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04.04.2022

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Prozessmodellierung Definition - Einführung

Prozessmodellierung Definition - Was ist Prozessmodellierung?

Die Prozessmodellierung folgt meist auf die Prozessaufnahme. Bei der Prozessmodellierung werden identifizierte Prozesse für eine bessere Übersicht grafisch dargestellt. Sie muss nicht für alle Prozesse durchgeführt werden. Stattdessen modelliert man besonders komplexe Prozesse auf vereinfachte und verständliche Weise, sodass die wichtigen Aspekte sofort ersichtlich sind.

Die Prozessmodellierung erleichtert die Kommunikation zwischen Experten und weniger involvierten Personen. Durch sie können Änderungen sowie Verbesserungen leichter nachvollzogen werden.

Übersicht der Ebenen

Zur Prozessmodellierung gehören bis zu vier Ebenen. Jede der Ebenen wird durch ein eigenes Prozessmodell dargestellt. Dabei können verschiedene Modelle für verschiedene Ebenen gewählt werden. Auf der obersten Ebene befindet sich die Prozesslandkarte. Sie verschafft Ihnen eine Übersicht über alle Prozesse im Unternehmen und ordnet diese den einzelnen Prozessarten (Kern-, Unterstützungs- und Managementprozesse) zu.

Die zweithöchste Ebene befasst sich mit den einzelnen Prozesse. Die einzelnen Teilprozesse lassen sich unterscheiden und setzen in ihrer Gesamtheit den ganzen Prozess zusammen. In dieser Ebene würde beispielsweise innerhalb eines Buchhaltungsprozesses ein Prozessschritt Anweisungen wie "Rechnung bearbeiten" beinhalten.

Unterhalb der Prozesse beschreibt das Prozessmodell die Teilprozesse. Im Rahmen der Teilprozesse geht das Prozessmodell noch detaillierter auf die einzelnen Prozessschritte ein. Wenn man als Beispiel erneut einen Buchhaltungsprozess heranzieht, dann würde ein Schritt diesmal Tätigkeiten wie "Betrag überweisen" oder "Rechnung archivieren" beinhalten. Dabei handelt es sich schon um relativ konkrete Anweisungen, aber es geht die konkrete Ausführung geht nicht daraus hervor.

Die unterste Ebene befasst sich anschließend mit den direkten Aufgaben bzw. Aktivitäten. Der Prozessschritt "Betrag überweisen" wird nun weiter aufgeschlüsselt und jede einzelne Tätigkeit wird beleuchtet. So könnten Aktivitäten dieses Schritte Anweisungen wie "Überweisungsvorlage öffnen", "Empfänger eingeben", "IBAN eingeben", "Betrag prüfen" und "Überweisung freigeben" enthalten.

Für die Prozessmodellierung ist es nicht zwingend notwendig, dass jede Ebene durchgeführt wird. Sie müssen nur so detailliert vorgehen, wie es für Ihre Zwecke von Vorteil ist.

Methoden der Prozessmodellierung

Bei der Prozessmodellierung können Unternehmen unterschiedliche Methoden einsetzen, um Prozessmodelle zu erzeugen, die Ihren Bedürfnissen entsprechen. Je nach Methode werden andere Informationen in den Vordergrund gestellt. Einige Methoden dienen dem Verständnis der Prozesse. Sie zeigen beispielsweise Verbindungen zwischen Arbeitsschritten auf, wodurch Zusammenhänge klarer werden. Andere Prozessmodelle gehen mehr auf die zeitliche Komponente ein oder ermöglichen eine allgemeine Übersicht. Für unterschiedliche Detailebenen der Prozessmodellierung sind verschiedene Prozessmodelle geeignet. Außerdem hängt die Wahl des Prozessmodells stark vom verfolgten Ziel ab. Je nachdem, in welche Richtung man einen Prozess optimieren möchte, helfen unterschiedliche Prozessmodelle die Verbesserungsmöglichkeiten ausfindig zu machen.

Business Process Model and Notation - BPMN

Business Process Model and Notation (BPMN) dient der grafischen Visualisierung von Prozessen. Es kann, wie auch EPK, für die Erstellung von Flussdiagrammen verwendet werden. Bei BPMN stehen dabei die Aktivitäten im Vordergrund. Daher gibt es nur ein Startereignis und ein Endereignis. Alle Schritte dazwischen werden durch Aktivitäten darstellt. Inputs und Outputs eines Prozessschrittes stellt man als Pool dar. Ein Pool kann Daten oder Prozessbeteiligte enthalten. Wobei die Richtung des Pfeils den Pool als Inputs bzw. Output kennzeichnet.

Flussdiagramme

Flussdiagramme sind besonders gut dazu geeignet, um komplexe Prozesse nachvollziehbar zu gestalten. Wenn ein Prozess aus vielen Schritten besteht, ist es für Prozessfremde oft besser, die Zusammenhänge visuell nachvollziehen zu können, als sie sich vorzustellen. Ein Flussdiagramm kann hierbei Abhilfe schaffen. Dabei gehen Sie sequenziell vom Input bis zum generierten Output vor.

Ereignisgesteuerte Prozessketten - EPK

Ereignisgesteuerte Prozessketten (EPK) visualisieren Prozesse in chronologischer Reihenfolge. Anders als Flussdiagramme im Allgemeinen sind EPK einem ganz bestimmten Muster unterworfen. In einer solchen Kette wechseln sich immer Ereignisse und Tätigkeiten ab. Demnach wird ein Prozess durch ein Ereignis ausgelöst, auf das dann eine Tätigkeit folgt. Auf eine Tätigkeit folgt anschließend ein weiters Ereignis, auf das wieder eine Tätigkeit. Eine EPK wird so lange fortgeführt, bis sie den Endzustand erreicht.

EPK sind eine gute Darstellungsform, wenn man unterschiedliche Sichtweisen beleuchten möchte. Außerdem sind sie sehr strukturiert aufgebaut, was das Verständnis erleichtert.

Gantt Diagramme

Gantt Diagramme liefern vor allem Informationen über die benötigte Zeit von Tätigkeiten in Prozessen. Dabei stellt die x-Achse des Diagramms die Zeit dar und die einzelnen Prozessschritte werden nun als Blöcke in das Diagramm eingetragen. Es lässt sich nun sehr einfach ablesen, wie lange ein Schritt benötigt und zu welchem Zeitpunkt man ihn durchführt.

Universal Process Notation - UPN

Als Notation zur Prozessmodellierung ist auch die Notation Universal Process Notation (UPN) gut geeignet. Allerdings handelt sich dabei nicht um eine eigenständige Sprache. Stattdessen erstellt man in UPN mehrere Boxen, die die verschiedenen Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Zeitpunkte repräsentieren.

Prozesslandkarten

Prozesslandkarten liefern eine allgemeine Übersicht über alle Prozesse in der Organisation oder einen bestimmten Teil einer Organisation. Sie ordnen die einzelnen Prozesse den verschiedenen Prozessarten und Bereichen zu und verschaffen Ihnen dadurch einen Überblick. Für einen detaillierten Einblick in spezifische Prozesse sind Prozesslandkarten nicht geeignet. Sie dienen lediglich der obersten der vier Ebenen.

Wertschöpfungskettendiagramme (WKD)

Ein Wertschöpfungskettendiagramm (WKD) arbeitet wie eine Prozesslandkarte auf hohem Abstraktionsniveau. Sie dient speziell zur Darstellung von Geschäftsprozessen. Des Weiteren ermöglicht Sie eine Unterscheidung in wesentliche Bereiche wie Funktionen, Aufgaben und Prozesse einer Organisation. Außerdem hilft die WKD, die Geschäftsprozesse in Kern-, Management- und Unterstützungsprozesse zu gliedern.

Zusätzlich ermöglicht die WKD eine Darstellung hierarchischer Beziehungen zwischen den Prozesse, in der Teilprozesse von übergeordneten Prozessen darstellen werden, und eine Darstellung chronologischer Beziehungen, die Prozesse nacheinander visualisiert. Solche Beziehungen werden auch als strukturbildende Beziehungen bezeichnet.

Häufig wird der Begriff Wertschöpfungskettendiagramm auch Synonym mit der Prozesslandkarte verwendet.

Prozesstabellen

In einigen Fällen ist eine visuelle Darstellung der Prozesse gar nicht nötig. Mit einer Prozesstabelle können Sie die wichtigsten Informationen eines Prozesses übersichtlich darstellen, ohne dabei grafisch arbeiten zu müssen. Darüber hinaus bieten Prozesstabellen den Vorteil, dass detaillierte Beschreibungen beigefügt werden können, wodurch man mehr auf Details eingehen kann.

Eine Prozesstabelle sollte folgende Spalten enthalten:

  • Laufende Nummer des Prozessschrittes
  • Funktion/Tätigkeit
  • Prozessbeteiligter / Wer führt diesen Schritt durch?
  • Beschreibung der Tätigkeit
  • Ergebnis
  • Benötigte Ressourcen

Wenn Sie wollen, können Sie zusätzlich noch ein Platz für Anmerkungen in der Prozesstabelle hinterlegen, um eventuelle Notizen festzuhalten.

Prozessmodellierung Vorgehen

Bei der Prozessmodellierung gehen Sie am besten nach einer bestehenden Notation vor. Verbreitete Notationen sind EPK oder BPMN 2.0. Diese Notationen ermöglichen eine einheitliche Darstellung und verbessern dadurch die Übersichtlichkeit. Auch Flussdiagramme oder Prozesslandkarten stellen mögliche Formen der Prozessmodelle dar und sollten ebenfalls mit einheitlicher Notation verwendet werden.

Gehen Sie bei der Prozessmodellierung vom Groben zum Detail. Zunächst beginnen Sie mit einer Übersicht über die betrachteten Prozesse zum Beispiel in Form einer Prozesslandkarte. Dann machen Sie den darunterliegenden Ebenen weiter und wählen jeweils die passende Notation, die die Informationen Ihrer Meinung nach am besten vermittelt.

Prozessmodellierung Beispiele

Ein einfaches Beispiel für die Prozessmodellierung eines Unternehmens ist die Buchhaltung. Egal, wie das Unternehmen sonst aufgestellt ist, die Buchhaltungsprozesse laufen immer ähnlich ab.

Wenn man die oberste Ebene der Buchhaltung betrachtet, dann fallen dabei mehrere Prozesse bzw. Bereiche auf: Die Eingangsrechnungsverarbeitung, die Rechnungsstellung, das Forderungsmanagement und weitere. Im Rahmen der Prozessmodellierung könnte man diese drei Prozesse nun in einer Prozesslandkarte darstellen. Alle drei lassen sich den Unterstützungsprozessen zuordnen, weil sie nicht direkt an der Wertschöpfung beteiligt sind.

Im nächsten Schritt kann man jetzt die einzelnen Schritte der Prozesse betrachten und diese visuell darstellen. Eine weitere Unterteilung in Teilprozesse kann bei komplexen Prozessen sinnvoll sein, ist aber nur notwendig, wenn es nennenswerte Teilprozesse vorhanden sind. Im Rahmen dieses Beispiels verzichten wir daher auf die Teilprozesse und würden direkt mit den einzelnen Aktivitäten fortfahren. Die Eingangsrechnungsverarbeitung besteht aus unterschiedlichen Aufgaben. Im folgenden Bild können Sie eine Darstellung in Form eines Flussdiagramms sehen. Die einzelnen Aktivitäten sind durch Pfeile verbunden, um den Fluss zu kennzeichnen. Einzelne Schritte werden automatisiert durch die Software durchgeführt.

Eingangsrechnungsverarbeitung Beispiel für automatisierte Geschäftsprozesse

In der Praxis würde man diesen Schritt indessen auch für die anderen beiden Prozesse wie das Forderungsmanagement und die Rechnungsstellung durchführen. Die Rechnungsstellung und das Forderungsmanagement sind eng miteinander verbunden, weshalb man darüber nachdenken kann, das Forderungsmanagement als Teilprozess oder untergeordneten Prozesse einzuführen. In der Darstellung auf der untersten Ebene würde dies jedoch nicht ändern, da es sich empfiehlt zwei Darstellungen zu erzeugen, um die Komplexität gering zu halten.

Welche Prozessmodelle gibt es?

Es gibt unterschiedliche Prozessmodelle. Die wichtigsten Prozessmodelle sind: die Prozesslandkarte, BPMN, EPK, Flussdiagramme im Allgemeinen, Gantt-Diagramme, Wertschöpfungskettendiagramme und Prozesstabellen.

Warum ist Prozessmodellierung so wichtig?

Prozessmodellierung ist so wichtig, weil Unternehmen mit ihr ganz unterschiedliche Ziele erreichen können. Das grundlegende Ziel ist jedoch, die Dokumentation der bestehenden Prozesse, um sie einfacher verständlich zu machen.

Mit den passenden Prozessmodellen schaffen Unternehmen es, sich besser darüber im Klaren zu sein, welche Prozesse im Unternehmen ablaufen, wie diese miteinander interagieren und können sie auch verständlicher an beispielsweise Mitarbeiter vermitteln.

Funktionierende Prozessmodelle liefern außerdem die Grundlage für die zukünftige Analyse bestehender Prozesse. Ohne eine gute Dokumentation bzw. eine verständliche Darstellung fällt dem Prozessmanagement die Optimierung schwer. Insbesondere die richtige Darstellungsform ist für die Verbesserung entscheidend. Wenn Sie die benötigte Zeit eines Prozesses verkürzen wollen, dann ist ein Gantt-Diagramm möglicherweise besser geeignet als ein Flussdiagramm. Das hängt vor allem damit zusammen, dass unterschiedliche Prozessmodelle verschiedene Informationen in den Fokus rücken. Ein Flussdiagramm hebt die Zusammenhänge zwischen den Aktivitäten hervor, wohingegen ein Gantt-Diagramm der zeitlichen Komponente Beachtung schenkt.

Fazit Prozessmodellierung

Prozessmodellierung dient der grafischen Aufbereitung von Prozessen. Durch sie entstehen Prozessmodelle, die detaillierte Informationen über die einzelnen Prozesse liefern. Sie stellt dabei eine wichtige Aufgabe in jedem Prozessmanagement dar.

Durch gute Prozessmodellierung können Unternehmen Verbesserungspotentiale schneller erkennen, aber auch Prozessinhalte verständlich an Prozessfremde vermitteln. Wie effektiv die Prozessmodellierung funktioniert, hängt insbesondere von den tatsächlich verwendeten Prozessmodellen ab. Je nach benötigter Informationen, muss man andere Darstellungsformen einsetzen. Wenn man sich einen Überblick über mehrere Prozesse eines Bereiches oder der gesamten Organisation schaffen möchte, dann ist eine Prozesslandkarte eine gute Wahl. Sollten Sie genauer auf einen Prozess blicken wollen, um alle Zusammenhänge und die chronologische Abfolge nachvollziehen zu können, sind Flussdiagramme besser geeignet. Ein Gantt-Diagramm wiederum kann Ihnen einen Einblick in die zeitliche Komponente eines Prozesses geben. Daraus ergibt sich, dass die Darstellung des gleichen Prozesses durch unterschiedliche Prozessmodelle durchaus sinnvoll sein kann.

Insgesamt bringt Prozessmodellierung für Unternehmen große Vorteile und sollte als fundamentaler Bestandteil des Prozessmanagements integriert werden.