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17.01.2022

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Prozessanalyse Tools - 5 hilfreiche Tools zur Prozessdarstellung

Die allermeisten Unternehmen arbeiten heutzutage in Prozessen und haben es sich zumindest vorgenommen. Die Dokumentation bzw. Darstellung der Prozesse erfolgt allerdings immer noch als Ablage in irgendwelchen Verzeichnissen im PDF-Format oder sogar auf dem Papier.

Das macht den Umgang mit Prozessen schwierig und die Aktualisierung der Prozesse zu einer unbeliebten Aufgabe, die gerne verschoben wird. Das kommt den Prozessen jedoch nicht zu gute. Nur gut dokumentierte Prozesse, können auch vernünftig umgesetzt werden.

Wenn es schon an der Prozessdarstellung hapert, wirkt sich dies meist auch auf die Prozessanalyse aus. Eine zielführende Prozessanalyse ist schlichtweg nicht möglich, wenn die Grundlage nicht stimmt.

Prozessanalyse Tools

Damit Ihnen in Ihrem Unternehmen in Zukunft nicht mehr solche Probleme begegnen, finden Sie in diesem Artikel fünf hilfreiche Tools, die Ihnen bei der Prozesserstellung, Prozessdarstellung, Prozessanalyse und sogar beim Prozessmining helfen.

1. Visio und Sharepoint von Microsoft

Trotz der aufkommenden Konkurrenz in Form von Apple-Produkten oder den Google Anwendungen setzen die meisten Unternehmen auch heute noch auf Microsoft und die damit verbundenen Office-Produkte. Aus diesem Grund ist auch die Microsoft Lösung das erste empfohlene Prozessanalyse Tool in unserer Liste.

Unternehmen, die vermehrt auf Microsoftprodukte setzen, wird der Einsatz von Visio in Kombination mit Sharepoint deutlich leichter fallen, als der Einsatz von Google Suits oder Confluence.

Vielen ist auch schon das Prozessdarstellungstool Visio bekannt. Weniger bekannt die Intranetlösung Sharepoint. Diese ist im größten Microsoft Office Paket für Unternehmen inklusive (Microsoft 365 Business Premium). Visio ist allerdings nicht im Paket enthalten und muss hinzugebucht werden.

Wie auch Google Suits und Confluence es ermöglichen können Sie mit Sharepoint ein Intranet erstellen, dass über Dokumentationswebsites verfügt. Mithilfe von Visio können Sie nun Prozessdiagramme erstellen, die Sie anschließend auf den Websites einbinden. Vorteil ist hierbei, dass die Dokumentationen viel schneller gefunden werden und Prozesse aufeinander verlinken können. So kann ein Prozess, der einen anderen Prozess startet, seine Dokumentation direkt verlinken und es so dem Anwender erleichtern diesen auch auszuüben.

Geeignet ist diese Lösungskombination vor allem für Unternehmen, die ansonsten schon auf das Microsoftökosystem setzen. Der Umgang mit dem System wird den Mitarbeitern einfacher fallen, weil sie sich nicht umstellen müssen.

2. Lucidchart und Google Suits

Google ist inzwischen viel mehr als nur eine Suchmaschine. Heute bietet Google auch eine Vielzahl an Tools an, die den meisten Microsoft Tools Konkurrenz machen. Das sind vor allem Tools wie Google Tabellen, Google Docs oder Google Calender. Doch Googles Produktpalette geht noch darüber hinaus. Mit Google Suits bietet Google sogar eigene Intranetlösung an.

Diese Intranetlösung lässt sich optimal mit dem Plugin Lucidchart kombinieren. Damit beendet diese Prozessanalyse Tool Kombination das ewige Suchen von Prozessdokus in Verzeichnissen und hilft Ihnen dabei, die Prozesse möglichst einfach auffindbar zu machen.

Mit Google Suits erstellen Sie Webseiten, auf denen Sie die Diagramme von Lucidchart einbinden. Auf diese Weise erhalten Sie eine Prozessdarstellung, die möglichst einfach zu bedienen ist. Jeder im Unternehmen kann nun auf diese Dokumentation zugreifen und die einzelnen Dokumentationen können Sie sogar untereinander verlinken. Und Prozesse, die leicht aufzufinden sind, werden auch viel eher eingehalten.

Besonders geeignet ist Google Suits für kleine Unternehmen geeignet, da es relativ preiswert und einfach aufzusetzen ist. Größere Unternehmen setzen eher andere Prozessanalyse Tools ein. Zum Beispiel ist Confluence trotz des geringen Preises gut geeignet. Auch Sharepoint ist für größere Unternehmen eine attraktive Alternative.

3. Prozessanalyse Tool PAFnow von Microsoft fürs das Process Mining

Das dritte Tool in der Vorstellungsrunde der Prozessanalyse Tools ist kein reines Prozessdarstellungstool wie Empfehlung 1, 2 und 4, sondern ein Prozessminingtool. Voraussetzung für seine Nutzung ist eine kostenfreie Microsoft Power BI Desktop-Lizenz, Eventdaten aus SAP, Salesforce, Excel oder ähnlichen Vorsystemen und die Installation von PAFnow Process Mining als Custom Visual aus Marketplace für die Microsoft Power BI "Microsoft AppSource".

PAFnow ermöglicht die Analyse und automatisierte Visualisierung von bestehenden Prozessen. Es analysiert die entstandenen Eventdaten aus den Vorsystemen und kann so die Prozesse herleiten. Dadurch können Unternehmen Prozesse erkennen, die ihnen vorher gar nicht bekannt waren. Außerdem wird auf diese Weise auch deutlich, ob die Prozesse wirklich so stattfinden, wie sie ursprünglich geplant waren.

Mithilfe dieses Prozessanalyse Tools können Unternehmen Optimierungspotentiale schnell entdecken und ausnutzen.

4. Confluence mit Draw.io von Atlassian

Confluence ist eine von dem Atlassian entwickelte Wiki-Software. Sie unterstützt die interne Zusammenarbeit in Unternehmen und hilft Wissen schnell und einfach zugänglich zu machen. Möglicherweise ist Ihnen der australische Hersteller Atlassian schon von einem anderen Produkt bekannt - dem Projektmanagement Tool Jira. Confluence und Jira sind die beiden bekanntesten Produkt dieser Firma.

Als Prozessanalyse Tool bzw. Prozessdarstellungstool ist jedoch nur Confluence relevant. Zusammen mit dem Plugin Draw.io ermöglicht es uns das einfache Erstellen von Prozessen als Diagramme, die dann mithilfe von Confluence als Webseiten jedem im Unternehmen zur Verfügung gestellt werden können.

Diese Prozessanalyse Tool Kombination bietet den großen Vorteil, dass Sie nie wieder die Dokumentationen zu Prozessen in irgendwelchen Verzeichnissen suchen müssen, sondern eine gute Integration in das Intranet des Unternehmens besteht und Prozesse sogar aufeinander verlinken können. Ähnlich wie es auch mit Google Suits und Lucidchart möglich ist.

Besonders häufig wird Confluence in der Softwarebranche und von Unternehmen, die auf den Preis achten, eingesetzt. Die ersten 10 Benutzeraccounts sind im kleinsten Paket sogar kostenlos. Ansonsten bewegt sich der Preis pro Nutzer bei ca. 5 bis 10 €. Doch auch für große Unternehmen ist Confluence eine gute Wahl. Es lassen sich schon im günstigen der Pakete bis zu 20.000 Benutzeraccounts anlegen, was auf die Skalierbarkeit der Lösung schließen lässt.

5. Prozessanalyse Tools - linqi

linqi unterstützt Sie nicht nur bei der Prozessdarstellung. Als Prozessplattform kommt linqi mit einem viel weitreichenderen Spektrum an Funktionalitäten. linqi befähigt jeden im Unternehmen dazu Prozesse zu entwerfen und umzusetzen. Es verfügt über einen eigenen Prozessdesigner, der Sie Prozesse direkt im Browser anlegen lässt. Dabei lassen sich alle Arten von Arbeitsabläufen digitalisieren.

Urlaubsanträge lassen sich ebenso einfach abbilden wie Krankmeldungen oder Homeoffice-Anträge. Ein Beispiel zur Eingangsrechungsverarbeitung mit linqi finden Sie hier.

linqi bietet zusätzlich den Vorteil, dass die Dokumentation quasi automatisch geschieht und in der Software selbst zu finden ist. Auf diese Weise kann jeder Prozesse ganz einfach nachschlagen und berechtigte Personen können diese auch ändern.

Doch linqi ist auch ein leistungsstarkes Prozessanalyse Tool. Denn linqi zeigt Ihnen in Form von Heatmaps welche Schritte in Prozessen besonders häufig stattfinden oder wo es zu Engpässen kommt. Dadurch fallen sogenannte Kältebereiche besonders schnell auf und das Prozessmanagement kann den betroffenen Prozess direkt anpassen.

Außerdem ist linqi in andere Prozessanalyse Tools und weitere Anwendungen integrierbar. So lässt sich linqi beispielsweise mit Sharepoint nahtlos zusammenfügen, sodass ein optimales Zusammenspiel in der IT-Landschaft Ihres Unternehmens entsteht.

linqi kombiniert dementsprechend viele der Vorteile der anderen Lösungen in einem Prozessanalyse Tool. Wobei linqi selbst kein Intranet ersetzt. Die Funktionen beschränken sich auf die, in linqi selbst umgesetzten, Prozesse. Allerdings ist linqi mit anderen Tools kombinierbar wie zum Beispiel mit Sharepoint.

Geeignet ist linqi vor allem für Unternehmen, die ihre Prozesse digitalisieren und möglichst wenige unterschiedliche Tools einsetzen wollen.

Was gehört zur Prozessanalyse?

Zu einer Prozessanalyse gehören vier Schritte: Der erste Schritt ist das Identifizieren von Prozessen. Hier werden die bestehenden Prozesse ausfindig gemacht. Im zweiten Schritt werden die Prozesse aufgenommen, bevor man sie im dritten Schritt einheitlich und korrekt darstellt, um eine Bewertungsgrundlage zu erhalten. Die eigentliche Bewertung erfolgt dann in Schritt vier.

Nun kann eine tiefergehende Prozessanalyse eines einzelnen Prozesses zeigen, wie man diesen Prozess optimieren kann. Dabei startet man mit den Kernprozessen und macht dann nach und nach mit den weniger relevanten Prozessen weiter.

Wie macht man eine Prozessanalyse?

Einen Prozess analysiert man mithilfe verschiedener Methoden. Eine gute Möglichkeit ist beispielsweise die SWOT-Analyse. Mit ihr können die Stärken und die Schwächen der Prozesse sichtbar gemacht werden. Darüber hinaus bietet eine Analyse der Chancen und Risiken einen Einblick in das bestehende Optimierungspotential.

Eine weitere Möglichkeit, eine Prozessanalyse durchzuführen, ist die Portfolioanalyse. Bei der Portfolioanalyse werden Kernprozesse bezüglich zweier Merkmale in einer Matrix abgebildet. Die beiden Merkmale können Sie dabei selbst wählen. Geeignet sind beispielsweise die strategische Bedeutung und das Verbesserungspotential. Jetzt würde man die strategische Bedeutung an die y-Achse und das Verbesserungspotential an der x-Achse notieren (jeweils von niedrig bis hoch). Anschließend lassen sich in die einzelnen Prozesse als Punkte in das Diagramm eintragen.

Prozesse die sowohl eine hohe strategische Bedeutung und viel Verbesserungspotential haben, sollten Sie demnach möglichst bald optimieren. Prozesse die wenig strategische Bedeutung, wenig Verbesserungspotential oder von beidem wenig haben sollten Sie entsprechend hinten anstellen.

Die Portfolioanalyse ließe sich auch mit drei Merkmalen durchführen. Zum Beispiel könnten die Kosten der Optimierung herangezogen werden, um noch bessere Entscheidungen treffen zu können. Dadurch ist das Ganze jedoch schlechter visualisierbar, da drei ebenen entstehen.

Warum werden Prozesse analysiert?

Prozesse werden analysiert, weil nur durch die fortlaufende Prozessanalyse die Effizienz, Qualität und Effektivität der Prozesse optimiert werden kann. Man kann sich die Prozessanalyse vorstellen als ständiges Festhalten der Ist-Situation, auf deren Grundlage man weitere Optimierungen vornimmt.

Fazit - Prozessanalyse Tools

Es gibt eine Vielzahl an Prozessanalyse Tools, die Sie beim Umgang mit Prozessen unterstützen können. Dabei gibt es Tools, die für eine verbesserte Dokumentation sorgen und insbesondere dazu beitragen, dass diese Prozessdarstellung möglichst einfach gefunden wird.

Andere Tools wiederum dienen dem Erkennen von Optimierungspotentialen und überwachen gewissermaßen die aktuell ablaufenden Prozesse. Wieder andere Tools sind für die Umsetzung von Prozessen zuständig und sollen langfristig die Arbeit mit Prozessen erleichtern.

Außerdem ist nicht für jedes Unternehmen jedes Tool gleich gut geeignet. Welches Tool das Richtige für das jeweilige Unternehmen ist, hängt von unterschiedlichen Faktoren ab und ist vor allem durch die Größe des Unternehmens, die Erfahrung mit bestimmten Tools, den Digitalisierungsstand und die Branche, in der das Unternehmen tätig ist, bestimmt.