Workflow-Management-System: einfach erklärt

Ein Workflow-Management-System ist eine Software, die automatisierte und digitalisierte Prozesse in einem Unternehmen steuert, überwacht, analysiert und protokolliert. Sie ist in der Regel Cloud-basiert, kann ohne Programmierkenntnisse bedient werden und sorgt dafür, dass Prozesse möglichst effizient und transparent ablaufen.

Was ist ein Workflow-Management-System - Definition

Der Begriff Workflow bedeutet übersetzt Arbeitsablauf, wobei der englische Begriff zusätzlich eine positive Bedeutung hat. Ein Flow beschreibt einen Zustand höchster Konzentration, bei dem die Zeit vergessen wird und der nur sehr schwer unterbrochen werden kann.

Beim Workflow-Management-System handelt es sich um eine Software, die die digitalisierten und automatisierten Prozesse in einem Unternehmen überwacht, steuert und analysiert. Es gibt bei den meisten Anbietern bereits vorgefertigte Basis-Workflows, die Sie sofort nutzen können. Wer den Workflow in seinem Unternehmen individueller gestalten möchte, kann ihn nach Belieben anpassen.

Workflow-Management-Systeme werden in der Regel in der Cloud gespeichert, sodass jeder problemlos darauf zugreifen kann. Sie bieten meist die Möglichkeit, Workflows über einfach bedienbare Tools - zum Beispiel mit Hilfe von Drag-and-Drop - zu bearbeiten. So können auch die Mitarbeiter einen Workflow erstellen und konfigurieren, die über keine Programmierkenntnisse verfügen.

Richtig eingesetzt kann ein Workflow Management für reibungslose, effiziente und transparente Arbeitsabläufe sorgen.

Workflow-Management-Systeme Funktionsweise

Der Bestandteil, der die modellierten Arbeitsabläufe ausführt, heißt Workflow Engine. Diese kann auf bestimmte Ereignisse eine vorher festgelegte Reaktion ausführen. Sie müssen also vorher Regeln sowie Reihenfolgen für die einzelnen Prozessschritte definieren. Außerdem sollten Sie den einzelnen Schritten Verantwortliche und Zeitpunkte hinzufügen. Sobald im Prozess ein Schritt erledigt ist, beginnt der nächste Schritt automatisch.

Workflow-Management-Systeme besitzen üblicherweise verschiedene Komponenten und Subsysteme, die sich klassifizieren lassen.

Routingsystem (Verkehrspolizist)

Das Routingsystem stellt die grundlegendste Stufe des Workflow Managements dar. Es ist für das Routing des Dokumenten- oder Informationsflusses zuständig und leitet Informationen von einer Station an die nächste weiter.

Distributionssystem (Steuermann)

Im Gegensatz zum Routingsystem ist das Distributionssystem dazu in der Lage, Ausnahmesituationen zu erkennen und entsprechend darauf zu reagieren. Trifft eine solche Situation ein, übermittelt es entsprechende Informationen an die dafür vorgesehenen Positionen.

Haben Arbeitspositionen zu einem Zeitpunkt keine Aufgaben mehr, kann das Distributionssystem außerdem flexibel Aufgaben an diese verteilen. Dadurch werden alle Positionen ungefähr gleichmäßig belastet, was zu einer schnelleren Bearbeitung der Aufgaben führt.

Koordinierungssystem (Vorarbeiter)

Das Koordinierungssystem koordiniert Aufgaben, die parallel ablaufen - so können Konflikte in Prioritäten oder Ressourcen gezielt umgangen werden.

Agentensystem (Hilfsarbeiter)

Tätigkeiten, die keiner Entscheidung bedürfen, kann das Agentensystem selbstständig bearbeiten. Das hat eine Entlastung der Entscheidungen treffenden Personen zur Folge: Sie können sich stattdessen anderen Aufgaben zuwenden.

Assistenzsystem (Experte)

Das Assistenzsystem stellt eine Erweiterung der vorherigen Funktionen dar - hier können Prozesse angepasst und weitere Vorgehensweisen vorgeschlagen werden.

Workflow-Management-System - Beispiel für Prozesse

Die Bereiche, in denen Workflow-Management-Systeme eingesetzt werden können, sind vielfältig: von der Personalabteilung über die Buchhaltung bis hin zum Einkauf. Alle Workflows haben gemein, dass sie durch vordefinierte Anlässe getriggert, also angestoßen werden und so reagieren, wie es vorher festgelegt wurde.

Verlässt beispielsweise ein Mitarbeiter das Unternehmen, leitet das System diese Information von der Personalabteilung an die IT-Abteilung weiter. Nun werden automatisch alte Zugänge bzw. Accounts des Mitarbeiters gelöscht. Soll die freie Stelle außerdem neu besetzt werden, kann gleichzeitig ein Workflow getriggert werden, der den Bewerbungsprozess steuert. Im ersten Schritt wird eine vorher formulierte Stellenbeschreibung freigegeben, woraufhin Interessierte sich elektronisch bewerben können. Das Workflow-Management-System übermittelt dann die eingehenden Bewerbungen an die dafür zuständigen Mitarbeiter. Haben sich diese nach Bewerbungsgesprächen für einen Mitarbeiter entschieden, versendet es automatisch Absagen an die übrigen Bewerber.

Workflow Management Vorteile / Nachteile

Vorteile

Die Vorteile eines Workflow-Management-Systems liegen auf der Hand: Es automatisiert die Arbeitsabläufe so gut es geht. So muss sich das Personal nicht mehr mit immer wiederkehrenden Aufgaben beschäftigen, die auch eine Software erledigen könnte. Nicht nur simple Aufgaben können Sie der Software delegieren. Auch strategisch und fachlich komplexere Aufgaben finden in Workflows ihren Platz. Im Endeffekt heißt das: Die tägliche Arbeit ist schneller, einfacher und effektiv überprüfbar. Diese Vorteile gelten für alle Abteilungen - vor allem für diejenigen, die sich mit zentralen Geschäftsprozessen auseinandersetzen.

Auch im Falle eines ungeplanten Ereignisses bietet das Workflow-Management-System Vorteile. Sollte eine Person, der eine Aufgabe zugeordnet ist, krank oder im Urlaub sein, kann das System die Aufgabe selbstständig an einen Stellvertreter übermitteln. So bleiben im besten Fall keine Aufgaben unerledigt. Sollte es doch einmal vorkommen, dass eine Deadline nicht eingehalten wird, kann eine vorher festgelegte Person darüber informiert werden.

Durch häufige Low Code bzw. No Code Funktionen ist es sogar denjenigen, die keine Programmierkenntnisse vorweisen, möglich, individuelle Workflows zu gestalten. Sie können festlegen, womit ein Workflow beginnt, wie er verläuft und womit er endet. Soll es schnell gehen, können Sie für standardmäßige Arbeitsabläufe ganz einfach vorgefertigte Workflows nutzen.

Nachteile

Auch wenn das Einführen eines Workflow-Management-Systems viele Vorteile bietet, sind damit auch einige Nachteile verbunden. Zwar ist die Erstellung eines Workflows verhältnismäßig leicht und es kann auch auf bereits vorgefertigte Workflows zurückgegriffen werden - trotzdem kostet es Zeit. Gerade wenn Sie individuelle Workflows erstellen wollen, die auf Ihr Unternehmen zugeschnitten sind, müssen Sie hierfür ein wenig Zeit einplanen. Zu optimierende Prozesse müssen schließlich zuerst identifiziert werden, bevor das Workflow Management an geeigneten Schnittstellen integriert werden kann.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Einführen eines Workflow-Management-Systems sowohl Zeit als auch Geld kostet, sich aber rentiert: Nach einiger Zeit überwiegen die Vorteile die Nachteile deutlich.

Workflow-Management-System Einführung

Sollten Sie sich dafür entschieden haben, ein Workflow-Management-System beispielsweise in Ihrem Unternehmen einzuführen, müssen Sie strukturiert vorgehen. Falls ein Betriebsrat vorhanden ist, sollten Sie ihn außerdem von Anfang an in die Entscheidung mit einbinden. Auch Ihre Mitarbeiter sollten Sie bei der Einführung nicht außen vor lassen: Kommunizieren Sie mit ihnen! Sie können Ängste oder Zweifel so aus der Welt schaffen und dafür sorgen, dass Ihre Mitarbeiter das Workflow-Management-System akzeptieren und bedienen können. Bedenken Sie aber auch: Sie können es nicht jedem recht machen.

Cloud-basiert

Im Allgemeinen empfiehlt es sich, ein Cloud-basiertes Workflow-Management-System zu nutzen, da es sich von verschiedenen Geräten und autorisierten Personen nutzen lässt und schnell integrierbar ist. Zusätzlich sollte ein System für Dokumentenmanagement im Einsatz sein.

Prozesse, bei denen Dokumente eine große Rolle spielen, können dann besonders einfach optimiert werden - es ist weniger händische Arbeit nötig. Ein besonders großer Pluspunkt ist zudem, dass auch der Dokumentenfluss über das Workflow-Management-System läuft. Für die Mitarbeiter bedeutet das eine große Entlastung.

Besonders effizient arbeiten Workflow-Management-System und Dokumentenmanagementsystem zusammen, wenn die Dokumente bereits in letzterem digitalisiert sind. Die Erstellung eines Workflows geht dann besonders schnell und einfach vonstatten.

Workflows mit Optimierungsbedarf

Im ersten Schritt müssen Sie sich Gedanken darüber machen, welche Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen sich noch effizienter gestalten lassen. Das könnten beispielsweise Urlaubsanträge oder Bewerbungen sein. Am besten identifizieren Sie, welche Aufgaben und Arbeitsschritte immer wiederkehren und zusammengerechnet viel Zeit kosten. Diese Workflows sollten Sie zuerst in das System einbinden, da Sie so mit wenig Aufwand bereits viele Unternehmensbereiche entlasten.

Häufig beinhalten Prozesse, die durch Workflows optimiert werden sollen, das Bearbeiten, Kontrollieren und Weiterleiten von Dokumenten, weshalb das Workflow-Management-System zusätzlich mit einem System zum Dokumentenmanagement verknüpft sein sollte.

Schnittstellenintegration

Die Nutzung eines Workflow-Management-System lohnt sich vor allem, wenn Sie es darüber hinaus mit weiteren Anwendungen verknüpfen. Hierfür müssen Sie Schnittstellen identifizieren und überlegen, wie sich die Programme kombinieren lassen. Ein Workflow-Management-System sollte gut mit anderen Programmen und Cloud-basierten Lösungen zusammenarbeiten. Achten Sie also darauf, dass es eine hohe Interoperabilität aufweist.

Im besten Fall nutzen Sie Ihr Workflow-Management-System in Verbindung mit einem Dokumentenmanagementsystem, das bereits die digitalisierten Dokumente enthält. So können Sie Workflows schneller erstellen und das Beste aus Ihrer Software herausholen.

In der Personalabteilung kann das Workflow-Management-System in Verbindung mit Anwendungen das korrekte Ausfüllen, Unterzeichnen, Weiterleiten und Speichern von wichtigen und vertraulichen Dokumenten überwachen.

Möchten Sie Ihr Workflow-Management-System in der Buchhaltung nutzen, können Sie es mit geeigneten ERP- und Buchhaltungssystemen verknüpfen. Ihre Software kann so überprüfen, ob sich die Daten auf Dokumenten mit den Buchhaltungsdaten decken.

Es kann außerdem sinnvoll sein, das Workflow-Management-System mit Textverarbeitungsprogrammen zu verknüpfen. So können Sie benötigte Dokumente ganz einfach in Workflows einbinden und Sicherheitsvorgaben machen.

Der richtige Anbieter

Sind Sie sich darüber im Klaren, welche konkreten Arbeitsabläufe Sie mit dem Workflow-Management-System optimieren wollen und mit welchen weiteren Anwendungen Sie dieses verknüpfen wollen, müssen Sie sich für einen Anbieter entscheiden. Hier lohnt es sich, ein wenig Zeit in die Entscheidung zu investieren und abzuwägen. Überlegen Sie sich in Ruhe, welche Aspekte Ihnen bei einem Workflow-Management-System wichtig sind.

Von Vorteil ist es, wenn der ausgewählte Anbieter nicht bloß das Workflow-Management-System an sich zur Verfügung stellt, sondern gleichzeitig auch die Cloud-Dienste sowie das Dokumentenmanagementsystem, mit dem Sie es verknüpfen wollen. Gerade für den Anfang empfiehlt es sich, ein Workflow-Management-System zu nutzen, dass zum einen bereits vorgefertigte Workflows bietet, zum anderen aber auch die Funktion, individuelle und komplexere Workflows selbst zu erstellen. Die Nutzung von vorkonfigurierten Workflows hat zum Vorteil, dass sich diese besonders schnell integrieren lassen und das Unternehmen schon nach kurzer Zeit vom Workflow Management profitiert. Viele Prozesse sind in unterschiedlichen Unternehmen gleich oder zumindest ähnlich, sodass es nicht nötig ist, jeden Workflow ganz neu aufzusetzen.

Cloud-basierte Lösung

Sie profitieren besonders vom Einsatz einer Cloud-basierten Lösung, da Sie weder eigene Räume für Hardware und Server benötigen, noch müssen Sie sich selbst um Wartung oder Fehlerbehebung des Systems kümmern. Zusätzlich kann es in einem Unternehmen schnell passieren, dass die Datenmenge größer ist, als gedacht. Für ein Cloud-System ist das kein Problem: Sie können in einem solchen Fall ganz einfach Speicherplatz dazubuchen. Zudem ist es so, dass Sie nur so viel Speicherplatz und Funktionen bezahlen, wie Sie auch nutzen. So bezahlen Sie nie wieder zu viel und können Ausgaben gut planen und kontrollieren. Gerade in großen Unternehmen ist es außerdem wichtig, dass verschiedene Personen aus unterschiedlichen Abteilungen auf die Cloud zugreifen können. Cloud-Systeme bieten nicht nur das, sie verhindern durch eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung zusätzlich, dass nicht autorisierte Personen Zugriff auf das System haben.

Sicherheit

Ein weiterer Punkt, auf den Sie Wert legen sollten, ist die Sicherheit. Gute Workflow-Management-Systeme punkten mit sicheren Rechenzentren sowie der Funktion, festzulegen, wer auf welche Daten zugreifen darf. Vor allem in Abteilungen, die mit sehr sensiblen Daten arbeiten, sollten diese auch im Workflow ausreichend vor unberechtigten Personen geschützt werden.

FAQ - Workflow-Management-Systeme

Was versteht man unter Workflow Management?

Unter Workflow Management versteht man das Automatisieren von Geschäftsprozessen sowie deren informationstechnologische Unterstützung. Es befasst sich mit dem Modellieren, Simulieren, Ausführen und Steuern von Workflows.

Welche Workflow-Management-Systeme gibt es?

Wer nach einem Workflow-Management-System sucht, hat eine große Auswahl. Welches Workflow-Management-System das Beste ist, hängt vom Anwendungsfall ab.

Was versteht man unter einem Workflow?

Der Workflow ist das englische Äquivalent zum Arbeitsfluss bzw. zum Prozess und beschreibt, wie und in welcher Reihenfolge unterschiedliche Geschäftsprozesse miteinander verknüpft sind.

Wie erstelle ich Workflows?

Ein Workflow-Management-System ist eine Software, die Sie in der Regel ohne Vorkenntnisse nutzen können. Sie definieren Prozessschritte, verknüpfen sie per Drag-and-Drop (zumindest mit linqi) miteinander und ordnen Rollen zu.