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30.09.2022

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KVP Methoden und wie sie den KVP Prozess unterstützen

Sind Sie daran interessiert, stets das Bestmögliche aus Ihrem Unternehmen, Ihren Geschäftsprozessen und Ihren Produkten herauszuholen, kommen Sie nicht am KVP vorbei. Der kontinuierliche Verbesserungsprozess hat zum Ziel, dass Sie – ganz nach dem Qualitätsmanagement – immer wieder neue Möglichkeiten finden, Ihre Organisation und deren Bestandteile zu optimieren. Verschiedene KVP-Methoden fungieren dabei als Werkzeuge, mittels derer Sie Nichtkonformitäten entdecken, die notwendigen Maßnahmen ermitteln und diese schlussendlich in die Tat umsetzen können.

Die 5 wichtigsten KVP-Methoden

Der PDCA-Zyklus

Beim PDCA-Zyklus handelt es sich um die wahrscheinlich bekannteste KVP-Methode. PDCA – das sind die vier Phasen des Zyklus: Plan, Do, Check, Act. Sagt Ihnen der Begriff nichts, kennen Sie den PDCA-Zyklus möglicherweise unter den Namen Deming-Kreis, Deming-Rad oder Deming-Cycle. Der Namensgeber dieser Methode – William Edwards Deming – hat mit seinen Überlegungen zum iterativen Problemlösen einen großen Einfluss auf das heutige Qualitätsmanagement gehabt.

Der PDCA-Zyklus kann als eine Art Handlungsvorschrift genutzt werden, mit Hilfe derer Sie Ihr Produkt, Ihre Dienstleistung oder einen Prozess in Ihrem Unternehmen kontinuierlich verbessern können. Langfristig können Sie, wenn Sie die vom PDCA-Zyklus vorgeschriebene Vorgehensweise befolgen, die Effizienz und Effektivität in Ihrem Unternehmen steigern.

PDCA Zyklus KVP Methoden

Die 4 Schritte des PDCA-Zyklus

Wie das "Zyklus" im Namen der KVP-Methode vermuten lässt, ist es mit einem einmaligen Ausführen der vier Schritte noch lange nicht getan. Im Sinne eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses ist es wichtig, den Zyklus von Zeit zu Zeit immer wieder zu durchlaufen, sodass daraus ein iterativer Prozess entsteht.

Schritt 1 – Plan

Im ersten Schritt des PDCA-Zyklus geht es darum, sich mit Hilfe von Planung Orientierung zu verschaffen. Sie überlegen sich also, was in Zukunft geschehen könnte und wie der jetzige Zustand aussieht – hierfür ist die Ist-Analyse das Mittel der Wahl. Weitere Mittel, die Ihnen bei der Problemfindung, Problemanalyse und dem Finden von Lösungen helfen können, sind Brainstorming, unterschiedliche Diagramme oder Mindmapping.

Schritt 2 – Do

Das Stichwort im zweiten Schritt: Handeln. Damit Ihre besten Ideen keine Ideen bleiben, müssen Sie sie in die Tat umsetzen. Das geschieht in der Regel Schritt für Schritt. Es handelt sich hierbei um eine Art Pilotprojekt, also einen repräsentativen Umfang, in dem Sie Ihre Maßnahmen erst einmal ausprobieren können. Ihre Verbesserungspläne sollten Sie dabei nicht für sich behalten, sondern im besten Fall alle Beteiligten, zum Beispiel Ihre Mitarbeiter, mit ins Boot holen.

Schritt 3 – Check

In der dritten Phase des PDCA-Zyklus werfen Sie einen Blick zurück: Haben die von Ihnen ergriffenen Maßnahmen den gewünschten Effekt erzielen können? Mittels verschiedener Messmethoden ist es Ihnen möglich, Daten zu erheben, die den Grad der Zielerreichung widerspiegeln. Ganz gleich, ob die Maßnahmen Wirkung gezeigt haben oder nicht, geht es mit dem vierten Schritt weiter.

Schritt 4 – Act

Der vierte Schritt des PDCA-Zyklus besteht darin, die Maßnahmen, die sich in der dritten Phase als wirksam herausgestellt haben, als Standard einzuführen. So können Sie und Ihre Mitarbeiter sich in Zukunft an dieser Vorgehensweise orientieren. Grundlage für die Standardisierung bildet die beste Praktik, die zurzeit verfügbar ist – kurz "Best Practice". Sollten die Ergebnisse aus Phase 3 darauf hindeuten, dass die Verbesserungsmaßnahmen unwirksam waren, sollte wieder in Phase 1, die Planungsphase, übergegangen werden.

Sind die vorher festgelegten Ziele nach dem Durchlauf des Zyklus erreicht, kann die Iteration beendet werden. Im Sinne der KVP sollten Sie die PDCA-Methode allerdings regelmäßig anwenden, um neue Ziele festzulegen. Nur so haben Sie die Möglichkeit, Ihre schon gut laufenden Prozesse neuen Verbesserungsmethoden zu unterziehen.

KAIZEN

Kaizen stellt das Kernelement im Lean Management dar. Teilweise wird der Begriff als ein Synonym des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses genutzt. Der Begriff stammt aus dem Japanischen und bedeutet so viel wie Veränderung (Kai) zum Guten (Zen). Um eben diese Veränderung zu erreichen, soll anstatt einer sprunghaften Veränderung lieber eine schrittweise Veränderung angestrebt werden. Dafür wird keine Erneuerung benötigt: bestehende Prozesse und Produkte können nach und nach optimiert werden. Ganz nach dem Motto: Das Rad muss nicht neu erfunden werden.

Wichtig ist, dass bei diesem kontinuierlichen Verbesserungsprozess sowohl Führungskräfte als auch Mitarbeiter mit einbezogen werden. Das hat zum einen zum Vorteil, dass viele gute Ideen gesammelt werden können. Auf der anderen Seite steigert es die Motivation sowie die Zufriedenheit der Mitarbeiter, wenn sie aktiv am Verbesserungsprozess mitwirken können.

CAPA-Prozess

Der Grundgedanke des CAPA-Prozesses, einer weiteren KVP-Methode, ist es, Fehler zu machen – aus diesen aber zu lernen und sie kein weiteres Mal zu machen. CAPA steht für Corrective and Preventive Action. Gemäß dieser Übersetzung besteht der Prozess zum einen aus Korrekturmaßnahmen, die getroffen werden sollten, wenn ein Fehler bereits begangen wurde. Zum anderen beinhaltet der CAPA-Prozess Vorbeugungsmaßnahmen. Diese sollten Sie präventiv befolgen, damit es gar nicht erst zu weiteren Mängeln kommt.

Korrekturmaßnahmen

Ist das Kind sprichwörtlich schon in den Brunnen gefallen, sollten Sie sich daran machen, den Fehler auszubessern.

Hierfür bewerten Sie die Abweichungen zuallererst und ermitteln anschließend, wie es überhaupt zu diesen kommen konnte. Darauf aufbauend beurteilen Sie den Handlungsbedarf, der dafür sorgen soll, dass Ihnen kein weiterer Fehler dieser Art unterläuft. Haben Sie die Maßnahmen ausreichend geplant und schriftlich festgehalten, sollten Sie diese in Ihrem Unternehmen implementieren. Hierbei gilt es zu beachten, dass die von Ihnen ausgewählten Korrekturmaßnahmen weder die Sicherheit oder Leistung Ihres Produkts beeinflussen, noch irgendwelche anderen wichtigen Anforderungen missachten. Sobald Sie dies sichergestellt haben, sollten Sie in regelmäßigen Abständen überprüfen, ob die von Ihnen überlegten Maßnahmen ihre Wirkung zeigen.

Vorbeugungsmaßnahmen

Haben Sie den entstandenen Fehler mit Erfolg korrigiert, sollten Sie bestimmte Maßnahmen ergreifen, um potenziellen weiteren Fehlern vorzubeugen.

Im Großen und Ganzen ähnelt die Vorgehensweise den Schritten, die Sie bei einer Korrektur befolgen. Anfangs sollten Sie potenzielle Nichtkonformitäten ermitteln, die Sie mit Hilfe der Vorbeugungsmaßnahmen entschärfen. Wenn Sie einen oder mehrere Aspekte gefunden haben, die Ihrem Unternehmen in Zukunft Probleme bereiten könnten, sollten Sie rechtzeitig handeln. Gehen Sie der Sache auf den Grund und analysieren Sie die Ursache dieser möglichen Ungleichheiten. Im nächsten Schritt sollten Sie erforderliche Maßnahmen definieren, planen, dokumentieren und schließlich in Ihrem Unternehmen umsetzen. Auch hier sollten Sie Ihr Augenmerk besonders darauf legen, dass die Maßnahmen, für die Sie sich entschieden haben, Ihr Produkt in keiner Weise negativ beeinflussen könnte. Die Sicherheit Ihrer Mitarbeiter und Kunden, die Einhaltung bestimmter Richtlinien sowie die Leistung Ihres Produktes haben oberste Priorität. An letzter Stelle des Prozesses steht die Überprüfung, ob die ergriffenen Vorbeugungsmaßnahmen die gewünschten Resultate hervorgebracht haben.

Six Sigma

Im Gegensatz zu den meisten anderen KVP-Methoden nutzt Six Sigma (6σ) statistische Mittel, um Geschäftsprozesse zu beschreiben, analysieren und – im Sinne des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses – zu optimieren. Der mathematische Ansatz soll mit jeder Art von Unternehmensprozessen vereinbar sein und Brücken zwischen systematischen Vorgehensweisen, methodischen sowie statistischen Werkzeugen und Projektmanagement bauen.

Das Ziel von Six Sigma ist die Erhöhung der Rentabilität eines Unternehmens. Das wird dadurch erreicht, dass Kosten sowie Ressourcen eingespart, Fehler beseitigt und Prozesse optimiert werden.

Konkret können Sie mit Hilfe von Six Sigma durch Statistikprogramme anhand der Fehleranzahl in einem Prozess das Sigma-Niveau errechnen. Mittels des Ergebnisses können Sie sehen, wie weit Ihr Prozess von einem Null-Fehler-Prozess (angezeigt durch das sechste Sigma-Niveau) entfernt ist. Da dieses Ziel jedoch sehr schwer zu erreichen ist, sollte das Niveau Ihres Geschäftsprozesses einfach möglichst nah an das sechste Niveau herankommen.

QFD-Methode

QFD bzw. Quality Function Deployment hat sich in den letzten Jahren vor allem im Qualitätsmanagement, im Produktmanagement sowie in der Produktentwicklung einen Namen gemacht. Im Zentrum der QFD-Methode steht die Frage, ob und inwiefern ein Produkt oder eine Dienstleistung die Ansprüche der Kunden erfüllt. Als Referenzpunkt wird dabei die Erfüllung der Kundenanforderungen des Wettbewerbs herangezogen. Ziel dabei ist es, durch dieses Vorgehen genau solche Prozesse und Produkte zu entwickeln, die der Kunde sich zum einen wünscht und zum anderen bezahlen möchte.

Um herauszufinden, welche Anforderungen der Kunde an ein bestimmtes Produkt oder eine Dienstleistung hat, hilft es, sich einige Fragen zu stellen und diese in Form einer Matrix zu beantworten. Die verschiedenen Zeilen stellen dabei die "Was?"-Fragen. "Was benötigt der Kunde?", "Was will der Kunde?", "Was ist für alle sinnvoll?", und "Was wollen wir erreichen?". In den Spalten wird mittels der Fragen ermittelt, wie zur Zielerreichung vorgegangen werden kann. Mögliche Fragen sind: "Wie bekommen wir es?", "Wie stellen wir es her?", "Wie setzen wir es ein?", sowie "Wie sollen wir das erreichen?".

Die Antworten auf diese Fragen liefern die Maßnahmen, die ergriffen werden können, um Produkte und Dienstleistungen so zu verändern bzw. zu verbessern, dass die Ansprüche des Kunden erfüllt sind. Treffen Sie mit Ihrer Dienstleistung oder Ihrem Produkt genau ins Schwarze und Sie erfüllen die Erwartungen Ihrer Kunden, können Sie den größten Erfolg im Wettbewerb erzielen.

Prozessorientierung im KVP

Möchten Sie mit Hilfe von KVP-Methoden einen Prozess in Ihrer Organisation optimieren, sollten Sie das große Ganze nicht aus dem Auge verlieren. Es ergibt wenig Sinn, wenn Sie sich nur um die einzelnen Bestandteile eines Prozesses – also seine Funktionen oder Abteilungen – kümmern. Stattdessen sollte der Prozess im Sinne der Prozessorientierung immer in seiner Gesamtheit betrachtet werden.

Welche KVP-Methoden gibt es?

Möchten Sie eine KVP-Methode in Ihrer Organisation implementieren, haben Sie eine große Auswahl. Welche Methode die richtige für Sie und Ihr Unternehmen ist, müssen Sie entscheiden. Alle KVP-Methoden stellen "best practices" dar: Sie gewährleisten eine hohe Effizienz, einen geringen Ressourcenverbrauch sowie die Nachvollziehbarkeit der Ergebnisse. Für welche Methode Sie sich entscheiden sollten, hängt von der spezifischen Aufgabenstellung ab. Die geschickte Kombination verschiedener KVP-Methoden verspricht schlussendlich am meisten Erfolg.

Die wahrscheinlich bekannteste Methode für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess ist der PDCA-Zyklus. Weitere bekannte KVP-Methoden sind Kaizen, der CAPA-Prozess, Six Sigma sowie die QFD-Methode.

Wie führt man KVP im Unternehmen ein?

Sehen Sie die vielen Vorteile eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses und haben sich dafür entschieden, KVP-Methoden in Ihrem Unternehmen einzuführen, müssen Sie strukturiert vorgehen. Die Einführung von KVP lässt sich in drei Phasen unterteilen: die Startphase, die Integrationsphase und die Stabilisierungsphase.

In der Startphase sollten alle beteiligten Personen in einem Kickoff-Meeting in den Verbesserungsprozess eingeführt werden, um im weiteren Verlauf aktiv mitwirken zu können. In der Integrationsphase liegt es an den Führungspersonen, zu entscheiden, inwieweit die Mitarbeiter tatsächlich in den Prozess mit einbezogen werden sollen. Sie sollten dabei beachten, dass Sie dadurch tatsächlich einen Teil der Verantwortung abgeben und sich darauf einstellen können, dass die beauftragte Person die Aufgabe womöglich anders bearbeitet, als Sie es getan hätten. In der letzten Phase der Implementierung, der Stabilisierungsphase, geht es darum, die Erfolge der KVP auch auf lange Sicht zu sichern. Um die nachhaltige Qualität gewährleisten zu können, sollten Sie bei sich und Ihren Mitarbeitern den Wunsch wecken, das Unternehmen und seine Prozesse stetig zu verbessern und weiterzuentwickeln. Fortbildungen, Erfahrungsaustausch sowie die regelmäßige Nutzung von KVP-Methoden helfen Ihnen dabei, das langfristige Ziel zu erreichen.

Was sind die Ziele von KVP?

Das grundlegende Ziel verschiedenster KVP-Methoden steckt bereits im Namen: ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess. Im Sinne des Qualitätsmanagements ist es von großer Wichtigkeit, vor allem Nichtkonformitäten aufzudecken und zu beheben, aber auch bestehende und gut laufende Prozesse immer wieder zu kontrollieren und potenziellen Verbesserungsbedarf aufzudecken. Methoden der KVP geben einen Handlungsablauf vor, an den Anwender sich halten können. Auf lange Sicht sorgt der kontinuierliche Verbesserungsprozess für mehr Effizienz, eine hohe Qualität und mehr Erfolg im Wettbewerb.