ist die Identifikation, Planung, Dokumentation, Steuerung, Umsetzung und Verbesserung von Prozessen.

Allgemein geht es beim Prozessmanagement darum, Arbeitsabläufe eines Unternehmens so zu strukturieren, dass das Unternehmen seine Ziele besser erreicht. Meist entsteht durch Prozessmanagement höhere Effektivität und Effizienz in der Wertschöpfung des Unternehmens. Darüber hinaus gibt es noch einige weitere Vorteile, die das Prozessmanagement bringt. Welche genau das sind, können Sie im Artikel über Prozessmanagement nachlesen.