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18.12.2021

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Formulare digitalisieren: Digitale Formulare unkompliziert erstellen

Formulare digitalisieren - Digitale Formulare

Fast jedes Unternehmen nutzt das ein oder andere Formular. In vielen Unternehmen sind die meisten Formulare schon digitalisiert. Dennoch setzen immer noch viele große Unternehmen auf Papierformulare, die umständlich gescannt oder manuell übertragen werden müssen. Beim Formulare digtitailisieren entstehen für Unternehmen enorme Vorteile.

Inhaltsverzeichnis Formulare digitalisieren

  1. Was ist ein digitales Formular?
  2. Formulare digitalisieren: Formulararten
  3. Wozu brauchen Unternehmen Formulare?
  4. Formulare digitalisieren: Vorteile von digitalen Formularen
  5. Formulare digitalisieren: Flexibilität von digitalen Formularen
  6. Formulare digitalisieren: Vorgehensweise
  7. Formulare für mobile Endgeräte digitalisieren
  8. Wie erstellt man digitale Formulare?
  9. Tipps für die Digitalisierung von Formularen
  10. Formulare digitalisieren mit linqi
  11. Formulare digitalisieren: FAQ

Was ist ein digitales Formular?

Ein digitales Formular ist im Grunde erstmal nur das digitale Äquivalent zum Formular auf dem Papier. Ein Kontaktformular auf einer Website ist beispielsweise ein digitales Formular. Wenn man in Unternehmen davon spricht, Formulare zu digitalisieren, dann geht es meist um die Vereinfachung von Anträgen wie zum Beispiel Urlaubsanträgen.

Formulare digitalisieren: Formulararten

Grundlegend gibt es zwei verschiedene Arten von Formularen: Überprüfungsformulare und solche Formulare, die einen Folgeprozess in Gang setzen. Zu den Überprüfungsformularen gehören Formulare, die bescheinigen, dass eine Tätigkeit ausgeübt wurde. Bei Formularen, die einen Folgeprozess in Gang setzen, handelt es sich um häufig um Anträge (Urlaubsanträge, Reisekostenabrechnung, Materialbestellungen, etc.).

Auch wenn man allgemein von nur zwei verschiedenen Arten von Formularen spricht, kann es im gesamten Unternehmen eine Vielzahl an Ausprägungen dieser beiden Arten geben.

Wozu brauchen Unternehmen Formulare?

Unternehmen setzen Formulare in ganz unterschiedlichen Bereichen ein. Sie können der Bestätigung eines Vorgangs (Überprüfungsformulare) dienen oder in Form von Anträgen daherkommen (Homeoffice-Antrag, Urlaubsantrag, Materialienbestellung, usw.).

Fast jedes Unternehmen verwendet Formulare und gegen Formulare spricht auch nichts. In größeren Unternehmen lässt sich der Einsatz von Formularen sogar gar nicht verhindern. Sobald viele Fachbereiche miteinander agieren, die sich untereinander gar nicht persönlich kennen, garantieren Formulare eine gewisse Prozesstreue und nachvollziehbare Abwicklung.

Problematisch wird es erst, wenn Unternehmen weiterhin auf Papierformulare setzen und Formulare nicht digitalisieren. Das Formulare digitalisieren geht mit einer Reihe von Vorteilen einher, die bei Papierprozessen gar nicht möglich wären.

Formulare digitalisieren: Vorteile von digitalen Formularen

Die Vorteile davon, Formulare zu digitalisieren liegen klar auf der Hand:

  • Die Korrektheit der Eingaben kann sichergestellt werden und es gibt direktes Feedback.
  • Datensicherheit: In Papierform gehen Formulare leicht verloren. Ausgefüllte digitale Formulare werden automatisch archiviert und sind leicht auffindbar.
  • Prozessdigitalisierung: Arbeitsschritte, die auf das Ausfüllen eines Formulars folgen, können automatisch in Gang gesetzt werden.
  • Zeitersparnis: Viele Arbeitsschritte erfolgen automatisiert. Niemand muss das Formular noch einscannen, abheften oder Ähnliches.
  • Kostensenkung: Durch eine erhöhte Effizienz und ein verringertes Fehlerpotential sinken die Kosten im Zusammenhang mit Prozessen, die von Formularen abhängig sind.
  • Umweltschutz: Durch digitale Formulare sparen Unternehmen Papier.

Der Nutzen der Formulardigitalisierung überwiegt ganz klar die Kosten, sodass es sich für so ziemlich jedes Unternehmen lohnt alte Papierformulare durch moderne digitale Formulare und digitalisierte Prozesse zu ersetzen.

Formulare digitalisieren: Flexibilität von digitalen Formularen

Digitale Formulare sind im Vergleich zu analogen ungeheuer flexibel, denn Sie lassen sich von einem zentralen Punkt verwalten. Stellt man sich beispielsweise einen Urlaubsantrag auf Papier vor, so muss, wenn das Formular angepasst wird, überall das Formular ausgetauscht werden.

Handelt es sich dabei um ein Formular, welches von zentraler Stelle aus ausgedruckt wird, ist dies noch verhältnismäßig einfach. Wenn dieses Formular allerdings an unterschiedlichen Stellen zu finden ist, können Sie sich sicher sein, dass es ein Ding der Unmöglichkeit wird, in Zukunft nur noch das neue Formular als Antrag zu erhalten.

Bei digitalisierten Formularen ist dies fundamental anders. Der Urlaubsantrag wird innerhalb der Software ausgefüllt und abgeschickt. Jeder sieht das gleiche Formular und wenn dieses überarbeitet wurde, dann ist es auch gleich überall aktualisiert. Es kann gar nicht mehr vorkommen, dass jemand ein veraltetes Formular ausgedruckt hat und einreicht.

Auch bei der Integration in Prozesse sind digitale Formulare um einiges flexibler. Bleiben wir mal bei dem Beispiel des Urlaubsantrag. Bei analogen Formularen wird der Antrag entweder eingescannt und per Mail verschickt oder mit der Hauspost an die zuständige Person.

Hier kann es schnell zu Fehlern kommen. Der Antrag geht in der Hauspost verloren oder der Ansprechpartner wechselt und der Antrag kommt nie bei der richtigen Person an. Solche Fehlerquellen sind bei digitalen Formularen denkbar einfach zu umgehen. Da die Formulare über die Software automatisch an die richtige Person weiterleitet werden, ist auch eine Aktualisierung des Empfängers sehr leicht möglich. Es muss lediglich verändert werden, wer diesen Antrag bearbeiten soll.

Die gleiche Flexibilität kommt Ihnen übrigens im ganzen Prozess zu gute. Durch ein geeignetes System kann der gesamte Prozess innerhalb der Plattform abgearbeitet werden und falls der Arbeitsablauf geändert wird, ist dies direkt für jeden ersichtlich. Das Prozessmanagement muss niemanden mehr über den neuen Ablauf unterrichten, da dies vollkommen automatisch abläuft.

Formulare digitalisieren: Vorgehensweise

Bevor Sie die Formulare digitalisieren sollten Sie sich einen Überblick über die Gesamtsituation verschaffen und eine grobe Analyse durchführen. Beantworten Sie dabei folgende Fragen:

  • Welche Formulare verwenden wir im Unternehmen aktuell?
  • Gibt es Redundanzen? Können Formulare zusammengefasst werden?
  • Welche Formulare lassen sich mit einem guten Kosten-Nutzen-Verhältnis digital gestalten?

Mit diesen drei Fragen haben Sie sich und dem Unternehmen einen ersten Überblick über die aktuelle Lage verschafft. Im nächsten Schritt geht es dann darum, die Formulardigitalisierung zu priorisieren. Sie müssen also festlegen, welche Formulare zu welchem Zeitpunkt zu digitalisieren sind. Insgesamt ist die Vorgehensweise beim Formulare digitalisieren ähnlich zu der Prozessdigitalisierung. Das hängt auch damit zusammen, dass digitale Formulare Teil der Prozessdigitalisierung sein können. Ebenfalls kann sich an der Vorgehensweise zum Thema Prozesse einführen orientiert werden.

Nach der Priorisierung sollten Sie noch vor der konkreten Umsetzung möglichst viele Personengruppen, die die Formulare später verwenden, in den Prozess einbinden. Zu den Beteiligten gehört nicht nur die ausfüllende Seite, sondern es gehören auch die Empfänger dazu, die später mit den Angaben weiterarbeiten müssen. Diese Beteiligten können Ihnen helfen, bessere Formulare zu gestalten, indem Sie folgende Fragen beantworten:

  • In welcher Umgebung wird das Formular ausgefüllt?
  • Gibt es Angaben, das Personal standardmäßig überspringt?
  • Wie lange dauert das Ausfüllen eines Formulars?
  • Welche Angaben sollten noch erfasst werden?
  • Welche Angaben sind möglicherweise überflüssig?
  • Was stört das Personal aktuell am meisten im Zusammenhang mit diesem Formular?

Sicher fallen Ihnen selbst auch noch einige wichtige Fragen ein, die Ihnen dabei helfen können, die Formulare zu optimieren. Mit den genannten sechs Fragen, können Sie aber schon viel für die Optimierung tun.

Sobald Sie das Feedback der Beteiligten ausgewertet haben, kann es an die Umsetzung Formulardigitalisierung gehen. Wählen Sie zunächst eine Software, die Ihnen eine unkomplizierte, schnelle und einfache Lösung bietet. Eine solche Lösung ist zum Beispiel linqi. Mit linqi können Sie ganze Prozesse digitalisieren und haben das Digitalisieren von Formularen gleich als Teil der Software.

In der gewählten Software erstellen Sie nun die Formulare. Nutzen Sie dabei die Vorteile des Digitalen und vermeiden Sie es, nur genau das umzusetzen, was vorher schon auf dem Papier war. Einige Eingabefelder müssen möglicherweise nur erscheinen, wenn zuvor bestimmte Angaben gemacht wurden und nutzen Sie vor allem auch das Feedback, welches Sie in den vorherigen Schritten gewonnen haben.

Nachdem das Formular steht, können Sie es mit den Nutzern testen. Rollen Sie dieses digitale Format nicht direkt im ganzen Unternehmen aus, sondern gehen Sie schrittweise vor. Starten Sie mit einem Team, dann mit einer Abteilung und erst dann im ganzen Unternehmen. Das ist vor allem bei Anträgen wichtig, die jeder ausfüllt, wie einem Urlaubsantrag.

Wenn Sie all das umgesetzt haben, können Sie mit dem nächsten Formular beginnen.

Formulare für mobile Endgeräte digitalisieren

Insbesondere wenn Unternehmen Formulare digitalisieren, die die Belegschaft nicht nur vom Büro aus ausfüllt, sollten auch mobile Endgeräte wie Smartphones und Tablets nicht zu kurz kommen.

Zwei gute Bespiele sind der technische Support, der zu Kunden fährt, um Probleme zu beheben oder der Vertrieb im Außendienst. Der eine möchte gerne einen abgeschlossenen Fall möglichst einfach dokumentieren und das geht auf dem Diensthandy deutlich schneller und einfacher, als wenn man dafür ein Laptop dabei haben muss.

Der andere möchte sein CRM nach einem Termin direkt pflegen. Auch dies lässt sich angenehmer erledigen, wenn man dies auf dem Smartphone tun kann, als wenn dafür eine Laptop parat sein muss.

Die mobile Anpassung der digitalen Formulare ist also nicht immer notwendig, ergibt allerdings in vielen Fällen Sinn, gerade wenn von unterwegs aus gearbeitet wird. Bei der Softwareauswahl sollten Sie daher auch beachten, dass Formulare standardmäßig mobiloptimiert sind. Dies ist beispielsweise eines der Features, das linqi bietet.

Wie erstellt man digitale Formulare?

Wie man digitale Formulare erstellt, ist vor allem von der Software abhängig, die Sie dafür verwenden. Einige Lösungen helfen Ihnen dabei per Drag & Drop ausfüllbare PDFs zu erstellen. Andere Formulare sind wiederum direkt in eine dafür vorgesehene Umgebung integriert, in der die Daten gleich erfasst und zur Weiterverarbeitung bereit stehen.

Es gibt Lösungen, in denen sie selbst die Formulare "programmieren" müssen, in dem Sie sie mit einer Designsprache beschreiben. Das ist natürlich dann ungeeignet, wenn Nicht-ITler später die Formulare betreuen. Deshalb gibt es auch Low-Code und No-Code Lösungen. Vom Namen der beiden Ansätze lässt sich schon ableiten, wie sie sich unterscheiden.

Low-Code braucht ein wenig Programmierexpertise, aber nicht in jedem Fall. Software die auf Low-Code setzt, schafft es, dass nicht unbedingt ein ITler für die Umsetzung gebraucht wird. Allerdings sollte die Person, die mit der Software arbeitet, schon über eine gewisse Expertise und technisches Verständnis verfügen.

No Code Digitalisierung von Formularen

Bei No-Code hingegen braucht es so gut wie keine IT-Expertise mehr. Drag & Drop Designer, wie auch linqi diesen anbietet, sorgen dafür, dass im Endeffekt jeder, der einen Computer bedienen kann, auch ein Formular digitalisieren kann.

No-Code ist beim Formulare digitalisieren damit selbstverständlich am vorteilhaftesten. Zu Beginn digitalisiert ein Unternehmen wahrscheinlich erst Formulare in Abteilungen, die sowieso technikaffin sind. Das sind jedoch nicht die Formulare, die den meisten Mehrwert bringen. Vor allem Formulare wie Urlaubsanträge, die in jeder Abteilung vorkommen, sollten langfristig digitalisiert werden.

Möglichst kostengünstig gelinkt dies, wenn dafür nicht zusätzlich Expertise in der IT aufgebaut wird, sondern dies direkt in den Betroffenen Abteilungen durch No-Code-Software geschehen kann.

Tipps für die Digitalisierung von Formularen

Nicht gleich ins kalte Wasser springen

Digitalisieren Sie nicht alle Formulare im Unternehmen auf einmal. Beginnen Sie langsam und wählen Sie 1-3 Formulare aus, an denen Sie testen können. Als erstes Formular wählen Sie beispielsweise eines mit Nachweischarakter, das keine Folgeprozesse in Gang setzt. Sobald Sie damit fertig sind und Sie nun das zweite Formular digitalisieren, können Sie ein Formular mit Folgeprozess wählen.

Als zweites Formular bietet sich beispielsweise der Homoffice- oder Urlaubsantrag an. Hierbei sollten Sie auch schon direkt ein vernünftiges Testprotokoll integrieren. Etablieren Sie das digitale Formular nicht gleich im ganzen Unternehmen, sondern erstmal in einer Abteilung oder einem Team und weiten Sie den Nutzungskreis dann nach und nach aus.

Formulare digitalisieren: Die Umgebung bei der Ausfüllung beachten

Formulare werden in unterschiedlichen Umgebungen ausgefüllt. So wird der Urlaubsantrag in Ruhe im Büro am PC eingereicht. Das gilt aber für das Fehlerprotokoll des Technikers beim Kunden nicht. Hier geht es meist hektisch zu und Notizen werden zwischen Tür und Angel gemacht. Dementsprechend sollten auch die Formulare konzipiert sein.

Überfordern Sie das Personal gerade in hektischen Situationen nicht. Ein Formular, das auch einige Angaben verzichtet, aber vollständig ausgefüllt wurde, ist häufig mehr Wert als das Formular, in das nur das nötigste eingetragen wurde, weil eine vollständige Füllung der Zeilen den halben Tag dauert.

Das Layout individuell anpassen

Für das perfekte digitale Formular sollten Sie nicht auf einfach das Layout vom Papier kopieren. Die digitale Welt bietet Möglichkeiten, die das Papier nicht bietet. Einige Felder müssen beispielsweise nur dann angezeigt werden, wenn vorher eine bestimmte Eingabe vorgenommen wurde.

Formulare digitalisieren mit linqi

linqi ist eine Prozessplattform, die es Ihnen ermöglicht Prozesse zu digitalisieren. Damit Prozesse voll und ganz digitalisiert werden können, muss eine solche Plattform auch das Formulare digitalisieren beherrschen.

Mit linqi können Sie direkt innerhalb der Plattform Prozesse und Formulare mit dem Drag & Drop Designer erstellen. Ein beispielhafter Prozess für einen Urlaubsantrag könnte dann so aussehen.

Vorteile von linqi

Neben dem intuitiven Prozessdesigner, der es jedem auf No-Code Basis ermöglicht Prozesse und Formulare zu digitalisieren, gibt es eine ganze Reihe weiterer Features. linqi kann an andere IT-Schnittstellen angeschlossen werden und lässt sich auf diese Weise optimal in die gesamte Unternehmens-IT integrieren.

Darüber hinaus kommt linqi von Haus mit vielen Analysetools daher (zum Beispiel Heatmaps), die die spätere Optimierung und Anpassung deutlich vereinfachen.

Ein weiterer großer Vorteil die Weiterverarbeitung von Formularen. Da digitale Formulare bei linqi Teil eines Prozesses sind, werden die Daten anschließend genau an die Person gesendet, die damit weiterarbeiten kann. Es muss sich bei der Weiterverarbeitung sogar nicht mal um eine Person handeln. Eine Weiterverarbeitung ist auch maschinell, auf Grundlage von eingestellten Regeln möglich.

Urlaubsanträge Formulare digitalisieren Beispiel

Formulare digitalisieren: FAQ

Welche Arten von Formularen gibt es?

Es gibt grundlegend zwei Arten von Formularen: Formulare, die einer Überprüfung oder einem Nachweis dienen. Also solche, die als Bestätigung ausgefüllt wurden. Die zweite Art sind Antragsformulare, die einen Prozess in Gang setzen und weiterverarbeitet werden (zum Beispiel Urlaubanträge).

Was heißt digital ausfüllen?

Digital ausfüllen bedeutet, dass ein Formular oder Ähnliches nicht auf dem Papier ausgefüllt wird (analog), sondern direkt am Computer, Smartphone oder Tablet, wo die Daten dann in der Software erfasst werden und für die Weiterverarbeitung bereit stehen. Ein einfaches Beispiel ist das Kontaktformular einer Website.

Welche Aufgaben können Formulare im digitalen Bereich übernehmen?

Digitale Formulare können die gleichen Aufgaben wie auch Papierformulare übernehmen, darüber hinaus aber auch vieles vereinfachen. So müssen die eingegebenen Daten nicht erst manuell übertragen bzw. erfasst werden, sondern stehen direkt der Weiterverarbeitung zur Verfügung.