Managementprozesse einfach erklärt

Managementprozess Definition

Ein Managementprozess beinhaltet die Geschäftsprozesse eines Unternehmens und umfasst beispielsweise die Bestimmung von Zielen, die Entwicklung von Strategien sowie das Management von Qualität, Projekten, Risiken und Finanzen. Häufig bezeichnet man Managementprozesse auch als Führungsprozesse.

Der Managementprozess lässt sich in verschiedene Phasen unterteilen: die Zielsetzungsphase, die Planungsphase, die Entscheidungsphase sowie die Realisierungsphase. Zum Schluss kommt es in einer letzten Phase, der Kontrollphase, zur Ergebnisüberprüfung. Häufig wird der Managementprozess auch als PDCA-Zyklus (Plan, Do, Check, Act) durchlaufen.

Das Hauptaugenmerk liegt hierbei also auf der Strukturierung von organisatorischen Rollen und deren Aufgaben. Neben dem Managementprozess gib es weitere Prozesse, die dokumentiert werden sollten: Kernprozesse und Unterstützungsprozesse.

Managementprozess Aufbau / Phasen

Der Managementprozess besteht aus verschiedenen Phasen, die zusammengenommen das Ziel haben, Geschäftsprozesse zu definieren und zu beeinflussen. In allen Phasen ist es wichtig, dass spezifische Informationen vorhanden sind und zwischen allen Beteiligten, vor allem phasenübergreifend, ausreichend Kommunikation stattfindet.

In der ersten Phase geht es darum, Ziele zu setzen - Es ist wichtig, dass diese sowohl konkret definiert als auch messbar sind. Die Ziele können sowohl operativer (kurz-, mittel- langfristig) als auch strategischer Natur sein, solange sie dazu dienen, den Betriebszweck zu erfüllen. Die festgelegten Ziele dienen als Orientierungspunkt für alle weiteren Handlungen.

Im zweiten Schritt steht die Planung im Mittelpunkt. Hierbei wird in Gedanken vorweggenommen, was in Zukunft wohl passieren wird. Diese Vorgehensweise soll dazu dienen, Wege herauszufinden, um die gesetzten Ziele auch zu erreichen. Der Manager muss beispielsweise klären, wie viel Zeitaufwand nötig ist und wie Personal und Mittel zu organisieren sind.

In der Entscheidungsphase muss sich das Management nun in Hinblick auf die Ziele für eine bzw. mehrere Handlungsmöglichkeiten entscheiden. Es wägt verschiedene Alternativen ab und bewertet sie.

Jetzt wird der Plan in die Tat umgesetzt: Im vierten Schritt soll das Geplante im Betrieb zur Realität werden. Hierzu gehört zum Beispiel Organisation, Personaleinsatz und Arbeit.

In der fünften und letzten Phase muss kontrolliert werden, ob die gewählte Vorgehensweise auch wirklich dafür gesorgt hat, dass die Pläne umgesetzt werden konnten. Hierfür wird in der Regel ein Soll-Ist-Vergleich herangezogen.

Statt dieser fünf Phasen werden häufig auch nur vier Phasen: Plan, Do, Check, Act im Rahmen des PDCA-Zyklus verwendet. Auch hierbei wird im Rahmen eines Soll-Ist-Vergleich der Fortschritt in der Check-Phase überprüft.

Aufgaben und Grundsätze

Beim Managementprozess lautet der Grundsatz: Ergebnisorientiertheit, Ganzheitlichkeit und Konstruktivität. Es ist von Bedeutung, dass das Management sich auf das Wesentliche fokussiert und sich dabei auf seine persönlichen Stärken konzentriert. Auch bei den Mitarbeitern sollte der Manager dafür Sorge tragen, dass sie Vertrauen in sich und ihre Fähigkeiten haben. Eine solche Vorgehensweise führt zu einer ehrlichen und positiven Atmosphäre, die eine Leistungssteigerung begünstigt.

Die Aufgaben eines Managementprozesses bzw. die Managementfunktionen lassen sich in den verschiedenen Phasen wiederfinde. Konkret bedeutet das: Planung, Organisation, Koordination, Diskussion, Berichterstattung, Einweisung und Kontrolle.

Managementprozess Beispiele

Ein Unternehmen hat ein erhöhtes Auftragsaufkommen und das Management beschließt deshalb, neue Mitarbeiter einzustellen. Dies ist ein einfaches Beispiel für einen Managementprozess. Hier wird außerdem sichtbar, dass es sich nicht um eine einzige Entscheidung oder eine einzige Handlung handelt. Stattdessen findet ein fortwährender Prozess statt, der Planung, Handlung und Kontrolle vereint.

Dabei ist das Einstellen neuer Mitarbeiter aber selbst kein Teil eines Managementprozesses. Das Recruiting von neuem Personal gehört zu den Unterstützungsprozessen. Lediglich der Prozess, der die Zielsetzung der Neueinstellung erzeugt hat, ist ein Managementprozess. Man könnte ihn in diesem Fall auch als Strategieprozess bezeichnen. Alle Prozesses, in denen die Führungsebene oder andere Teile des Unternehmens strategisch arbeiten, gehören in der Regel zu den Managementprozessen.

Das Unternehmen steht vor einer Herausforderung: Mit dem aktuellen Vorgehen und den aktuellen Mitteln lässt sich das Auftragsvolumen nicht bewältigen. Das Ziel des Unternehmens ist also, eine bestimmte Anzahl an Aufträgen in einer bestimmten Zeit abarbeiten zu können. Im nächsten Schritt wird gedanklich in die Zukunft geschaut: Wie kann das Ziel erreicht werden? Wie viel Zeit wird benötigt? Wie viel Personal wird gebraucht? Das Management kommt nach sorgfältigem Abwägen zu der Entscheidung, dass das Einstellen einer bestimmten Anzahl an Personen zum Ziel führen kann. Nun wird der Plan in die Realität umgesetzt - nach einigen Vorstellungsgesprächen sind die neuen Mitarbeiter eingestellt. Um die Zielerreichung zu kontrollieren, überprüft der Vorgesetzte in regelmäßigen Abständen, ob der Ist-Zustand dem Soll-Zustand entspricht. Ist dies nicht der Fall, wird die Vorgehensweise überarbeitet und angepasst.

Managementfehler

Kommt es in einem Unternehmen zu Managementfehlern, liegt das häufig daran, dass ungeeignete Methoden angewendet werden. Auch wenn die Methoden stimmen, aber schlecht umgesetzt werden, kann das Folgen haben. Manager können außerdem Verfahren anwenden, die für das Unternehmen schlichtweg keinen Nutzen haben.

Es kann sein, dass ein Manager in entscheidungspsychologische Fallen tappt: Verzerrungen, Auslassungen und Vereinfachungen sind schwer zu umgehen, wenn man dafür nicht sensibilisiert ist. Auch kann es passieren, dass ein Manager, dem die nötigen Kenntnisse über Geschäftsprozesse fehlen, Entscheidungen trifft, die fatale Folgen für das Unternehmen haben. Teilweise ist es so, dass sich das Management zwar darüber im Klaren ist, dass sich etwas ändern muss, aber einfach nicht weiß, wie. In einer hilflosen Lage wie dieser ist das Finden von sinnvollen Alternativen schwieriger als sonst. Hat ein Manager sich erst einmal für ein Vorgehen entschieden, sollte er trotzdem immer die Faktenlage im Auge behalten. Wenn sich diese deutlich verändert hat und er trotzdem an seinen Entscheidungen festhält, leidet das Unternehmen darunter.

All diese Managementfehler können dafür sorgen, dass das Unternehmen Ressourcen verschwendet. Zeit, Arbeit und Kapital sind wertvoll und sollten nicht unbedacht durch die Anwendung unpassender Managementmethoden vergeudet werden. Im schlimmsten Fall hat das Unternehmen noch größere Schäden zu tragen: Von einem Imageschaden oder einer Insolvenz wird es sich nicht so schnell erholen.

Management by Konzepte / Managementkonzepte-Techniken

Management by Konzepte sind Managementtechniken, bei denen ganz bestimmte Aspekte hervorgehoben werden. Bei allen Konzepten geht es jedoch darum, wie und inwiefern der Vorgesetzte und die Mitarbeiter interagieren. In den meisten Fällen übernimmt der Vorgesetzte die Rolle des Koordinators bzw. der Führung, während die Mitarbeiter sich aktiv am Entscheidungsprozess beteiligen.

Management by Exception

Bei dieser Führungstechnik dürfen und sollen die Mitarbeiter nach ihrem eigenen Wissen und Gewissen handeln, solange keine Ausnahmesituation eintrifft. In Routinefällen und normalen Situationen entscheiden sie selbstständig, erst in Ausnahmefällen greift der Vorgesetzte ein. In der Regel wird bei diesem Managementkonzept ein Normalfall definiert.

Management by Delegation

Delegation bedeutet, dass Aufgaben von einer Person auf eine andere übertragen, also ausgelagert werden. Bei diesem Managementkonzept überträgt der Vorgesetzte nicht nur Aufgaben, sondern auch die Verantwortung auf die Mitarbeiter. Diese treffen bezüglich der Aufgabe selbstständig Entscheidungen und wickeln sie vollständig ab.

Management by Results

Bei dieser Führungstechnik liegt das Hauptaugenmerk auf den Resultaten: Die Führungsperson überwacht laufend und präzise, welche Ergebnisse die Mitarbeiter erzielen.

Management by Crisis

Krisen könne für ein Unternehmen eine schwierige Zeit, aber auch neue Perspektiven und Denkansätze bedeuten. Bei dieser Führungstechnik provoziert das Management bewusst Krisen oder führt diese herbei, um davon zu profitieren. Das Ziel ist also, bessere Ergebnisse zu erzielen, als es unter normalen Umständen möglich wäre.

Management by Objectives

Bei diesem Managementkonzept werden die Ziele nicht von der Führung, sondern vom Vorgesetzten und dem Mitarbeiter gemeinsam festgelegt. Anschließend entscheidet der Mitarbeiter, wie er das Ziel erreichen will. Abschließend findet nach einer bestimmten Zeit die Kontrollphase statt: Hier findet eine Vergleich zwischen dem Ist- und dem Soll-Zustand statt.

Management by Projects

Im Mittelpunkt dieser Führungstechnik stehen Projekte: Diese können unterschiedlicher Natur sein, werden aber immer im Team bewältigt.

Management by Motivation

Das Management by Motivation Konzept hat zum Ziel, die Mitarbeiter gezielt zu motivieren. Hierfür geben die Vorgesetzten den Mitarbeitern Anreize, die sie zu einer besseren Leistung anregen sollen.

Managementprozess - Weiterführende Links

• https://www.youtube.com/watch?v=LqlJQ9mP4Pk&ab_channel=Prof.Dr.KaiReinhardt
• https://hpi.de/fileadmin/user_upload/fachgebiete/plattner/teaching/EnterpriseApplications/SS2019/01_Unternehmsanwendungen_20190414.pdf
• https://de.wikipedia.org/wiki/Managementprozess

Managementprozess - Literatur

• Fredmund Malik: Strategie des Managements komplexer Systeme. 9. Auflage, 2006, ISBN 978-3-258-07116-9.
• Horst-Joachim Rahn: Unternehmensführung. 9. Auflage, Herne 2015, ISBN 978-3-470-43019-5.
• Walter Simon: Moderne Managementkonzepte von A-Z.Gabal, 2002, ISBN 3-89749-249-0.

FAQ - Managementprozess

Was sind die Hauptaufgaben im Managementprozess?

Die Hauptaufgaben im Managementprozess umfassen die Planung, Organisation, Koordination, Diskussion, Berichterstattung, Einweisung und Kontrolle.

Was versteht man unter einer Prozesslandschaft?

Eine Prozesslandschaft bzw. Prozesslandkarte soll den Beteiligten schnell und einfach einen Überblick über die bestehenden Prozesse verschaffen. Sie soll deutlich machen, welche Prozesse es in der Organisation gibt und wie diese zusammenhängen

Was sind Managementfunktionen?

Die Managementfunktionen beinhalten die Planung bzw. Zielsetzung, die Organisation, den Einsatz von Personal, die Führung sowie die anschließende Kontrolle der Ergebnisse.