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02.12.2021

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Digitale Workflows für mehr Effektivität in Unternehmen

Digitale Workflows unterstützen Unternehmen dabei, ihre Ressourcen effizienter einzusetzen und dadurch Zeit und Kosten zu sparen. Sie helfen dem Personal dabei seine Aufgaben zielgerichtet und in kürzerer Zeit zu absolvieren.

Was genau ein digitaler Workflow überhaupt ist und wie er in der Praxis eingesetzt werden kann, erfahren Sie hier.

Inhaltsverzeichnis

  1. Digitaler Workflow Definition: Was ist ein digitaler Workflow?
  2. Die Vorteile digitaler Workflows
  3. Welche Prozesse kann man als digitalen Workflow aufbauen?
  4. Digitalisierung von Papierprozessen mit digitalen Workflows
  5. Zukunftsausblick: Digitale Workflows
  6. Fazit

Digitaler Workflow Definition: Was ist ein digitaler Workflow?

Ein Workflow an sich ist die Abarbeitungsreihenfolge von Aufgaben, demnach ein Arbeitsablauf. Dabei ist ein Workflow eine Form eines Prozesses, allerdings ist ein Workflow nicht gleichzusetzen mit einem Geschäftsprozess. Der Geschäftsprozess ist vor allem auf die Darstellung und die Abfolge von Arbeitsschritten fokussiert. Bei einem Workflow liegt der Fokus auf der genauen Arbeitseinteilung.

So hat der Workflow die kleinteilige technische Umsetzung im Blick. Es wird das "Wer" zusätzlich zum "Was" betrachtet, wohingegen sich beim Geschäftsprozess häufig nur auf das "Was" bezogen wird.

In der Praxis werden beide Begriffe selten trennscharf verwendet. Meist nutzt man sie relativ synonym.

Bezogen auf das Digitale, ist ein digitaler Workflow die Darstellung der Workflows in digitaler Form. So ist der digitale Workflow die Grundlage für funktionierende Standardisierung von Prozessen in Unternehmen.

Die Vorteile digitaler Workflows

Durch digitale Workflows lassen sich vor allem Kosten und Zeit sparen. Besonders in den Bereichen, in denen die Abteilungen noch papierbasiert arbeiten, können digitale Workflows einen enormen Vorteil bringen.

So lassen sich beispielsweise Rechnungen, Krankmeldungen, Urlaubsanträge, Bewerbungen und viele weitere Standardfälle durch digitale Workflows optimieren. Dadurch werden Workflow bzw. Arbeitsabläufe nicht nur günstiger und können schneller abgewickelt werden - Sie werden auch transparenter.

Durch die erhöhte Transparenz verbessert sich in die Kontrolle über eine digitalisierten Prozesse. Wenn man sich als Beispiel die Buchhaltung heranzieht, dann kann eine erhöhte Transparenz der Liquidität des gesamten Unternehmens zugutekommen.

Neben den genannten Vorteilen gibt es noch einen weiteren großen Vorteil. Digitale Workflows machen Unternehmen agiler. Diese erhöhte Agilität entsteht gewissermaßen aus den anderen Vorteilen. Die gesparte Zeit und die verbesserte Transparenz in einer Vielzahl von Arbeitsabläufen, sorgt dafür, dass das ganze Unternehmen insgesamt agiler auftritt.

Welche Prozesse kann man als digitalen Workflow aufbauen?

Im Abschnitt über Vorteile wurden schon einige Beispiele angesprochen, aber hier soll noch mal etwas genauer darauf eingegangen werden, wie Unternehmen aus Arbeitsläufen bzw. Prozessen digitale Workflows schaffen können.

Effizienteres Recruiting mit digitalen Workflows

Das Recruiting ist das perfekte Beispiel für den Einsatz von digitalen Workflows - und das gleich aus mehreren Gründen. Denn heutzutage fliegen super Bewerbungen nicht mehr einfach so per Post ins Unternehmen. Aufgrund des Fachkräftemangels verstärkt sich der Effekt immer mehr, dass Unternehmen aktiv auf die Suche nach Talenten gehen müssen.

Hier kann ein digitaler Workflow, der jedem potentiellen neuen Angelstellen Bewerbungen direkt über die eigene Website ermöglicht, dafür sorgen, dass auch mehr qualifizierte Personen angezogen werden.

Die Wenigsten wolle heutzutage noch eine Bewerbung per Post an ihrem Traumarbeitgeber schicken - Und zugegeben: Die allermeisten Unternehmen haben wenigstens eine E-Mail-Adresse für den Empfang von Bewerbungen in ihrer Karrieresektion stehen.

Doch beginnt der digitale Workflow mit der digitalen Bewerbung erst und endet dort nicht. Ein guter digitaler Workflow wird nun nämlich die Daten aller Bewerbungen zentral zusammenführen und die Recruiter bei Entscheidungsfindung unterstützen.

Qualitätssicherung mit digitalen Workflows

Auch die Qualitätssicherung lässt sich durch digitale Workflows verbessern. Im Normalfall ist die Qualitätssicherung ein relativ manueller Prozess und das hat die Qualitätssicherung per se erst einmal an sich. Es müssen häufig manuell viele Aspekte geprüft werden.

Jedoch basiert die Qualitätssicherung sehr häufig auch auf Kennzahlen, auf deren Grundlage dann Entscheidungen getroffen werden. Hierbei kann ein digitaler Workflow Abhilfe schaffen, der aufgrund der ermittelten Kennzahlen, direkt nötige Maßnahmen in die Wege leitet.

Ein solcher digitaler Workflow lässt sich nur mit sehr viel Erfahrung etablieren. Damit dies optimal funktionieren kann, muss in der Qualitätssicherung genau definiert sein, bei welchen Zielabweichungen, welche Maßnahme zu ergreifen ist.

Wenn dies jedoch der Fall, so kann ein digitaler Workflow, der direkt diese Maßnahmen in die Wege leitet, enorm viel Zeit und Aufwand sparen. Beispielsweise könnte nach der Eingabe der Kennzahlen der digitale Workflow, ganz automatisiert, die zuständige Abteilung informieren. Er könnte dieser Abteilungen dann Empfehlungen und nötige Maßnahmen direkt an die Hand geben.

Die Verteilung und die Ablage von Dokumenten durch digitale Workflows automatisieren

Die Ablage von Dokumenten ist in Unternehmen eine Aufgabe, die sehr häufig anfällt, die meist lästig ist und auch noch viel Zeit kostet.

Doch zum Glück lässt sich die Ablage von Dokumenten durch digitale Workflows unterstützen. Durch digitale Workflows lassen sich neu erstellte oder eingehende Dokumente komplett bzw. teilweise automatisiert ablegen.

Der Inhalt von Papierdokumenten wird schon beim Einscannen erfasst. Ein guter digitaler Workflow kann nun schon Zuordnungen vornehmen. Handelt es sich zum Beispiel um einen Lieferschein und es ist eine Lieferantennummer (oder eine Adresse) enthalten, so kann dieses Dokument direkt einem Lieferanten zugeordnet werden, ohne dass jemand dies manuell überwacht.

Rechnungswesen: Verarbeitung von eingehenden Rechnungen mit digitalen Workflows

Durch ausgereifte digitale Workflows lassen sich Zuständigkeiten für Dokumente nicht nur automatisiert verteilen, sondern auch weiterverarbeiten. So lässt sich im Rahmen der Rechnungseingangsverarbeitung ein enormer Vorteil durch digitale Workflows erzielen.

Die Rechnung wird beispielsweise als E-Mail an das Unternehmen gesendet und als solche klassifiziert. Jetzt startet der Eingangsrechnungsprozess und die Rechnung wird automatisiert weiterverarbeitet. Die nötigen Daten zieht sich der digitale Workflow direkt aus der Rechnung und prüft diese auf formale Richtigkeit. Anschließend muss die Rechnung nur noch inhaltlich durch die zuständige Stelle freigegeben werden. Sollte es in diesem Schritt zu einem formalen Problem mit der Rechnung kommen, die der digitale Workflow selbstständig erkennt, kann er direkt eine automatische Mail an den Absender mit Nachbesserungen schicken.

Von hier aus geht es wieder digital weiter, indem die Rechnung bei Freigabe direkt an die Buchhaltung geht und diese die Rechnung erfassen und bezahlen kann.

Digitalisierung von Papierprozessen mit digitalen Workflows

Digitale Workflows mit linqi

Es wurde vorhin schon einmal kurz angesprochen, jedoch ist dies ein so relevanter Punkt, dass er noch einmal besonders hervorgehoben werden soll.

Papierprozesse kosten in Unternehmen nicht nur enorm viel Zeit, sie sind auch fehleranfällig. Bei einem Prozess auf Papier können Formulare in der Hauspost verloren gehen. Außerdem ist die Abarbeitung intransparent, wodurch die Antragssteller nie genau wissen, in welchem Status sich ein Formular gerade befindet.

Mit digitalen Workflows lassen sich alle Papierprozesse zumindest teilweise automatisieren. In der heutigen Zeit ist es für Unternehmen einfach nicht mehr sinnvoll auf Papierprozesse zu setzen. Dadurch entstehen Komplikationen im eigenen Unternehmen und vor allem Nachteile im Vergleich zum Wettbewerb. Gerade für junge, aufstrebende Unternehmen ist es selbstverständlich keine Papierprozesse mehr einzusetzen und stattdessen auf digitale Workflows zu setzen.

Es ist nicht notwendig von einem Tag auf den anderen alle etablierten Arbeitsabläufe gegen digitale Workflows auszutauschen, jedoch sollten Unternehmen zumindest damit anfangen nach und nach die bestehenden Prozesse zu digitalisieren. Wie genau Unternehmen dabei vorgehen sollten, erfahren Sie im Artikel zum Thema Prozessdigitalisierung.

Zukunftsausblick: Digitale Workflows

Teilweise wurde es in einigen Beispielen schon angerissen. Die Zukunft der digitalen Workflows ist die tiefergehende Prozessautomatisierung. Zwischen digitalen Workflows und Prozessautomatisierung herrscht ein fließender Übergang.

Im Allgemeinen ist mit Prozessautomatisierung gemeint, dass immer weniger Menschen an einem Prozess beteiligt sind und das ist häufig schon beim Einführen von digitalen Workflows der Fall. Somit sind digitale Workflows auch eine Form der Prozessautomatisierung. Jedoch würde man bei einem Workflow bzw. Arbeitsablauf, der vollständig automatisiert abläuft, wohl nicht mehr von einem digitalen Workflow sprechen, sondern von einem vollständig automatisierten Prozess.

Ziehen wir mal das Beispiel eines digitalen Workflows bei Eingangsrechnungen heran. In einem digitalen Workflow würde die Eingangsrechnung automatisch an die zuständige Stelle weitergeleitet und würde hier freigegeben oder abgelehnt werden. Anschließend geht die Rechnung zur Überweisung und Erfassung direkt an die Buchhaltung.

Dieser digitale Workflow bringt schon immense Vorteile mit sich. Er ließe sich allerdings noch weiter automatisieren. Generell sind hier noch zwei manuelle Aspekte enthalten. Der eine ist das Freigeben der Rechnung. In Zukunft könnte möglicherweise eine KI dieses Schritt übernehmen, indem sie über alle aktuellen Lieferanten und Dienstleister Bescheid weiß und darauf basierend entscheiden kann, ob diese Rechnung freigegeben wird.

Der zweite Aspekt, der in dem Beispiel noch manuell vorgenommen wird, ist der der Zahlung. Bei diesem ist es noch relativ leicht vorstellbar, dass dieser automatisiert wird. Nach einer Freigabe könnte der digitale Workflow einfach selbstständig die Zahlung anweisen. Hierzu würde er einfach die Zahlungsinformationen aus der Rechnung nutzen, die sowieso schon vom System ausgelesen wurden.

Wenn diese beiden Punkte noch zusätzlich erfüllt werden, könnte man von einem vollständig automatisierten Prozess sprechen und weniger von einem digitalen Workflow. Allerdings ist der Übergang wie gesagt fließend und ein digitaler Workflow ist auch in gewisser Weise ein automatisierter Prozess.

Fazit

Digitale Workflows sind heutzutage nicht nur für Vorreiterunternehmen gedacht, die sich gerne durch den Einsatz neuer Technologien hervortun, sondern ein wichtiges Werkzeug im Unternehmen, die Kosten sowie Zeit sparen, Prozesse transparenter machen und Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil bringen.

Ein digitaler Workflow ist dabei mehr als nur eine elektronische Liste von Punkten, die bei einem Arbeitsablauf abzuarbeiten sind. Vielmehr ist ein digitaler Workflow ein Tool, das jede beteiligte Person dabei unterstützt, eine Aufgabe schneller und effizienter zu erledigen. Dabei reduziert ein digitaler Workflow genau die unnötigen Reibungspunkte, die sonst für einen erhöhten Aufwand sorgen. Hierdurch wird das Personal bestmöglich bei der Ausführung seiner Aufgaben unterstützt.

Digitale Workflows lassen sich in ganz unterschiedlichen Bereichen wie Recruiting, Buchhaltung, Dokumentverwaltung und vielen weiteren einsetzen. In Zukunft werden digitale Workflows immer weiter automatisiert, sodass der Mensch immer weniger organisatorische Aufgaben übernehmen muss.