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07.03.2022

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Was ist eine Prozesslandkarte? In 5 Schritten eine Prozesslandkarte erstellen

Eine Prozesslandkarte bildet die oberste Schicht der Prozessarchitektur. Sie stellt eine Übersicht aus allen modellierten Unterstützungs-, Management, und Kernprozesse dar. Sie ist ein fundamentaler Bestandteil des Prozessmanagements und sollte ständig aktualisiert werden.

Was ist eine Prozesslandkarte?

Eine Prozesslandkarte ist eine grafische Übersicht über alle modellierten Prozesse in einem Unternehmen. Sie lässt sich mit dem Organigramm der gesamten Organisation vergleichen. Die betrachteten Prozesse sind dabei Kern-, Unterstützungs-, und Managementprozesse.

Die Prozesslandkarte ist eines der zentralsten Dokumente im Prozessmanagement und lässt sich unterschiedlich detailliert aufbauen. Sie ist auch eines der ersten Dokumente, die erstellt werden sollten, wenn ein Prozessmanagement im Unternehmen eingeführt wird. Sie ist dabei nicht nur für die Abteilungen relevant, die sich konkret mit dem Prozessmanagement beschäftigen, sondern dient für jedem im Unternehmen als Prozessübersicht.

Nutzen

Eine Prozesslandkarte dient vor allem der Übersicht. Bei der Erarbeitung bildet man alle relevanten Prozesse im Unternehmen ab. Dadurch kommt ein umfassender Überblick zustande. Darüber hinaus macht sie die Zusammenhänge zwischen einzelnen Prozessen erkennbar, wodurch ein besseres Verständnis über die Prozesse im eigenen Unternehmen entsteht. Auf diese Weise wird auch erstes Optimierungspotential für das Prozessmanagement sichtbar.

Prozesslandkarte Beispiel

Hier ist einmal eine Prozesslandkarte veranschaulicht, um Ihnen einen besseren Eindruck davon zu vermitteln, wie sie aussehen kann. Das Beispiel soll Ihnen dabei helfen, einen genaueren Einblick in die Thematik zu gewinnen.

Prozesslandkarte erstellen - Wie wird eine Prozesslandkarte erstellt?

Eine Prozesslandkarte kann man relativ einfach in nur 5 Schritten für eine Organisation bzw. eine Unternehmen erstellen. Die einzelnen Schritte sollten in der vorgegebenen Reihenfolge durchgeführt werden. Starten Sie beim ersten Schritt und gehen Sie dann nach und nach bis zu Schritt fünf vor. Sie können als Hilfe die Vorlage im unten stehenden Abschnitt herunterladen und für Ihre eigene Prozesslandkarte verwenden. Der Link für den Download befindet sich im entsprechenden Abschnitt.

1. Prozesse identifizieren

Bevor man eine Prozesslandkarte erstellen kann, muss man zunächst einmal alle Prozesse im Unternehmen erfassen. Dabei geht es darum, wirklich alle Prozesse zu erfassen. Es reicht nicht, nur die wichtigsten Prozesse darzustellen. Stattdessen soll die Prozesslandkarte später eine Übersicht aller Prozesse im Unternehmen darstellen und dazu müssen nun mal alle Prozesse erfasst werden - auch wenn einige auf den ersten Blick noch so unwichtig erscheinen mögen.

Um alle Prozesse im Unternehmen identifizieren zu können, kann es hilfreich sein, die einzelnen Abteilungen mit einzubeziehen. Gerade in größeren Unternehmen gibt es Prozesse in Abteilungen, die gar keine Bekanntheit im Rest des Unternehmens haben. Gehen Sie daher nicht von zentraler Stelle vor, sondern sammeln Sie die Prozesse dezentral.

Je genauer Sie in diesem Schritt vorgehen, desto besser wird die Prozesslandkarte am Ende.

2. Prozesse kategorisieren

Nachdem Sie alle Prozesse erfasst haben, müssen Sie sie kategorisieren. Unterteilen Sie die Prozesse in Kern-, Management- und Unterstützungsprozesse. Um zwischen Kern- und Unterstützungsprozessen zu unterscheiden, gibt es einen kleinen Trick: Wenn am Ende eines Prozesses eine Leistung entsteht, dann handelt es sich dabei um einen Kern- bzw. Leistungsprozess.

Die Lohnbuchhaltung ist zum Beispiel ein Unterstützungsprozess. Die Erstellung von Produkten am Fließband hingegen ist ein Kernprozess.

Zu Anfang ist diese Unterscheidung auch völlig ausreichend. Sie müssen nicht zwangsläufig in Managementprozesse kategorisieren. Falls Sie diese aber dennoch unterscheiden wollen, müssen Sie die nun die bereits kategorisierten Unterstützungsprozesse betrachten. Diese enthalten im aktuellen Stadium die Managementprozesse. Die Managementprozesse sind von diesen Prozessen alle Prozesse, die sich mit der Planung, Diagnose oder Steuerung von Prozessen beschäftigen. Ein Beispiel für einen Managementprozess ist der Strategieprozess.

3. Prozesslandkarte erstellen

Im dritten Schritt findet die eigentliche Erstellung der Prozesslandkarte statt. Dies können Sie mit einer Prozessmanagementsoftware oder manuell vornehmen. Die Prozessmanagementsoftware hilft Ihnen dabei, automatisiert eine Prozesslandkarte zu erstellen. Sie können sie aber auch mit Powerpoint oder anderen Tools erstellen. Dazu können Sie gerne unsere, sich weiter unten befindende, Vorlage bzw. unser Muster verwenden.

Nach der Erstellung der Prozesslandkarte ist diese eigentlich fertig. Allerdings können Sie noch zwei weitere Schritte vornehmen, um sie weiter zu verbessern.

4. Prozesse bewerten

Um die Prozesslandkarte zu erweitern, können Sie noch eine Bewertung der Prozesse vornehmen. Dazu können Sie die Methodik sogenannter Heatmaps für sich nutzen. Markieren Sie die bestehenden Prozesse hierzu farblich. Prinzipiell können Sie jeden Farbverlauf nutzen. In der Praxis haben sich allerdings rot bis grün etabliert. Problematische Prozesse markieren Sie in rot, weniger problematische in orange, dann in gelb und gut optimierte Prozesse können Sie grün markieren. Auf diese Weise enthält die Prozesslandkarte konkrete Informationen zum Optimierungsgrad der Prozesse und das Prozessmanagement kann darauf basierend an der Optimierung der problematischen Prozesse arbeiten.

5. Detailübersicht anlegen

Schlussendlich können Sie noch eine detaillierte Prozessübersicht anlegen. Die Prozesslandkarte erhält gewissermaßen eine weitere Ebene der Prozessdarstellung. Die obere Ebene bleibt bestehen und leistet den bereits beschriebenen Gesamtüberblick. Die neue Ebene liefert weitere Informationen über die Prozesse. So lassen sich in dieser Ebene die einzelnen Prozessschritte der verschiedenen Prozesse darstellen. Meist wird dies schnell unübersichtlich, weshalb man ein Dokument pro Prozess verwendet. Streng genommen befindet man sich nun gar nicht mehr in der Erstellung der Prozesslandkarte, sondern in der Dokumentation der einzelnen Prozesse. Man kann diese Dokumentation beliebig detailliert vornehmen.

Wenn man diese Detailansicht als Dokumentation für die einzelnen Prozesse nutzen möchte, bietet es sich an, weitere Informationen einfließen zu lassen. Prozessverantwortliche und Prozessbeteiligte sollten vermerkt werden und zudem kann eine Prozessbeschreibung die Dokumentation weiter verbessern. Dieser Schritt ist zwar optional für die Erstellung der Prozesslandkarte, aber insgesamt von enormer Wichtigkeit und sollte in jeden Fall durchgeführt werden.

Prozesslandkarte Muster / Vorlage

Damit Sie, wenn Sie selbst eine Prozesslandkarte erstellen wollen, nicht selbst alles erstellen müssen, haben wir Ihnen hier eine Vorlage bzw. eine Muster erstellt, dass Sie kostenlos herunterladen und verwenden können.

Was versteht man unter einer Prozesslandkarte?

Eine Prozesslandkarte ist eine grafische Übersicht über alle modellierten Prozesse in einem Unternehmen. Die betrachteten Prozesse sind dabei Kern-, Unterstützungs-, und Managementprozesse. Sie ist für die Unternehmensprozesse in etwa das, was das Organigramm für Aufbau der Organisation ist.

Warum eine Prozesslandkarte erstellen?

Durch eine Prozesslandkarte verschafft sich das Unternehmen einen Überblick über alle Prozesse und gewinnt mehr Verständnis über die Zusammenhänge zwischen den Prozessen. Das erleichtert die Kommunikation über Prozesse sowohl intern als auch extern. Außerdem wird durch sie erstes Optimierungspotential für die Prozesse deutlich.