Ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK) - einfach erklärt

Wer einen Prozess innerhalb seines Unternehmens grafisch darstellen möchte, hat die Wahl zwischen vielen verschiedenen Prozessmodellen. Im deutschsprachigen Raum wird hierfür vor allem die Ereignisgesteuerte Prozesskette häufig genutzt. Grund dafür sind besonders die überschaubaren Regeln, die es bei der Erstellung und Analyse der Ereignisgesteuerten Prozesskette zu beachten gilt - das macht die EPK besonders anwenderfreundlich. Bevor Sie eine Ereignisgesteuerte Prozesskette selbst erstellen, sollten Sie sich mit den verschiedenen Symbolen, Syntaxregeln sowie den Vor- und Nachteilen der EPK vertraut machen.

Ereignisgesteuerte Prozesskette erklärt

Die Ereignisgesteuerte Prozesskette, kurz EPK, gehört zur Gruppe der Prozessmodelle. Als semiformale, grafische Modellierungssprache ist es mit der EPK möglich, verschiedenste Geschäftsprozesse einfach und strukturiert darzustellen. Sind die Vorgänge innerhalb eines Unternehmens erst einmal veranschaulicht, können Sie das Modell als Basis für Analysen und mögliche Optimierungen nutzen.

Klar definierte Elemente sowie eindeutige Syntaxregeln sorgen dafür, dass die Ereignisgesteuerte Prozesskette auch für Laien verständlich ist. Die Erstellung und Analyse einer EPK ist daher verhältnismäßig einfach.

Die Ereignisgesteuerte Prozesskette besteht aus Ereignissen, Funktionen sowie Konnektoren, die die anderen Elemente miteinander verknüpfen. Verbunden sind die Elemente durch sogenannte Verbindungspfeile. Eine erweiterte Form der EPK, die erweiterte Ereignisgesteuerte Prozesskette, ergänzt die EPK um zwei weitere Elemente: Informationsobjekte sowie Organisationseinheiten.

EPK Definition / Allgemeines

Bei der Ereignisgesteuerten Prozesskette (EPK) (im Englischen: "Event Driven Process Chain") handelt es sich um eine semiformale Modellierungssprache. Die EPK kann dazu verwendet werden, modellierte Prozesse innerhalb eines Unternehmens grafisch darzustellen, wobei das Konzept der Logik folgt. Die Ereignisgesteuerte Prozesskette besitzt einige klar definierte Syntaxregeln, wodurch sie für Anwender verhältnismäßig einfach zu erstellen und leicht zu lesen ist.

Die Ereignisgesteuerte Prozesskette geht auf eine von August-Wilhelm Scheer Arbeitsgruppe im Jahr 1992 zurück. Während eines Forschungsprojektes der SAP SE zur semiformalen Beschreibung von Geschäftsprozessen entwickelte sie die EPK. Die Ereignisgesteuerte Prozesskette stellt einen wesentlichen Bestandteil des ARIS-Konzepts dar, wobei ARIS für die "Architektur integrierter Informationssysteme" steht.

Eine EPK besteht aus drei wesentlichen Grundelementen: Ereignisse, Funktionen und Verknüpfungsoperatoren. Ein Ereignis beschreibt das Eintreten eines betriebswirtschaftlichen Zustands, welches wiederum eine Aktivität auslöst. Ein Ereignis ist passiv, hat also keine Entscheidungskompetenz.

Die durch das Ereignis ausgelöste Aktivität wird bei der Ereignisgesteuerten Prozesskette als Funktion bezeichnet. Sie formuliert also eine Aktion bzw. Tätigkeit, die eine gewisse Zeit in Anspruch nimmt. Im Gegensatz zum Ereignis verfügt eine Funktion über eine gewisse Entscheidungskompetenz.

Die verschiedenen Verknüpfungsoperatoren bzw. Konnektoren spalten oder vereinigen den Kontrollfluss. Es wird zwischen Und-, Oder- und Exklusives-Oder-Verknüpfungen unterschieden.

Auch Prozesswegweiser können in einer Ereignisgesteuerten Prozesskette vorkommen, sind aber nicht unbedingt erforderlich. Sie zeigen an, dass eine Verbindung zu einem anderen Prozess, also einem Unterprozess, besteht.

Symbole und Syntaxregeln

Symbole

Die Darstellung der wesentlichen Teile einer Ereignisgesteuerten Prozesskette ist simpel: Es gibt Funktionen, Ereignisse und Operatoren. Die Operatoren lassen sich noch einmal in den Oder-Operatoren, den Und-Operatoren sowie den XOder- bzw. Exklusives-Oder-Operatoren einteilen. Auch Prozesswegweiser können in eine Ereignisgesteuerte Prozesskette eingebaut werden.

Ereignisse werden durch ein, häufig rotes, sechseckiges Symbol gekennzeichnet, in welchem das eingetretene Ereignis benannt ist. Eine Funktion kennzeichnen Sie durch ein Rechteck mit abgerundeten Ecken, das in der Regel grün eingefärbt ist. Einen Prozesswegweiser erkennen Sie daran, dass ein Sechseck zum Teil durch ein Rechteck mit abgerundeten Ecken verdeckt ist.

Alle Arten von Operatoren bzw. Verknüpfungen werden mit Hilfe eines kleinen Kreises dargestellt - nur der Inhalt unterscheidet sich. Bei einer Und-Verknüpfung enthält der Kreis ein umgedrehtes großes V (Ʌ), bei einer Oder-Verknüpfung ein großes V. Der Exklusives-Oder-Operator ist durch einen Kreis mit einem großen X gekennzeichnet.

Zusätzlich gibt es in der erweiterten Ereignisgesteuerten Prozesskette (eEPK) Organisationseinheiten und Informationsobjekte. Eine Organisationseinheit wird in der eEPK durch ein meist gelbes Oval dargestellt, das vor dem linken Rand eine senkrechte Linie enthält. Das Informationsobjekt erkennen Sie an seiner rechteckigen Form.

Verbindungen zwischen den verschiedenen Elementen der EPK werden durch Verbindungspfeile hergestellt. Diese gerichteten Pfeile verknüpfen zwei Elemente, wobei die Richtung des Pfeils die Flussrichtung (in der Regel von oben nach unten) angibt.

Syntaxregeln

Um eine Ereignisgesteuerte Prozesskette korrekt erstellen zu können, müssen Sie einige Konventionen und Regeln beachten. Diese sind leicht zu verstehen und die Umsetzung erfordert keine besonderen Fachkenntnisse.

Allgemeine Regeln

Die Ereignisgesteuerte Prozesskette, also der zeitliche Ablauf des Prozesses, verläuft in der Regel von oben nach unten. Es können nur bestimmte Symbole in einer EPK vorkommen. Dazu zählen Funktionen, Ereignisse, Verknüpfungen, Prozesswegweiser und in der eEPK zusätzlich Informationsobjekte sowie Organisationseinheiten. In einer Ereignisgesteuerten Prozesskette muss immer mindestens eine Funktion enthalten sein.

Die EPK ist immer so gestaltet, dass sie mit einem Ereignis (oder einem Prozesswegweiser) beginnt und mit einem Ereignis (oder einem Prozesswegweiser) endet. Ereignisse und Funktionen wechseln sich grundsätzlich ab - es können also nicht zwei Funktionen oder zwei Ereignisse aufeinander folgen bzw. miteinander verbunden sein.

Innerhalb einer Ereignisgesteuerten Prozesskette müssen alle Objekte miteinander verbunden sein - lose Objekte gibt es hier nicht. Ereignisse, Funktionen, Prozesswegweiser und Konnektoren werden mit Hilfe von Pfeilen verknüpft, wobei die Pfeilspitze die Richtung des Informationsflusses anzeigt. Eine Verknüpfung ist gültig, wenn eine direkte Verbindung zu einem vorherigen Symbol besteht oder wenn es eine indirekte Verbindung durch Linien oder Verknüpfungen gibt.

Ereignisse, Funktionen, Prozesswegweiser

Da Ereignisse und Funktionen bei der EPK alternieren, kann ein Ereignis nicht auf ein anderes Ereignis folgen oder vor einem anderen Ereignis stehen. Es besitzt nur eine Eingangs- und eine Ausgangslinie.

Mindestens eine Funktion muss in einer Ereignisgesteuerten Prozesskette enthalten sein. Sie dürfen sie nicht mit einem Prozesswegweiser verknüpfen - ganz gleich, in welcher Reihenfolge. Auch mit einer weiteren Funktion darf eine Funktion nicht verbunden sein. Genau wie das Ereignis, mit dem die Funktion verknüpft werden muss, besitzt sie in der EPK genau eine Eingangs- und eine Ausgangslinie.

Der Prozesswegweiser ist in einer Ereignisgesteuerten Prozesskette nicht zwingend notwendig. Er darf nur mit Ereignissen - nicht mit anderen Funktionen oder Prozesswegweisern - verbunden sein und hat dementsprechend nur eine ausgehende und eine eingehende Linie.

Verknüpfungen

Die Ereignisgesteuerte Prozesskette unterscheidet Und-, Oder- sowie XOder-Verknüpfungen. Jegliche Verknüpfungsoperatoren sollen Symbole miteinander verbinden und dürfen nicht allein stehen. Soll eine Verknüpfung die Prozesskette zusammenführen, muss der Operator mindestens zwei eingehende Pfeile sowie einen ausgehenden Pfeil vorweisen. Wird ein Verknüpfungsoperator hingegen genutzt, um eine Prozesskette aufspalten, gibt es einen eingehenden Pfeil und mindestens zwei ausgehende Pfeile. Oder- sowie XOder-Verknüpfungen dürfen außerdem nicht auf ein Ereignis folgen, sofern sie die Prozesskette aufspalten sollen.

Eine Und-Verknüpfung kommt zum Einsatz, wenn einem Ereignis mehrere Funktionen bevorstehen oder einer Funktion mehrere Ereignisse folgen. Auch für den Fall, dass einem Ereignis mehrere Funktionen folgen oder auf mehrere Ereignisse eine Funktion folgt, ist die Und-Verknüpfung die richtige Wahl. Sie macht deutlich, dass erst alle Ereignisse eingetreten oder alle Funktionen abgeschlossen sein müssen, damit eine Funktion bzw. ein Ereignis folgen kann.

Die Oder-Verknüpfung zeigt an, dass mindestens ein Ereignis eingetreten oder mindestens eine Funktion abgeschlossen sein muss, damit eine Funktion bzw. ein Ereignis angestoßen wird. Zudem kann eine Oder-Verknüpfung bedeuten, dass auf eine Funktion mindestens ein Ereignis folgt. Es ist wichtig, die Bedeutung einer Oder-Verknüpfung zu verstehen. Sie schließt nicht aus, dass mehr als eine Option eintreffen muss - es muss nur mindestens eine sein.

Die letzte Verknüpfung, die XOder- bzw. XOR-Verknüpfung, ist eine besondere Art der Oder-Verknüpfung: Sie schließt andere Ereignisse oder Funktionen aus. Im Gegensatz zur Oder-Verknüpfung ist es hier so, dass genau eins von mehreren Ereignissen oder Funktionen eintreffen muss, damit eine Funktion bzw. ein Ereignis angestoßen wird. Wenn eine Funktion mehrere Ereignisse zur Folge haben kann, ist bei einer XOder-Verknüpfung nur genau ein Ereignis gültig.

Organisationseinheiten und Informationsobjekte (eEPK)

Organisationseinheiten beschreiben Stellen, keine konkreten Personen. Sie beruhen auf dem Organigramm der entsprechenden Organisation bzw. des Unternehmens. Organisationseinheiten werden entweder Funktionen - mittels einer gestrichelten Linie - zugeordnet oder stehen mit Funktionen in einer Zeile

Auch Informationseinheiten verknüpfen Sie mit Funktionen - im Gegensatz zur Organisationseinheit nutzen Sie hierfür allerdings Pfeile, die Datenflüsse beschreiben. Je nachdem, in welche Richtung(en) der Pfeil zeigt, wird er unterschiedlich interpretiert. Ein Pfeil, der vom Informationsobjekt ausgehend in Richtung einer Funktion zeigt, beschreibt den Eingangsdatenfluss und bedeutet "Lesen". Zeigt der Pfeil hingegen in die andere Richtung, also von einer Funktion auf ein Informationsobjekt, steht er für den Ausgangsdatenfluss ("Schreiben"). Auch ein Pfeil, der in beide Richtungen zeigt, kann in der erweiterten Ereignisgesteuerten Prozesskette vorkommen. Ein Doppelpfeil zwischen einem Informationsobjekt und einer Funktion zeigt an, dass die Funktion Daten vom Informationsobjekt erhält, diese einliest und bearbeitet und schließlich an das Informationsobjekt zurücksendet ("Lesen-Schreiben").

Benennung

Die Bezeichnung einer Funktion erfolgt immer durch ein Substantiv mit einem Verb im Infinitiv. Ein Ereignis erfordert hingegen ein Substantiv in Verbindung mit einem Partizip. "Auftrag prüfen" wäre also eine korrekte Bezeichnung für eine Funktion, wohingegen "Auftrag geprüft" ein Ereignis darstellen würde.

Vorteile und Nachteile der Ereignisgesteuerten Prozesskette

Auch die Ereignisgesteuerte Prozesskette hat - wie alle anderen Prozessmodelle - ihre Vor- und Nachteile. Wenn Sie mit dem Gedanken spielen, die EPK in Ihrem Unternehmen einzuführen, sollten Sie sich dieser bewusst sein und die Punkte sorgfältig gegeneinander abwägen.

Vorteile

Die Vorteile der EPK liegen vor allem in der anwendungsfreundlichen Bedienbarkeit sowie den breiten Anwendungsmöglichkeiten. Diese Gründe sorgen dafür, dass vor allem Anwender im deutschsprachigen Raum sie gerne und häufig nutzen, um Prozesse grafisch darzustellen.

Ein erster Vorteil der Ereignisgesteuerten Prozessketten ist, dass sich alternative oder parallele Abläufe innerhalb eines Prozesses außerordentlich gut darstellen lassen. Besonders komplexe Geschäftsprozesse sind für die Ereignisgesteuerte Prozesskette ebenso wenig wie standardisierte Prozesse ein Problem. Die Abhängigkeit von Funktionen und Ereignissen kann bei der EPK - im Gegensatz zu anderen Prozessmodellen - gut veranschaulicht werden.

Es ist ein großer Pluspunkt für all diejenigen ohne Expertise, dass eine Ereignisgesteuerte Prozesskette intuitiv verständlich, anschaulich und einfach lesbar ist. Das bedeutet nicht nur, dass alle Mitarbeiter innerhalb eines Unternehmens ein solches Prozessmodell schnell verstehen, analysieren und damit arbeiten können - auch für das Erstellen einer EPK werden keine IT-Fachkenntnisse benötigt. Erforderliche Kenntnisse können sie schnell erlernen, da die Syntaxregeln der Ereignisgesteuerten Prozesskette relativ überschaubar sind. Wenige einfache Regeln und Symbole sorgen dafür, dass eine EPK verhältnismäßig schnell erstellt ist.

Besonders hervorzuheben ist außerdem, dass die Ereignisgesteuerte Prozesskette von vielen Tools unterstützt und von einer großen Auswahl an Anwendungen angeboten wird. Sie besitzt eine große Nähe zu Standard-Softwaresystemen, was ein weiterer Grund dafür ist, weshalb die Erstellung einer EPK mit verhältnismäßig wenig Aufwand verbunden ist.

Nachteile

Auch wenn die Ereignisgesteuerte Prozesskette in Deutschland viele Anwender hat, ist Sie über den deutschsprachigen Raum hinweg nicht sehr weit verbreitet. Das liegt unter anderem daran, dass das Prozessmodell nicht durch eine entsprechende Organisation standardisiert ist.

Die EPK eignet sich gut, um verschiedenste Prozesse grafisch darzustellen - schneidet aber eher mangelhaft ab, wenn es um kreative oder komplexe Tätigkeiten sowie Kontroll- und Überwachungsaktivitäten geht. Diese lassen sich in der Ereignisgesteuerten Prozesskette nur schlecht abbilden. Die Top-Down-Modellierung kann zudem für einige Anwender unübersichtlich wirken und so für Verwirrung sorgen.

Die einfache Regel, dass auf eine Funktion immer ein Ereignis folgt und umgekehrt, macht die Erstellung einer Ereignisgesteuerten Prozesskette sehr einfach. Auf der anderen Seite kommt es durch diese Regel immer wieder zu Doppelungen, die nicht nötig wären. Folgt auf die Funktion "Zugang löschen" das Ereignis "Zugang gelöscht", bietet dies zum einen kaum einen Mehrwert, zum anderen macht es das Prozessmodell unübersichtlicher. Auch andere wichtige Aspekte von Geschäftsprozessen wie Wartezeiten oder die Dauer bestimmter Teilprozesse finden in der EPK keinen Platz.

Zwar sind in der erweiterten Form der EPK, der erweiterten Ereignisgesteuerten Prozesskette, wichtige Informationen wie zum Beispiel die ausführende Person einer Aktivität oder die benötigten Informationen ersichtlich, allerdings ist dies bei der grundlegenden EPK nicht der Fall.

Im Gegensatz zu Vorgangskettendiagrammen (VKD), die die Elemente spaltenweise nach Typen sortiert, ist die EPK im einigen Aspekten im Nachteil. Der Wechsel einer Organisationseinheit, der Wechsel des Anwendungssystems sowie der Wechsel eines Datenträgers oder Dateiformats erkennt die Ereignisgesteuerte Prozesskette deutlich schlechter.

Anwendungsbereiche

Die Bereiche, in denen die Ereignisgesteuerte Prozesskette Verwendung findet, sind vielfältig: In jeder Art von Unternehmen besteht die Möglichkeit, eine EPK zu nutzen, um Prozesse zu veranschaulichen.

Der wahrscheinlich häufigste Zweck, für den eine EPK genutzt wird, ist die Prozessdokumentation sowie das anschließende Analysieren und Optimieren von Prozessen innerhalb eines Unternehmens. Auf Basis des Prozessmodells können Probleme, die im Prozess auftreten, relativ einfach identifiziert und behoben werden. Auch wenn es um die Geschäftsprozessmodellierung geht, ist die EPK - zumindest in kleinen und mittelständischen Unternehmen - die Methode der Wahl.

Spielen Sie mit dem Gedanken, bestimmte Workflows in Ihrem Unternehmen einzuführen oder anzupassen, können Sie von der EPK Gebrauch machen. Mit Hilfe dieses Prozessmodells ist es Ihnen möglich, Workflows zu simulieren. Aufgrund der überschaubaren und leicht verständlichen Symbole und Syntaxregeln ist sind Ereignisgesteuerte Prozessketten auch bei Anwenderschulungen ein beliebtes Mittel, um Abläufe zu veranschaulichen.

Sollten Sie einmal vor der Wahl stehen und sich für Ihr Unternehmen zwischen einer Standardsoftware und der Eigenentwicklung entscheiden müssen, ist die EPK in jedem Fall ein nutzbares Prozessmodell. Die Ereignisgesteuerte Prozesskette ist sowohl für das Implementieren und Evaluieren einer Standardsoftware als auch für die Darstellung von Abläufen bei Eigenentwicklung gut geeignet.

Weitere Einsatzgebiete der Ereignisgesteuerten Prozesskette umfassen die Prozesskostenrechnung, die Modellierung von BPEL-Prozessen sowie die Prozessdokumentation nach ISO 900x.

Auch die erweiterte Ereignisgesteuerte Prozesskette (eEPK) eignet sich für all diese Zwecke. Darüber hinaus können Sie sie für alle Vorhaben nutzen, für die auch ein Vorgangskettendiagramm (VKD) in Frage käme.

eEPK – Die erweiterte Ereignisgesteuerte Prozesskette

Die erweiterte Ereignisgesteuerte Prozesskette, kurz eEPK, ist eine Weiterentwicklung der EPK. Diese Modellierungstechnik ist im Grunde genauso aufgebaut wie die Ereignisgesteuerte Prozesskette und ergänzt diese lediglich durch zwei weitere Symbole: die Organisationseinheit und das Informationsobjekt. Die Organisationseinheit zeigt an, welche Stelle - nicht, welche Person - eine bestimmte Funktion ausführen soll. Informationsobjekte sind Informationen, Ressourcen oder Materialien, die für die Funktionsdurchführung notwendig sind.

Diese Erweiterung eröffnet Anwendern bzw. Nutzern dieses Prozessmodells eine Reihe neuer Möglichkeiten. Sie können darstellen, welche Informationen für eine Funktionsausführung benötigt werden und wer für welche Aufgabe zuständig ist. Besonders häufig wird die eEPK daher verwendet, um Datenflüsse, Organisationseinheiten oder Anwendungssysteme zu modellieren.

Die Beziehungen zwischen Funktionen und den neu dazugekommenen Elementen beschreiben nicht die funktionale Aufbaustruktur oder Ablaufstruktur. Es handelt sich hierbei daher um nicht strukturbildende Beziehungen. Da sich die erweiterte Ereignisgesteuerte Prozesskette nicht in formale Schreibweisen überführen lässt, kann sie nicht für eine formale Darstellung von Prozessen genutzt werden.

Wenn Sie sich entscheiden müssen, ob Sie eine EPK oder eine eEPK verwenden wollen, müssen Sie sich überlegen, ob Sie die ergänzten Elemente der erweiterten Ereignisgesteuerten Prozesskette benötigen. Sofern es Ihnen möglich ist und ausreicht, den Prozess mit Hilfe von Funktionen, Ereignissen und Verknüpfungen darzustellen, sollten Sie die EPK wählen. Ist es jedoch erforderlich, dass Organisationseinheiten sowie die für die Darstellung genutzten Informationen im Prozessmodell enthalten sind, sollten Sie sich für die erweiterte Ereignisgesteuerte Prozesskette entscheiden.

FAQ

Was versteht man unter EPK?

EPK ist eine Abkürzung für die Ereignisgesteuerte Prozesskette. Sie ist eine in Deutschland beliebte Methode zur Prozessmodellierung, mit Hilfe derer sich Geschäftsprozesse übersichtlich abbilden lassen, um sie zu dokumentieren, analysieren oder optimieren. Eine EPK besteht aus Ereignissen, Funktionen sowie Verknüpfungskonnektoren.

Wie erstelle ich eine EPK?

Im ersten Schritt sollten Sie sich überlegen, welchen Prozess Sie mit Hilfe der EPK modellieren möchten. Nun schreiben Sie alle möglichen Ereignisse, Funktionen sowie Konnektoren ungeordnet auf, bevor Sie diese in eine sinnvolle Reihenfolge überführen. Mit dem Tool Ihrer Wahl können Sie schließlich die Elemente der Ereignisgesteuerten Prozesskette fertigstellen und nach Wunsch anordnen.

Was ist eine erweiterte Ereignisgesteuerte Prozesskette?

Eine Ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK) ist eine grafische, semiformale Modellierungssprache. Sie wird genutzt, um Standardprozesse anschaulich darzustellen und zu analysieren. Die EPK besteht aus einigen Elementen, die basierend auf Syntaxregeln miteinander verknüpft werden.