Digitale Personalakte: Einfach, elektronisch, sicher

In Zeiten des digitalen Wandels gewinnt die digitale Personalakte immer mehr an Bedeutung. Sie ersetzt die klassische Papierpersonalakte und bietet eine Reihe von Vorteilen: Sie ist einfach, elektronisch und sicher. In diesem Blogbeitrag nehmen wir die digitale Personalakte genauer unter die Lupe und erklären, was sie ist, warum Sie sie brauchen und wie Sie sie digitalisieren können.

Die digitale Personalakte (auch elektronische Personalakte genannt) ist die digitale Version der klassischen Personalakte. Sie enthält alle Dokumente und Daten, die einen Mitarbeiter betreffen, wie z.B. Leistungsbeurteilungen, Ausbildungsnachweise oder Arbeitsverträge. Des Weiteren erleichtert und beschleunigt sie den Zugriff auf die Personalakte, da alle Dokumente elektronisch gespeichert sind und mit wenigen Klicks schnell abgerufen werden können. Darüber hinaus bietet sie mehr Sicherheit als die Papierversion, da sie vor Verlust, Diebstahl oder Beschädigung geschützt ist.

Was ist eine Digitale Personalakte?

Die Digitale Personalakte ist ein Online-Tool zur Speicherung und Verwaltung von Mitarbeiterdaten. Sie ist das digitale Gegenstück zur traditionellen Personalakte auf Papier.

Der Arbeitgeber bzw. die zuständige Person aus dem HR-Management erstellt die sie für jeden Mitarbeiter. Dies geschieht in der Regel zum Zeitpunkt der Einstellung. Die Daten werden dann in das System eingegeben und können jederzeit eingesehen, bearbeitet und aktualisiert werden.

Die elektronische Personalakte enthält alle wichtigen Daten und HR-Dokumente eines Mitarbeiters. Dazu gehören persönliche Daten wie Name, Adresse und Geburtsdatum, aber auch vertragsrelevante Daten wie Berufsbezeichnung, Gehalt und Arbeitszeit. Darüber hinaus können in der digitalen Personalakte auch leistungsbezogene Daten, wie z.B. Beurteilungen und Schulungsunterlagen, gespeichert werden

Die Digitale Personalakte ist ein wertvolles Instrument für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Sie bietet eine schnelle und einfache Möglichkeit, auf Mitarbeiterinformationen sowie HR-Dokumente zuzugreifen und erleichtert die HR-Arbeit - insbesondere die Verwaltung und Aktualisierung von Mitarbeiterdaten.

5 Gründe für eine Digitale Personalakte

Der moderne Arbeitsplatz wird zunehmend digitalisiert. Immer mehr Unternehmen nutzen Online-Tools zur Verwaltung von Mitarbeiterakten, zur Verfolgung der Mitarbeiterleistung und zur Führung von Personalakten. Eine digitale Personalakte hat viele Vorteile gegenüber einem papiergestützten System. Hier finden Sie die wichtigsten fünf Gründe für digitale Personalakten.

Grund 1: Die digitale Personalakte spart Platz und Papier

Digitale Personalakten machen Personalakten in Papierform überflüssig. Alle HR-Dokumente werden elektronisch gespeichert und können von jedem Ort der Welt mit einer Internetverbindung abgerufen werden. Das spart eine Menge Aktenschränke und damit Platz und senkt die Kosten.

Grund 2: Die digitale Personalakte optimiert Datenschutz und Sicherheit

Die digitale Personalakte ist passwortgeschützt und kann nur von autorisierten Personen eingesehen werden. Darüber hinaus werden die Daten auf einem sicheren Server gespeichert. Diese Funktionen gewährleisten, dass die Daten vor unberechtigtem Zugriff und Manipulation geschützt sind. Der Grund dafür: Mit der digitalen Personalakte haben Sie alle Daten auf einen Blick. In der digitalen Personalakte sind alle Daten eines Mitarbeiters an einem Ort versammelt. Das macht sie leicht auffindbar und übersichtlich. Sie müssen sich nicht mehr durch Stapel von Papierakten wühlen. Außerdem sind Digitale Personalakten vollständig GDPR-konform. Das bedeutet, dass alle Daten in Übereinstimmung mit den Bestimmungen der Allgemeinen Datenschutzverordnung gespeichert werden.

Grund 3: Die digitale Personalakte ist kostengünstig

Die Digitale Personalakte ist eine kostengünstige Lösung für kleine und mittlere Unternehmen. Die einmaligen Einrichtungskosten amortisieren sich schnell durch die Zeit- und Platzersparnis. Das hängt insbesondere damit zusammen, dass sie flexibel ist. Sie kann sich jederzeit an die sich ändernden Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen. So können Sie zum Beispiel neue Felder hinzufügen oder die Struktur der Daten ändern.

Grund 4: Die digitale Personalakte erleichtert den Zugriff

Mit der digitalen Personalakte können berechtigte Personen von jedem Ort der Welt mit einer Internetverbindung auf Mitarbeiterdaten zugreifen. Das erleichtert das Einsehen von Informationen. Eine elektronische Personalakte kann in verschiedenen Sprachen verfügbar sein. Das macht es für Mitarbeiter aus verschiedenen Ländern einfacher, die Daten zu finden und zu nutzen. Zusätzlich verbessert sich die Auffindbarkeit von Informationen. Mit nur wenigen Klicks, können Sie die gesuchten Daten finden.

Und auch von unterwegs können Sie ständig auf die Daten zugreifen. Die Digitale Personalakte ist daher die ideale Lösung für Unternehmen mit mobilen Mitarbeitern. Ob vom Tablet, Smartphone oder Laptop: Der Zugriff auf die Daten ist jederzeit und überall möglich.

Grund 5: Die digitale Personalakte verschlankt Prozesse

Die Digitale Personalakte optimiert und vereinfacht die Personal- und HR-Prozesse. Ändert ein Mitarbeiter beispielsweise seine Adresse, kann diese in nur wenigen Schritten im System aktualisiert werden. Gleiches gilt für andere Daten wie den Familienstand oder die Bankverbindung. Darüber hinaus erleichtert die elektronische Personalakte die Verwaltung von Dokumenten wie Zeugnissen oder Diplomen. Diese können elektronisch im System abgelegt und den berechtigten Personen auf Knopfdruck zur Verfügung gestellt werden.

Die Digitale Personalakte ist damit nicht nur effizienter, sondern auch sicherer als die herkömmliche Papierpersonalakte. Wenn Sie auf der Suche nach einer modernen und kostengünstigen Lösung für Ihre Personalabteilung sind, sollten Sie die Digitalisierung Ihrer Personalakten unbedingt in Betracht ziehen!

Vorteile einer Digitalen Personalakte

Die Vorteile, die die digitale Personalakte mit sich bringt, liegen vor allem in der Einsparung kostbarer Ressourcen sowie erhöhter Flexibilität. Außerdem wird der Datenschutz optimiert und die HR-Prozesse in der Personalabteilung werden vereinfacht. Schauen wir uns diese Vorteile einmal genauer an:

Zeit- und Platzersparnis: Mit der Digitalen Personalakte werden alle Mitarbeiterdaten an einem Ort gesammelt. Das macht sie leicht auffindbar und übersichtlich. Sie müssen sich nicht mehr durch Stapel von Papierakten wühlen. Außerdem nimmt die elektronische Personalakte viel weniger Platz ein als eine herkömmliche Papierpersonalakte.

Flexibel: Die elektronische Personalakte ist eine kostengünstige Lösung für kleine und mittlere Unternehmen. Die einmaligen Einrichtungskosten werden durch die Zeit- und Platzersparnis schnell wieder wettgemacht. Das liegt vor allem daran, dass sie flexibel ist. Sie kann jederzeit an die sich ändernden Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden. Dadurch können Sie die Struktur der Daten anpassen oder neue Felder hinzufügen.

Verbesserter Datenschutz: Eine elektronische Personalakte ist sicherer als eine Papierakte. Ändert sich zum Beispiel die Adresse eines Mitarbeiters, so kann sie mit wenigen Klicks im System geändert werden. Dasselbe gilt für andere Informationen wie den Familienstand oder die Kontonummer. Darüber hinaus erleichtert der Einsatz einer digitalen Personalakte die Dokumentenverwaltung, da Zeugnisse und Abschlüsse elektronisch gespeichert und den berechtigten Personen per Knopfdruck angezeigt werden können.

Nachteile einer Digitalen Personalakte

Die Nachteile einer digitalen Personalakte liegen vor allem in der erhöhten Komplexität und den notwendigen Anfangsinvestitionen. Hinzu kommt, dass einige Unternehmen Vorbehalte gegen die Digitalisierung ihrer Mitarbeiterdaten haben könnten. Doch schauen wir uns auch die Nachteile ein wenig genauer an:

Erhöhte Komplexität: Eine digitale Personalakte ist komplexer als eine Papierakte. Das liegt daran, dass für die Einrichtung und Pflege des Systems Hardware, Software und manchmal sogar spezielles Know-how erforderlich sind. Daher fallen in der Regel einmalige Einrichtungskosten an, die vom Unternehmen getragen werden müssen.

Erstinvestition: Um eine elektronische Personalakte nutzen zu können, müssen Sie zunächst in Hardware, Software und eventuell auch in externes Know-how investieren. Dies kann für kleine und mittlere Unternehmen zu hohen Vorlaufkosten führen.

Sicherheitsbedenken: Einige Unternehmen zögern, ihre Mitarbeiterdaten zu digitalisieren, weil sie Sicherheitsbedenken haben. Eine digitale Personalakte ist zwar sicherer als eine Papierakte, aber es kann nie ganz ausgeschlossen werden, dass Daten verloren gehen oder gestohlen werden. Daher ist es wichtig, die möglichen Risiken und Nachteile abzuwägen, bevor Sie Ihre Personalakten digitalisieren.

Trotz des höheren Aufwands und der anfänglichen Investitionen überwiegen die Vorteile einer digitalen Personalakte gegenüber den Nachteilen. Die Zeit- und Platzersparnis sowie der verbesserte Datenschutz machen die digitalen Personalakten zu einer kostengünstigen Lösung für kleine und mittlere Unternehmen. Wenn Sie auf der Suche nach einer modernen und effizienten Möglichkeit sind, Ihre Mitarbeiterdaten zu verwalten, sollten Sie die Digitalisierung Ihrer Personalakte unbedingt in Erwägung ziehen.

Was halten Personaler und Mitarbeiter von der Digitalen Personalakte?

Die digitale Personalakte ist ein heißes Thema in der Welt der HR bzw. dem Personalmanagement. Während einige Personalverantwortliche zögern, auf ein digitales System umzustellen, sehen andere darin einen notwendigen Schritt zur Modernisierung ihrer Personalabteilung. Auch die Mitarbeiter haben gemischte Gefühle gegenüber der digitalen Personalakte. Die einen sehen darin einen Eingriff in die Privatsphäre, die anderen eine bequeme Möglichkeit, auf ihre Personaldaten zuzugreifen.

Insgesamt ist die elektronische Personalakte ein kontroverses Thema. Die Vorteile überwiegen jedoch, und es lohnt sich auf jeden Fall, sie für Ihr Unternehmen in Betracht zu ziehen.

Umstellung Digitale Personalakte: Wie Sie die Personalakte digitalisieren

Eine Umstellung von analog auf digital durchzuführen, kann aufwändig und zeitintensiv sein. Aber es lohnt sich auf lange Sicht, sowohl für Ihr Unternehmen als auch für Ihre Mitarbeiter. Damit die Digitalisierung Ihrer Personalakten so reibungslos und schnell wie möglich vonstattengeht, sollten Sie folgende Schritte befolgen.

Schritt 1: Verantwortlichkeiten klären

Bevor Sie mit der Digitalisierung Ihrer Personalakten beginnen, ist es wichtig zu klären, wer wofür zuständig ist. Legen Sie fest, wer für die Einrichtung des Systems, die Wartung und die korrekte Dateneingabe zuständig sein wird.

Wenn Sie ein großes Unternehmen haben, könnte es sinnvoll sein, ein Team mit der Verwaltung des Projekts zu beauftragen. Wenn Sie aber ein Kleinunternehmer sind, können Sie es vielleicht selbst in die Hand nehmen.

Sobald Sie festgelegt haben, wer wofür verantwortlich sein wird, erstellen Sie einen Zeitplan für das Projekt. So können Sie sicherstellen, dass alles rechtzeitig eledigt wird und die Verantwortung für den Zeitplan können Sie ebenfalls delegieren.

Schritt 2: System auswählen

Wenn Sie Ihre Personalakten digitalisieren möchten, müssen Sie sich zunächst für ein geeignetes System entscheiden. Sie können sich entweder für eine Software auf einem Unternehmensserver oder für eine cloudbasierte Lösung entscheiden. In den letzten Jahren haben sich immer mehr Unternehmen dazu entschieden auf Cloud-Lösungen zu setzen, anstatt die Software auf einem Firmenserver zu installieren.

Software auf dem Firmenserver

Wenn Sie Ihre Daten im Haus behalten möchten, können Sie eine Software für Personalakten auf dem Server Ihres Unternehmens installieren. Diese Option ist teurer als Cloud-basierte Lösungen, gibt Ihnen aber mehr Kontrolle über Ihre Daten.

Cloud-basierte Lösung

Cloud-basierte Lösungen bieten mehr Flexibilität für das Unternehmen und erfordern weniger Arbeit für Sie. Sie können mit minimalem Aufwand schneller in ein Unternehmen eingeführt werden und stehen den Nutzern kurz nach der Anmeldung zur Verfügung.

Die Cloud-basierten Systeme werden immer beliebter, da sie kostengünstiger und einfacher einzurichten sind. Bei einem cloudbasierten System werden Ihre Daten außerhalb des Unternehmens gespeichert und der Zugriff erfolgt über das Internet.

Schritt 3: System auswählen

Auf dem Markt gibt es eine Vielzahl von Softwarelösungen. Um die richtige Lösung für Ihr Unternehmen auszuwählen, sollten Sie Ihre Bedürfnisse und Ihr Budget berücksichtigen. Sobald Sie die Auswahl eingegrenzt haben, nehmen Sie sich etwas Zeit, um jede Software zu testen und herauszufinden, welche am besten zu Ihrem Unternehmen passt.

Bei der Suche nach einem Anbieter sollten Sie auf Faktoren wie Kompatibilität mit bestehenden Systemen und Benutzerfreundlichkeit achten. Die Umstellung auf eine digitale Personalakte ist für alle Beteiligten am einfachsten, wenn die Softwarelösung mit anderen Instrumenten in Ihrem Unternehmen kompatibel ist. Wenn sich Ihre Mitarbeiter dank einer benutzerfreundlichen Oberfläche schnell zurechtfinden, werden sie das neue Instrument noch besser annehmen. Um die Einführung der digitalen Personalakte so einfach wie möglich zu gestalten, benötigen Sie ein Tool, das Ihre vorhandenen Dokumente importieren und kategorisieren kann.

Digitale Lösungen erfordern einen zuverlässigen Datenschutz, daher sollten Sie einen Anbieter wählen, der es mit der Sicherheit ernst meint.

Schritt 4: Implementieren / Akten digitalisieren

Der vorletzte Schritt besteht darin, die Dateien tatsächlich zu digitalisieren. Dies kann auf verschiedene Weise geschehen:

• Sie können die Personaldokumente scannen und als PDF-Dateien speichern.

• Sie können OCR-Software verwenden, um gescannte Bilder von Text in digitale Textdateien umzuwandeln, die bearbeitet werden können.

• Wenn Sie Zugriff auf die digitalen Originalversionen Ihrer Personaldokumente haben, können Sie diese einfach in Ihr neues System hochladen.

Schritt 5: Berechtigungen klären

Sobald Sie mit der Einführung der digitalen Personalakte fertig sind, müssen Sie ein Verfahren zu deren Pflege einrichten. Stellen Sie sicher, dass Sie regelmäßig Backups erstellen und dass nur befugte Mitarbeiter Zugriff auf das System haben.

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern Zugang zu ihren eigenen Akten geben wollen, können Sie ein Selbstbedienungsportal einrichten. Auf diese Weise können sie ihre Dokuemnte jederzeit einsehen und herunterladen. Wenn Sie Ihre Dateien absolut sicher aufbewahren möchten, können Sie den Zugriff nur auf autorisiertes Personal beschränken.

Beim Einrichten von Berechtigungen ist es wichtig, ein Gleichgewicht zwischen Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit zu finden. Wenn Ihr System zu komplex oder schwierig zu bedienen ist, wird es von den Mitarbeitern eher nicht angenommen. Wenn andererseits der Zugriff auf sensible Personalaten zu einfach ist, können Sie Ihr Unternehmen in Gefahr bringen.

Datenschutz und Rechtliches bei Digitalen Personalakten

Voraussetzungen

Für Einführung einer digitalen Personalakte sind die Voraussetzungen im Datenschutzgesetz und im Arbeitsgesetzbuch festgelegt. Digitale Systeme müssen bestimmte Anforderungen erfüllen, um datenschutzkonform zu sein. Darüber hinaus müssen Sie bei der Einrichtung Ihres Systems die Besonderheiten der elektronischen Personalakte berücksichtigen.

Zu den wichtigsten Aspekten des Datenschutzes gehört, dass nur berechtigte Personen Zugang zu Ihren Akten haben. Außerdem müssen Sie dafür sorgen, dass Ihr System gegen unbefugten Zugriff gesichert ist, z. B. durch den Einsatz von Verschlüsselung. Außerdem müssen Sie dafür sorgen, dass Ihre Daten regelmäßig gesichert werden, falls es zu Systemausfällen kommt.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Frage, wie lange Sie Ihre Dokumente aufbewahren. Das Gesetz schreibt unterschiedliche Aufbewahrungsfristen für die verschiedenen Arten von Dokumenten vor, so dass Sie vergewissern Sie sich, dass Ihr System so eingestellt ist, dass Dateien nach Ablauf der entsprechenden Frist automatisch gelöscht werden.

Rechtliche Grundlage

Da Unternehmen gesetzlich verpflichtet sind, die personenbezogenen Daten ihrer Mitarbeiter zu schützen, ist dies besonders wichtig, wenn es sich um sensible Personaldaten handelt. Die DSGVO (General Data Protection Regulation) legt fest, wie Unternehmen europaweit mit personenbezogenen Daten umgehen müssen.

Was Sie beachten sollten

Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) gibt vor, was Sie tun müssen. Dazu gehört zum Beispiel, wer auf die Personalakte eines Mitarbeiters zugreifen darf und wie lange Sie als Arbeitgeber die Dokumente aufbewahren dürfen.

Entscheidend ist, dass die Mitarbeiter, deren Personaldaten Sie erfassen wollen, der Einführung einer digitalen Personalakte über sie zustimmen. Ein einfaches Formular, das sie ausfüllen, reicht aus, um die Zustimmung zu erhalten.

Selbstverständlich müssen Sie sicherstellen, dass Personalakten verschlüsselt und sicher gespeichert werden, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Dazu gehört, dass die Daten verfügbar, sicher, vollständig, nachvollziehbar, unveränderbar und zugriffsgeschützt sind. Nur Personen, die für ihre Arbeit Zugang benötigen, sollten die Dateien einsehen können.

Neben der sicheren Aufbewahrung der Dokumente während des Arbeitsverhältnisses müssen sie auch 3 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufbewahrt werden. In manchen Fällen müssen sie sogar noch länger aufbewahrt werden: 6 Jahre für das Steuerrecht und 10 Jahre für die Ermittlung des Unternehmensgewinns.

Personalakten digitalisieren: Auswahl der richtigen Software

Bevor Sie sich für eine Software zum Digitalisieren Ihrer Personalakten entscheiden, sollten Sie sich überlegen, welche Anforderungen sie erfüllen sollte.

Besonders wichtig für die Anwender ist, dass diese sich schnell in die Software einfinden können und eine hohe Benutzerfreundlichkeit gegeben ist. Achten Sie außerdem darauf, dass Ihr gewählter Anbieter regelmäßige Updates anbietet und die aktuellen Sicherheitsbestimmungen und Datenschutzrichtlinien einhält.

Um die Software möglichst gut mit Ihrem bisherigen Vorgehen verknüpfen zu können, sollte sie in bereits vorhandene Anwendungen integriert werden können. Im besten Fall ist die Software zudem flexibel erweiterbar und mit Ihrem Dokumentenmanagementsystem verknüpfbar.

In der Regel reicht eine passende Software für digitale Personalakten aus – Sie müssen also keine neue Hardware anschaffen.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass digitale Personalakten eine sehr sinnvolle Alternative zu der analogen Variante sind.

Inhaltlich unterscheidet sie sich nicht von ihr, ist aber um einiges sicherer und bietet Ihnen maximale Flexibilität. Gerade Cloud-basierte Lösungen bieten Ihnen besonders viele Vorteile während und nach der Umstellung.

Zusätzlich sparen Sie durch die digitalisierte Personalakte viel Papier und benötigen weniger Bürofläche. Durch die Automatisierung von der Arbeitsabläufe und der HR-Prozesse bleibt Ihnen mehr Zeit für die Wertschöpfung – das steigert die Effizienz Ihres Unternehmens. Auch die Datenschutzrichtlinien lassen sich durch die Nutzung der digitalen Personalakte mit weniger Aufwand einhalten.

Wenn Sie das passende System ausgewählt und sich einen geeigneten Dienstleister an die Seite geholt haben, können Sie die Umstellung strukturiert angehen und schnell über die Bühne bringen.

FAQ - Häufige Fragen

Was gehört alles in die digitale Personalakte?

Was in einer Personalakte zu finden sein muss, ist nicht gesetzlich geregelt – es ist die Aufgabe des Arbeitgebers, dies zu entscheiden. Zulässig und sinnvoll sind alle Personaldaten und Dokumente, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind. Am Anfang stehen die Bewerbungsunterlagen, der Arbeitsvertrag sowie der Personalfragebogen. Auch Angaben zu Versicherungen und Steuern gehören in die digitale Personalakte. Im Laufe des Arbeitsverhältnisses kommen Urlaubsanträge, Leistungsbeurteilungen und Ähnliches dazu. Die elektronische Personalakte schließt ab mit der Kündigung oder Entlassung: Kündigungsschreiben sowie Arbeitszeugnis sind ein weiterer Teil der Akte.

Wie funktioniert eine digitale Personalakte?

Die Funktion einer digitalen Personalakte unterscheidet sich im Grunde genommen nicht von der analogen Personalakte. Erfasste personenrelevante Daten und Dokumente aller Mitarbeiter sollen sicher dokumentiert und aufbewahrt werden. Bei einer digitalen Personalakte werden diese elektronisch gespeichert – auf dem Firmenserver oder in der Cloud. Sie und Ihre Mitarbeiter können – je nach Zugriffsberechtigung – auf die Akten zugreifen: egal wann, egal wo und egal, von welchem Gerät.

Ist die digitale Personalakte Pflicht?

Die digitale Personalakte ist nicht Pflicht. Grundsätzlich steht es dem Arbeitgeber frei, zu entscheiden, ob er die analoge oder die digitale Variante nutzt. Es ist allerdings Pflicht, Personalakten zu führen und die entsprechenden Dokumente je nach Art des Dokuments bis zu 10 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses noch aufzubewahren. Seit Anfang 2022 ist in § 8 Abs. 2 BVV außerdem festgelegt, dass ein Arbeitgeber bestimmte ergänzende Dokumente zu den Entgeltunterlagen elektronisch vorhalten muss. Hierzu gehören unter anderem Dokumente zur Beantragung einer Versicherungspflicht, zur Staatsangehörigkeit oder über eine Arbeitnehmerentsendung.

Was gehört nicht in die digitale Personalakte?

Dokumente , die nicht in eine herkömmliche Personalakte gehören, haben auch in der digitalen Personalakte nichts zu suchen. Dazu gehören alle Daten und Dokumente, die keine Relevanz für das Arbeitsverhältnis haben. Das sind zum Beispiel Informationen über das Privatleben des Mitarbeiters oder ärztliche Unterlagen, die der Arbeitgeber gar nicht haben dürfte. Auch Vermerke über die Leistung des Arbeitnehmers gehören nicht in eine Personalakte.

Was kostet eine digitale Personalakte?

Die Kosten für eine digitale Personalakte variieren je nach Anbieter, System, Anzahl sowie Umfang der zu digitalisierenden Personalakten stark. Einmalig kommen (bei Kauf der Software) der Kaufpreis, Scankosten, die Datenübernahme sowie die Schulung Ihrer Mitarbeiter auf Sie zu. Zu laufenden Kosten zählen (bei einem Mietpreismodell) Softwaregebühren, Updates, IT-Infrastruktur, Nutzung der Cloud-Infrastruktur, Datensicherung und Backups sowie eine Software-Hotline. Bei einigen Anbietern fallen bestimmte Kosten weg oder sind in einem Gesamtpaket enthalten. Fest steht: auch wenn es sich beim Einführen der digitalen Personalakte um eine größere Investition handelt, zahlt sich diese durch eingesparte Zeit, Mühe und eingespartes Geld auf lange Sicht wieder aus.

Warum eine digitale Personalakte?

Gründe für die digitale Personalakte gibt es viele. Das Ziel der digitalisierten Personalakte ist in erster Linie Workflows in der Personalabteilung in Sachen Effizienz und Sicherheit zu optimieren. Mit der digitalen Personalakte sparen Sie Papier und Platz, Zeit und Geld. So können Sie und Ihre Mitarbeiter sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben, die Ihre volle Aufmerksamkeit benötigen, kümmern. Zusätzlich kann der Zugriff auf die Akten unabhängig von Ort, Zeit und Gerät erfolgen.