20.06.2022 Per Email versenden
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Was ist ein Process Owner? Prozesseigner erklärt
Der Process Owner ist für einen oder mehrere Prozesse verantwortlich, weshalb Prozess Owner auch als Prozessverantwortliche bezeichnet werden. Welche Aufgaben sie haben und worauf es bei der Ausführung dieser Rolle des Prozessmanagements ankommt, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Was ist ein Process Owner? Definition
Der Process Owner, im Deutschen auch Prozesseigner oder Prozessverantwortlicher, ist jemand, dessen Aufgabenbereich einen oder mehrere Prozesse oder Teilprozesse in einem Unternehmen umfasst.
Der aus dem Prozess- und Qualitätsmanagement stammende Begriff beschreibt eine Person, die einen Prozess steuert, plant, gestaltet und stetig optimiert. Zu diesem Zweck erhält der Prozesseigner die Entscheidungsmacht über und Zugriff auf finanzielle, personelle, organisatorische sowie zeitliche Ressourcen.
Aufgaben und Kompetenzen eines Process Owners / Prozesseigners
Die grundlegende Aufgabe eines Prozesseigners ist die zielorientierte strategische Steuerung des Prozesses, für den er zuständig ist. Auch wenn der Aufgabenbereich eines Process Owners vielfältig sein kann, variieren die konkreten Aufgaben von Prozess zu Prozess.
Ein Prozesseigner kann zum Beispiel die fachliche Führung übernehmen: Hier schult und trainiert er die Mitarbeiter und Führungskräfte, also die Prozessanwender. Außerdem kann ein Prozesseigner konkrete Maßnahmen definieren und deren Umsetzung leiten, indem er Projektteams bildet und koordiniert.
Auch die Ressourcen muss eine kompetente Person überwachen: Ein Prozesseigner kann dafür zuständig sein, für den Prozess notwendige finanzielle, personelle, zeitliche und organisatorische Ressourcen zu planen und zu beantragen.
Es kann auch die Aufgabe eines Process Owners sein, Veränderungen in seinem Umfeld bzw. im Prozessumfeld zu entdecken oder den Prozess zu überwachen, zu dokumentieren und zu auditieren.
Andere Prozesseigner wiederum bauen Prozesskontrollen auf: Hier werden im ersten Schritt die Prozessanforderungen anhand der Kundenanforderungen bestimmt. Danach überwacht der Process Owner kontinuierlich die Erreichung dieser vorher festgelegten Ziele. Wieder andere Prozesseigner vertreten Geschäftsprozesse gegenüber Lieferanten und Kunden.
Process Owner – Kompetenzen
Es ist wichtig, dass ein Process Owner befugt, sowie kompetent ist, seine Aufgabe zu vollbringen und notwendige Entscheidungen zu treffen. Hierfür sollte er dazu in der Lage sein, Prozesse sowie deren Grenzen zu definieren und verschiedene Prozesse klar voneinander abzugrenzen. Ein Prozesseigner muss Ziele festlegen und passende Kennzahlen, Messmittel und -größen bezeichnen, um die Zielerreichung beurteilen zu können. Ein Prozesseigner sollte außerdem ein Teamleader sein: Unter seiner Leitung müssen Prozesse dokumentiert, optimiert und ständig weiterentwickelt werden.
Kenntnisse und Fähigkeiten des Prozesseigners
Damit ein Prozesseigner die Aufgaben in seinen Prozessen oder Teilprozessen zuverlässig und zufriedenstellend erledigen kann, muss er über einige Fähigkeiten und Kenntnisse verfügen. Als Verantwortlicher für einen Prozess muss er Ziele setzen, sein Team steuern und für seine Entscheidungen und sein Handeln Verantwortung übernehmen.
Kenntnisse eines Process Owners
Einige Kenntnisse sind für die Rolle eine Process Owners unerlässlich. Ein Prozesseigner muss verstehen, wie eine prozessorientierte Unternehmensstruktur aufgebaut ist und wie sie funktioniert. Er muss auf der einen Seite wissen, welche Vorteile ein Prozess mit sich bringt, auf der anderen Seite muss er sich darüber im Klaren sein, welche Probleme und Herausforderungen auf ihn zukommen können. Um mit auftretenden Problemen zielorientiert umgehen zu können, sind Kenntnisse aus den Bereichen Präsentation, Kommunikation, Führung und Argumentation nötig.
Harte Anforderungen wie Normen, Gesetze und Kundenanforderungen sind nicht verhandelbar und müssen vom Process Owner erfüllt werden. Nicht weniger wichtig sind weiche Anforderungen wie die Unternehmenskultur und die Ausbildung von Mitarbeitern.
Zusätzlich muss sich ein Prozesseigner mit analytischen Prozessen sowie Prozessmanagement auskennen und fachliche Kenntnisse im durch die Prozesslandschaft beschriebenen Fachgebiet vorweisen können.
Fähigkeiten eines Process Owners
Ein positives Arbeitsklima trägt einen wichtigen Teil zu einer erfolgreichen Arbeit und Zusammenarbeit im Unternehmen bei. Der Prozesseigner muss dafür Sorge tragen, dass die Mitarbeiter sich an ihrem Arbeitsplatz wohlfühlen und zufrieden sind. Das Wohlbefinden sollte regelmäßig reflektiert werden und im Falle einer Unzufriedenheit sollte an einer Lösung gearbeitet werden. Der Process Owner sollte auch selbst seine Beziehungen zu Mitarbeitern und anderen Prozesseignern stärken, aufrechterhalten und notfalls wiederherstellen.
In einem Prozess ist es wichtig, dass das ganze Team sich einbringt und aktiv mitarbeitet. Ein konstruktives Klima erlaubt es allen Beteiligten, ihr Meinung zu sagen, konstruktive Kritik zu äußern und sich weiterzuentwickeln. Zusätzlich sollte ein Prozesseigner seine Mitarbeiter dazu motivieren können, neue Herausforderungen zu bewältigen. Deshalb ist es wichtig, dass ein Process Owner seinem Team eine positive Grundhaltung vermitteln kann: Er sollte dem Team klarmachen, dass die Erreichung der festgelegten Ziele möglich ist und sie gemeinsam fordernde Aufgaben schaffen können. Vor allem nach einem Rückschlag muss ein Prozesseigner das Feuer neu entfachen und Tatendrang im Team auslösen.
Mögliche Fortbildungen, Schulungen und andere Qualifizierungsmöglichkeiten
Ein Prozesseigner hat vielfältige Möglichkeiten, sich hinsichtlich seiner Aufgaben und strategischen Fragestellungen weiterzubilden. Bei vielen Weiterbildungsmöglichkeiten handelt es sich um kostenpflichtige Webinare, die von externen Bildungseinrichtungen angeboten werden.
Bei den meisten Onlineangeboten wird zwischen verschiedenen Kenntnisständen unterschieden, damit die Prozesseigner weder über- noch unterfordert werden. Die häufige Einteilung in Beginner (Anfänger), Advanced (Fortgeschrittener) und Expert (Experten) macht es leicht, das für sich passende Webinar oder E-Learning-Angebot zu finden. Die Themen reichen von den Grundlagen des Prozessmanagements über die Digitalisierung von Kernprozessen bis hin zur Prozessfähigkeitsanalyse.
Neben den E-Learning-Angeboten und Webinaren stehen auch Weiterbildungsmöglichkeiten in Präsenz zur Verfügung. Die BPM&O Akademie bietet beispielsweise Weiterbildung sowie Beratung durch ihre GmbH an. Hier kann ein Prozesseigner lernen, was operatives Prozessmanagement ist und wie es funktioniert oder wie sich Prozesse strategisch umsetzen und analysieren lassen.
Weitere Rollen im Prozessmanagement
Neben dem Prozesseigner gibt es einige weitere Rollen, die im Prozessmanagement wichtig sind und die eine Führungskraft verteilen sollte.
Prozessmanager
Der Prozessmanager steht in einem engen Kontakt zum Prozesseigner. Er hilft dem Prozessverantwortlichen dabei, den betreffenden Prozess in die Tat umzusetzen und zu steuern. Die Aufgaben eines Prozessmanagers sind vor allem strategischer Natur: Er kümmert sich um das operative Prozessmanagement. Der Prozessmanager baut ein funktionstüchtiges Prozesscontrolling auf, bevor er es ausführt – er plant und führt die Prozessleistung aus. Besonders wichtig ist es, dass ein Prozessmanager die verschiedenen Prozesse an deren Schnittstellen koordiniert und überwacht.
Prozesskunden
Als Prozesskunden werden all diejenigen bezeichnet, die aus einem Prozess einen Output bzw. ein Ergebnis erhalten. Sie sind somit auch die Personen, die letztendlich über die Ergebnisse eines Prozesses urteilen.
Prozessbeteiligte
Alle Personen, die die zum Prozess gehörenden Aufgaben ausführen, werden als Prozessbeteiligte bezeichnet. Sie müssen prozessorientiert denken und wissen, wie Prozessmanagement grundlegend funktioniert. Um ihre Aufgaben ausführen zu können, müssen Prozessbeteiligte verstehen, welche Anforderungen an sie gestellt werden und wie die festgelegten Methoden anzuwenden sind. Sie sollten außerdem dazu in der Lage sein, ihre konkrete Leistung im Prozess zu messen und daran interessiert sein, sich kontinuierlich zu verbessern.
