Onboarding-Prozess: So wird er ein Erfolg

Das Onboarding ist ein entscheidender Teil des Einstellungsprozesses, der den Grundstein für eine erfolgreiche Entwicklung vom neuen Mitarbeiter zum Teammitglied legt. Das richtige Onboarding kann jedoch knifflig sein!

Zu wenig Informationen können dazu führen, dass sich Ihre neuen Mitarbeiter verloren und verwirrt fühlen, während zu viele Informationen dazu führen können, dass sie überfordert sind, bevor sie ihre Aufgabe überhaupt begonnen haben. Deshalb ist es so wichtig, dass Sie einen effektiven Einführungsprozess haben - aber wie stellen Sie sicher, dass Ihr Prozess ein Erfolg wird?

In diesem Artikel erfahren Sie die besten Tipps zur Entwicklung und Optimierung Ihrer eigenen Onboarding-Strategie.

Onboarding Definition: Was ist der Onboarding-Prozess?

Der Onboarding-Prozess ist die erste Einführung eines neuen Mitarbeiters in ein Unternehmen. Der Prozess teilt sich üblicherweise in die drei Phasen Vorbereitung, Orientierung und Integration ein. Er umfasst alles, von Papierkram und Richtlinien bis hin zu Schulungen und dem Kennenlernen der neuen Kollegen.

Das Onboarding kann für neue Mitarbeiter eine nervenaufreibende Erfahrung sein, aber es ist wichtig, weil es die Voraussetzungen dafür schafft, wie eine Person bei ihrer Arbeit abschneidet. Unternehmen sollten sich darum bemühen, den Einarbeitungsprozess zu straffen und ab dem ersten Arbeitstag stressfrei zu gestalten, da dies dazu beiträgt, eine Umgebung zu schaffen, in der die Mitarbeiter alle Werkzeuge haben, die sie brauchen, um ihre beste Arbeit zu leisten. Wenn es richtig gemacht wird, trägt das Onboarding dazu bei, eine Beziehung zwischen den Mitarbeitern aufzubauen, während es einen Einblick in die Werte des Unternehmens gibt und das Wachstum des Teams fördert.

Wieso das Onboarding so wichtig ist

Ein erfolgreicher Onboarding-Prozess ist unglaublich wichtig, da er dazu beiträgt, dass neue Mitarbeiter in ihrer neuen Rolle erfolgreich sind. Er sorgt dafür, dass sie vom ersten Tag an motiviert, engagiert, produktiv und integriert sind.

Ein umfassendes Onboarding legt den Grundstein für eine starke Bindung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer und kann die Zeit verkürzen, die ein neues Teammitglied benötigt, um sich mit den Erwartungen, der Kultur und den internen Prozessen des Unternehmens vertraut zu machen.

Ein effektives Onboarding erfordert mehr als nur das Ausfüllen von Papierkram; es sollte ein Umfeld schaffen, in dem sich die Mitarbeiter willkommen und unterstützt fühlen, während sie ein Verständnis dafür entwickeln, was von ihnen erwartet wird und wie sie sich in ihrer Rolle entfalten können.

Die Förderung eines reibungslosen Übergangs vom Bewerber zum Mitarbeiter durch ein gut geplantes Onboarding gibt den Ton für eine langfristige Beziehung an. Sowohl das Unternehmen als auch der neue Mitarbeiter schauen in der ersten Zeit, ob sie sich mit der neuen Situation wohlfühlen und ob es passt.

Darüber hinaus hat sich gezeigt, dass ein gutes Onboarding-Programm die Mitarbeiterleistung sowie die Mitarbeiterbindung - auch langfristig - erhöht.

Es liegt also auf der Hand, warum Unternehmen sich bemühen sollten, ein effektives Onboarding-Konzept auszuarbeiten.

Was gehört zu einem guten Onboarding?

Zu einem guten Mitarbeiter-Onboarding gehört mehr als nur eine Vorstellung der neuen Aufgaben und der Unternehmensstruktur. Seien Sie gerne auch ein wenig kreativ, wenn Sie möchten.

1. Ein gutes Onboarding-Programm

Ein gutes Einführungsprogramm hilft neuen Mitarbeitern, sich willkommen und wohl zu fühlen und sich auf ihre neue Aufgabe vorzubereiten. Das Programm sollte die Unternehmenskultur und -werte sowie die Erwartungen an den neuen Mitarbeiter vorstellen. Darüber hinaus sollte das Onboarding-Programm Schulungen zu den Produkten oder Dienstleistungen des Unternehmens und zur optimalen Erfüllung der neuen Aufgaben beinhalten.

2. Das gewisse Etwas

Es gibt verschiedene Onboarding-Maßnahmen, die Sie ergreifen können, damit sich neue Mitarbeiter besonders willkommen und vorbereitet fühlen:

eine persönliche Begrüßung des neuen Mitarbeiters eine (vorgedrehte) Vorstellungsrunde ein kleines Willkommensgeschenk einen klar definierten Ansprechpartner für Fragen eine Onboarding-Checkliste einen aufgeräumten und vorbereiteten Arbeitsplatz

3. Ein einladender Arbeitsplatz

Eine einladende Umgebung ist wichtig, damit sich neue Mitarbeiter wohl und akzeptiert fühlen. Die physische Umgebung des Arbeitsplatzes sollte sauber und organisiert sein und alle Geräte wie PC, Telefon etc. sollten einwandfrei funktionieren. Wenn auch die Mitarbeiter-Mailadresse schon eingerichtet ist, kann der neue Kollege viel schneller mit seiner Arbeit starten.

4. Klare Erwartungen

Es ist wichtig, dass neue Mitarbeiter eine klare Vorstellung davon haben, was von ihnen in ihrer neuen Rolle erwartet wird. Sie sollten wissen, was ihre täglichen Aufgaben sein werden und welche Ziele sie sich gesetzt haben. Außerdem sollten sie über alle Richtlinien und Verfahren Bescheid wissen, die sie befolgen müssen.

5. Angemessene Ausbildung

Neue Mitarbeiter müssen eine angemessene Schulung zu den Produkten oder Dienstleistungen des Unternehmens erhalten und wissen, wie sie ihre neue Aufgabe am besten erfüllen können. Diese Schulung sollte deshalb einen Teil des Onboarding-Prozesses ausmachen, umfassend sein und alle Aspekte der Tätigkeit abdecken. Ebenso sollte sie auf den Lernstil des Einzelnen zugeschnitten sein, damit er so viele Informationen wie möglich behalten kann.

6. Unterstützende Arbeitskollegen

Neue Mitarbeiter müssen sich von ihren Kollegen unterstützt fühlen, um in ihrer neuen Rolle im Team erfolgreich zu sein. Die Mitarbeiter sollten bereit sein, Fragen zu beantworten und bei Aufgaben zu helfen, die für den neuen Mitarbeiter möglicherweise ungewohnt sind. Sie sollten ein positives Arbeitsumfeld schaffen, indem sie freundlich und hilfsbereit sind. Zusätzlich sollte die Unternehmenskultur auf Vielfalt und Integration ausgerichtet sein.

7. Regelmäßiges Feedback

Regelmäßiges Feedback ist wichtig, damit sich neue Mitarbeiter in ihrer Rolle verbessern können. Das Feedback sollte häufig erfolgen, damit die Mitarbeiter erkennen können, in welchen Bereichen sie sich verbessern müssen. Außerdem sollte das Feedback spezifisch und objektiv sein, damit die Mitarbeiter wissen, woran sie arbeiten müssen.

Was ein gutes Onboarding-Programm ausmacht

Ein gutes Onboarding-Programm sollte personalisiert sein Jeder neue Mitarbeiter ist ein Individuum mit eigenen Fähigkeiten, Erfahrungen und Zielen. Ein gutes Onboarding-Programm sollte diese individuellen Unterschiede berücksichtigen und das Programm auf jeden neuen Mitarbeiter zuschneiden. Dies kann bedeuten, dass für verschiedene Arten von Mitarbeitern unterschiedliche Materialien oder Aktivitäten zur Verfügung gestellt werden.

Ein gutes Onboarding-Programm sollte umfassend sein

Ein gutes Einarbeitungsprogramm sollte alle wesentlichen Informationen abdecken, die ein neuer Mitarbeiter über seine Tätigkeit und das Unternehmen wissen muss. Dazu gehören Dinge wie die Unternehmenskultur, die Unternehmenswerte und die spezifischen Erwartungen an die Stelle.

Ein gutes Onboarding-Programm sollte fesselnd sein

Beim Onboarding geht es nicht nur um die Vermittlung von Informationen, sondern auch darum, neue Mitarbeiter vom ersten Tag an für ihre Arbeit und ihr Unternehmen zu begeistern. Ein gutes Onboarding-Programm sollte daher ansprechend, interaktiv und unterhaltsam sein. Dazu können Spiele, Simulationen oder andere praktische Aktivitäten gehören.

Ein gutes Onboarding-Programm sollte flexibel sein

Flexibilität ist in jedem Einarbeitungsprogramm wichtig, denn es wird immer einige neue Mitarbeiter geben, die mehr Zeit als andere brauchen, um sich an ihren neuen Arbeitsplatz anzupassen. Ein gutes Einarbeitungsprogramm sollte daher so flexibel sein, dass es an die Bedürfnisse jedes einzelnen neuen Mitarbeiters angepasst werden kann.

Ein gutes Onboarding-Programm sollte fortlaufend sein

Das Onboarding endet nicht nach der ersten Woche oder gar dem ersten Monat im Job. Ein gutes Einarbeitungsprogramm sollte daher fortlaufend sein und den neuen Mitarbeitern während des gesamten ersten Jahres Unterstützung und Ressourcen zur Verfügung stellen.

Ein gutes Onboarding-Programm sollte von der Führungsebene unterstützt werden

Der Erfolg eines jeden Einarbeitungsprogramms hängt von der Unterstützung durch die Führungsebene ab. Die Führungskräfte müssen das Programm unterstützen und sicherstellen, dass es über die notwendigen Ressourcen verfügt, um erfolgreich zu sein.

Wie gestaltet man ein Onboarding?

Schritt 1: Definieren Sie das Ziel

Der erste Schritt bei der Gestaltung eines Onboarding-Prozesses besteht darin, das Ziel des Onboardings zu definieren. Was wollen Sie mit dem Onboarding erreichen? Wollen Sie die Mitarbeiterbindung erhöhen? Die Arbeitsleistung verbessern? Sobald Sie das Ziel definiert haben, können Sie den Onboarding-Prozess so gestalten, dass Sie es erreichen können.

Schritt 2: Identifizieren Sie die Schritte

Der nächste Schritt besteht darin, die Schritte zu bestimmen, die zur Erreichung des Ziels erforderlich sind. Wenn Ihr Ziel beispielsweise darin besteht, die Mitarbeiterbindung zu erhöhen, müssen Sie möglicherweise Schritte wie die Einweisung neuer Mitarbeiter in die Unternehmenskultur und die Unterstützung beim Aufbau von Beziehungen zu ihren Kollegen einplanen. Wenn Ihr Ziel darin besteht, die Arbeitsleistung zu verbessern, müssen Sie möglicherweise Maßnahmen ergreifen, wie z. B. neuen Mitarbeitern eine arbeitsplatzspezifische Schulung anbieten und ihnen Feedback zu ihrer Leistung geben.

Entwickeln Sie für den neuen Mitarbeiter einen speziell auf ihn zugeschnittenen Einarbeitungsplan.

Schritt 3: Erstellen Sie einen Zeitplan

Sobald Sie die erforderlichen Schritte festgelegt haben, müssen Sie einen Zeitplan erstellen, wann die einzelnen Schritte abgeschlossen sein werden. So können Sie sicherstellen, dass der Einführungsprozess effizient verläuft und neue Mitarbeiter nicht mit zu vielen Informationen auf einmal überfordert werden. Es ist wichtig zu beachten, dass der Zeitplan je nach Länge des Onboarding-Prozesses und der Anzahl der neu eingestellten Mitarbeiter variieren kann.

Schritt 4: Wählen Sie ein Format

Der nächste Schritt besteht darin, ein Format für den Onboarding-Prozess zu wählen. Soll es in einer Gruppe oder unter vier Augen stattfinden? Wird es persönlich oder online durchgeführt? Eventuell bietet es sich für Sie an, eine speziell für Onboarding-Prozesse entwickelte Software-Lösung zu nutzen.

Das Format des Einführungsprozesses sollte sich danach richten, was für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter am besten geeignet ist.

Schritt 5: Materialien entwickeln

Sobald Sie sich für ein Format für den Einführungsprozess entschieden haben, müssen Sie Materialien entwickeln, die während der Einführungsphase verwendet werden.

Die Materialien können ein Mitarbeiterhandbuch, Stellenbeschreibungen, Schulungshandbücher oder Videos umfassen. Die Materialien sollten so gestaltet sein, dass die neuen Mitarbeiter ihre Aufgaben und Zuständigkeiten innerhalb des Unternehmens verstehen.

Schritt 6: Umsetzung und Bewertung

Nach der Ausarbeitung der Materialien für den Onboarding-Prozess ist es an der Zeit, diese umzusetzen. Dazu gehört die Durchführung von Orientierungssitzungen für neue Mitarbeiter und die Nachbetreuung nach deren Arbeitsantritt. Es ist wichtig, die Wirksamkeit des Onboarding-Prozesses regelmäßig zu bewerten und gegebenenfalls Änderungen vorzunehmen.

Diese Fehler beim Onboarding sollten vermieden werden

Das Onboarding neuer Mitarbeiter sollte ein reibungsloser und stressfreier Prozess sein, aber es gibt einige häufige Fehler, die diese Erfahrung schnell zu einer schwierigen machen können. Um den Onboarding-Prozess für alle Beteiligten zu erleichtern, ist es wichtig, diese Hauptfehler zu vermeiden.

Wenn der neue Mitarbeiter an seinem ersten Tag nicht begrüßt wird, niemand davon weiß, dass er seinen ersten Arbeitstag hat und sich niemand um ihn kümmert, kann das verheerende Folgen haben. Auch das Versäumnis, angemessene Schulungs- und Ausbildungsinstrumente bereitzustellen, zu viele Mitarbeiter auf einmal einzuarbeiten und keine klaren Ziele zu setzen, sind Fehler, die Sie vermeiden sollten. Zudem kann das Überspringen von Einführungsgesprächen oder notwendigem Papierkram den Onboarding-Prozess beeinträchtigen.

Wenn Sie sich die Zeit nehmen, auf jeden Fehler im Detail einzugehen, können Sie sicherstellen, dass Sie eine effiziente und effektive Onboarding-Strategie für alle zukünftigen Mitarbeiter entwickeln.

Onboarding-Prozess - FAQ

Was bedeutet Onboarding?

Onboarding kommt aus dem Englischen und bedeutet so viel wie "jemanden an Board holen". Im Unternehmenskontext handelt es sich um einen Prozess, bei dem neue Mitarbeiter ins Unternehmen geholt, eingeführt und in ihre neue Rolle innerhalb des Unternehmens integriert werden.

Was sind die Ziele eines Onboardings?

Das Ziel eines Onboardings ist es, neuen Mitarbeitern ihre neuen Aufgaben inklusive Richtlinien näherzubringen und dafür zu sorgen, dass sie mit allen wichtigen Tools vertraut sind. Sie sollen die Unternehmensstruktur kennenlernen und Commitment aufbauen. Außerdem sollen sie in der Lage sein, Stress vorzubeugen und zu bewältigen. Zusammenfassend soll das Onboarding zu einer guten Einarbeitungszeit für Unternehmen und Mitarbeiter sorgen.

Wie sollte ein Onboarding aussehen?

Es sollte bereits vor dem ersten Arbeitstag des Mitarbeiters beginnen und alles umfassen, von Informationen über die Stelle, die Unternehmenskultur und die Erwartungen bis hin zu Informationen über das Leistungspaket, rollenspezifische Schulungen und Ressourcen, die dem Mitarbeiter zum Erfolg verhelfen. Es sollte auch beinhalten, dass der neue Mitarbeiter mit wichtigen Personen innerhalb des Unternehmens bekannt gemacht wird, die ihm mit Rat und Tat zur Seite stehen können.