Kontinuierlicher Verbesserungsprozess

Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) ist eine Vorgehensweise bei der inkrementellen Verbesserungen von Arbeitsabläufen in Unternehmen. Dabei werden Prozesse in kleinen Schritten immer weiter verbessert, um die Effizienz und die Effektivität des ganzen Unternehmens langfristig zu stärken. Man bezeichnet KVP als kontinuierlich, weil die Verbesserungen in sehr kleinen Schritten vonstattengehen und auch kein Ende definiert ist. Immer, wenn eine Verbesserung möglich erscheint, wird diese in den KVP integriert. Die betroffenen Prozesse können Kern-, Unterstützungs-, und Managementprozesse sein.

Der kontinuierliche Verbesserungsprozess ist eines der Grundprinzipien des Qualitätsmanagements und ein Hauptbestandteil der ISO 9001 Norm.

KVP - Definition

Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess ist ein Prozess, der darauf ausgelegt ist, die Prozesse eines Unternehmens inkrementell zu verbessern. Durch die fortlaufende Verbesserung der Unternehmensprozesse durch den KVP soll langfristig Produkt- und Servicequalität gleichermaßen steigen.

Bei KVP handelt es sich auch um eine Denkweise, die es im Unternehmen zu etablieren gilt. Jeder Mitarbeiter soll dazu angehalten sein, die Prozesse immer weiter zu verbessern zu wollen und eigene Ideen einbringen. Meist existiert hierzu eine Art Ideenmanagmenet, in das Ideen aus einem betrieblichen Vorschlagswesen, bei dem jeder Ideen einreichen kann, Arbeitsgruppen und weiteren Quellen einfließen.

Voraussetzungen - Kontinuierlicher Verbesserungsprozess

Zu den Voraussetzungen für einen funktionierenden Kontinuierlichen Verbesserungsprozess gehört in erster Linie der Wille der Unternehmensführung, die Vorschläge auch umzusetzen. Dazu kann es hilfreich sein, die Arbeitsgruppen oder sogar die Prozessbeteiligten selbst, wenn diese mit Ideen auf das Ideenmanagement zukommen, zur Umsetzung zu ermächtigen.

Die Motivation der Belegschaft zum Mitmachen kann langfristig nur aufrechterhalten werden, wenn die Vorschläge auch zeitnah in die Umsetzung kommen. Ansonsten haben die Mitarbeiter das Gefühl, dass ihre Ideen gar keinen Einfluss haben, wodurch die Mithilfe schnell abnimmt. Dabei lebt eine KVP von der Motivation der Belegschaft. Das Besondere an einem KVP ist insbesondere, dass die Verbesserungen nicht nur in einer zentralen Stelle entstehen, die sich aufgrund ihrer Analysen überlegen, wie man einen Prozess verbessern könnte. Stattdessen kann jeder seine Ideen einreichen und insbesondere Prozessbeteiligte können als Ideengeber oder in Arbeitsgruppen direkt ihre Vorschläge mit einbringen.

Durch den Einbezug der Prozessbeteiligten steigert dies nicht nur die Produktivität eines Prozesses, sondern auch die Motivation der Prozessbeteiligten und die Prozesstreue.

Es wird selbstverständlich auch vorkommen, dass Vorschläge aus der Belegschaft abgelehnt werden. Eine weitere Voraussetzung für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess ist daher der Umgang mit solchen Ablehnungen. Ablehnungen müssen in jedem Fall gut begründet werden - insbesondere, wenn der Vorschlag von einem Prozessbeteiligten kam. Das Unternehmen schürt sonst Unverständnis beim Personal.

Zusätzlich sollte das Unternehmen sein Personal auch zu kleinen Verbesserungen motivieren. Es geht schließlich nicht darum, nur die großen Verbesserungen vorzunehmen. Ganz im Einklang mit der kontinuierlichen Verbesserung sollten auch die kleinen Vorschläge Beachtung finden und in die Prozesse integriert werden. Viele kleine Verbesserungen können häufig mehr Einfluss haben, als eine große.

Ziele

Das Ziel des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses ist es, die Effizienz und Effektivität des Unternehmens zu erhöhen. KVP versucht, die Produktivität der einzelnen Prozesse zu steigern und dadurch dem ganzen Unternehmen zu mehr Leistung zu verhelfen. Es können zwar konkrete Ziele beim KVP in Bezug auf konkrete Prozesse gesetzt werden, aber wichtiger ist hier die Richtung und nicht die Vorgabe konkreter Ziele, weil die Verbesserungen fortlaufend erfolgen sollen.

KVP-Projekt Ablauf

In der Praxis gibt es unterschiedliche Ausprägungen eines kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Es gibt keine goldene Regel, die den Aufbau eines solchen Prozesses beschreibt. Beim Ablauf eines KVP-Projektes können Unternehmen jedoch folgendermaßen vorgehen:

• Festlegen, was verbessert werden soll.
• Den Ist-Zustand durch Kennzahlen beschreiben.
• Den Soll-Zustand durch die gleichen Kennzahlen beschreiben.
• Aktuelle Probleme beschreiben.
• Probleme gewichten.
• Zusammenhänge zwischen Problemen und Prozessen klären.
• Ideen zur Lösung sammeln.
• Lösungen in Maßnahmen überführen.
• Maßnahmen umsetzen.
• Verbesserungen überprüfen.

Sehr wichtig ist auch der letzte Schritt. Auch wenn es um die kontinuierliche Verbesserung von Prozesse geht, müssen Unternehmen überwachen, ob die Maßnahmen zu den gewünschten Verbesserungen geführt haben. Ansonsten läuft man Gefahr, dass vermeintliche Verbesserungen sich als Verschlechterungen entpuppen. Wenn dies zu häufig passiert und keine Kontrollinstanz die Fehler korrigiert, dann wird aus dem vermeintlichen kontinuierlichen Verbesserungsprozess eine kontinuierlicher Verschlechterungsprozess. Darunter leidet irgendwann die Produktivität des gesamten Unternehmens. Demnach ist es essentiell, sich mit der Bewertung von Änderungen zu beschäftigen. Nur durch die fortlaufende Überwachung stellen Unternehmen sicher, dass sie ihre Prozesse in der Praxis nicht verschlechtern.

Falls einmal eine Verschlechterung in den Kennzahlen deutlich wird, ist dies jedoch nicht weiter schlimm. Sie können den Prozess einfach in den Zustand zurückversetzen, wie er vor den Maßnahmen war - nicht jede Änderung muss sich immer als Verbesserung entpuppen.

Kontinuierlicher Verbesserungsprozess Methoden

Die klassische KVP-Methode ist der PDCA-Zyklus. PDCA ist eine Methode aus der Qualitätsentwicklung und steht für Plan-Do-Check-Act. Dieser Zyklus beschreibt das Kreislaufverhalten der vier Aufgaben: planen, handeln, kontrollieren, agieren. Er stellt eine gute Vorgehensweise im KVP dar, weil Planung und Kontrolle hier Beachtung finden. Beide Bereiche können ohne eine konkrete Methode im KVP schnell untergehen, obwohl sie enorm wichtig für das Gelingen eines KVP-Projektes sind.

Kontinuierlicher Verbesserungsprozess Einsatzgebiete

Während der Ursprung des KVP-Gedanken in der Automobilindustrie liegt, kommt er heute fast in jeder Branche vor. Doch ist er immer noch in der Industrie dominierend. Generell lässt sich ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess in jedem Unternehmen einführen, in dem es fest definierte Prozesse gibt, die es zu optimieren gilt.

So kann KVP beispielsweise in Software-Unternehmen große Vorteile bringen. IT-Unternehmen haben meist keine klassische Produktion, wie in der Industrie. Doch produzieren Software-Unternehmen eben doch etwas - und zwar Software. Zur Produktion von Software gibt es in viele Unternehmen Prozesse, die man befolgt. Zur Verbesserung dieser Abläufe kann KVP beitragen.

Doch auch in reinen Dienstleistungsunternehmen gibt es Arbeitsabläufe, die sich durch KVP optimieren ließen. Die Optimierung muss sich schließlich nicht immer auf die produzierenden Prozesse beziehen. Auch Prozesse in der Buchhaltung oder dem Personalmanagement lassen sich auf diese Weise optimieren und solche Prozesse kommen in jedem Unternehmen vor.

Geschichte

Der kontinuierliche Verbesserungsprozess ist mit dem japanischen KAIZEN zu vergleichen. Beide Begriffe werden meist Synonyme verwendet. Kaizen ist auf die Qualitätsbewegung in den 1950er Jahren zurückzuführen. Damals hat vor allem Toyota diese Vorgehensweise etabliert. Bei Toyota setzt man auf Arbeitsgruppen, die in einer Art Workshop ihre Vorschläge zusammentragen.

In den 90er Jahren erhielt der Kaizen-Grundgedanke auch immer mehr Einzug in die deutsche Automobilindustrie. Die japanischen Fahrzeuge galten damals als sehr qualitativ hochwertig und waren insbesondere den amerikanischen Fabrikaten in puncto Verarbeitung weit überlegen. In Deutschland setzte man daher auch vermehrt auf dieses Prinzip. Zunächst nutzt man den KVP in der Fertigung und der Montage. Nach und nach breitete sich der KVP aber auch alle Arbeitsbereiche und auf alle Branchen aus. Sogar die Bundeswehr führte den KVP unter dem Namen "Kontinuierliches Verbesserungsprogramm" ein.

Heutzutage trifft man KVP in größeren Unternehmen aller Branchen an. Hier bezeichnet man die Arbeitsgruppen meist als Ideen- oder als Innovationszirkel. Diese Zirkel sind eine Weiterentwicklung der "Qualitätszirkel" aus den 1980er Jahren, die schon damals in der deutschen Industrie aufkamen, aber sich nicht durchsetzen konnten.

Vorteile

Durch die fortlaufende Optimierung aller Prozesse, die zudem auch noch von der Belegschaft zum großen Teil selbst eingebracht werden, erhöht sich die Produktivität aller Prozesse langfristig. Da viele Vorschläge aus der Belegschaft selbst kommen, führt dies zudem auch zu einer erhöhten Prozesstreue. Wenn nur ein zentrales Prozessmanagement Ideen umsetzen würde, dann könnte das schnell zu Unverständnis bei den Prozessbeteiligten führen, wenn sie die Änderungen nicht nachvollziehen können. Wenn die Vorschläge stattdessen von den Beteiligten selbst kommen, erhöht sich dadurch die Prozesstreue.

Ein weiterer Vorteil eines KVP, ist die Geschwindigkeit der Verbesserungen. Da jeder Vorschläge machen kann, kommen sehr schnell viele Ideen zusammen und lassen sich evaluieren. Nicht jede Idee wird die Prozessleistung deutlich steigern, aber jeder kleine Schritt bringt ein wenig mehr Produktivität.

Kontinuierlicher Verbesserungsprozess Beispiel

Einige Beispiele für KVP lassen sich schon im Büro finden. Generell ist KVP ein Denkansatz, um fortlaufende Verbesserungen entstehen zu lassen. Das bedeutet auch, dass jede entstandene Verbesserung ein Beispiel für KVP sein kann. Wenn man beispielsweise ein Büro betrachtet, lassen sich hier schon viele Beispiele finden:

• Für umfangreiche Aufgaben gibt es Checklisten und Vorlagen
• Farben werden für Kategorisierungen von Ordnern o.Ä. genutzt
• Häufige Telefonnummern sind eingespeichert
• Dokumente und Dateien sind klar geordnet und benannt, wodurch sie sich schnell wiederfinden lassen.

FAQ - Kontinuierlicher Verbesserungsprozess

Was sind KVP Maßnahmen?

KVP Maßnahmen sind alle Maßnahmen, die im Rahmen eines KVP-Projektes zur iterativen Verbesserung von Prozessen umgesetzt werden. Dazu können vermeintliche Kleinigkeiten wie das Einführen von beschrifteten Ablagen für Schreibtische gehören. Gleichermaßen können aber auch große Änderungen entstehen, die einen Prozess verändern, indem man beispielsweise Maschinen in der Produktion austauscht.

Was sind die Ziele von KVP?

Ziel des KVP ist die kontinuierliche Verbesserung von Prozessen durch kleine, inkrementelle Schritte. Langfristig steigert dies die Effizienz und Effektivität des Unternehmens und führt zu einer höheren Wettbewerbsfähigkeit. Für bestimmte Prozesse lassen sich jedoch auch konkrete Ziele wie Verbesserungen in der Servicequalität oder Kostensenkungen formulieren, die man durch KVP zu erreichen versucht.

Was versteht man unter KVP?

KVP steht für "kontinuierlicher Verbesserungsprozess". KVP beschreibt den Denkansatz, der fortlaufenden Verbesserung von Arbeitsabläufen in Unternehmen in den Vordergrund stellt. Die Verbesserungen der Prozesse erfolgen in kleinen Schritten und kontinuierlich.

Sind KVP und Kaizen das Gleiche?

KVP und Kaizen sind streng genommen nicht das Gleiche, man nutzt beide Begriffe meist synonym. KVP ist im Grunde eine Entwicklung aus dem japanischen Ansatz Kaizen.