Ein BPMN-Diagramm mit Linqi erstellen: Eine Anleitung mit Beispielprozess

Effiziente Geschäftsprozesse sind das Rückgrat eines jeden erfolgreichen Unternehmens. Sie ermöglichen es, Abläufe zu optimieren, Kosten zu reduzieren, Engpässe zu identifizieren und eine klare Kommunikation über die Organisationsebenen hinweg sicherzustellen. Die Modellierung und Visualisierung von Geschäftsprozessen mithilfe von BPMN-Diagrammen (Business Process Model and Notation) hat sich als bewährte Methode erwiesen, um diese Ziele zu erreichen.

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In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen anhand eines Beispielprozesses, wie Sie Geschäftsprozesse mit Hilfe von BPMN darstellen können.

BPMN 2.0 in der Geschäftsprozessmodellierung

BPMN 2.0, die Version 2.0 der BPMN-Spezifikation, bietet eine umfangreiche Palette an Symbolen und Notationen, die es ermöglichen, komplexe Geschäftsprozesse in verständlicher Weise darzustellen. Es bietet eine einheitliche Sprache, die von Geschäftsbenutzern, Prozessanalysten und IT-Experten gleichermaßen verstanden wird. Die BPMN 2.0-Spezifikation bietet eine umfassende Modellierungssprache, die es ermöglicht, sowohl die logische Reihenfolge als auch die verschiedenen Aktivitäten, Ereignisse und Entscheidungen eines Prozesses grafisch darzustellen. Aus dem Business Process Management ist BPMN (Business Process Model and Notation) kaum noch wegzudenken, so sieht das auch die Object Management Group (OMP).

Um diesen Modellierungsprozess noch einfacher und effizienter zu gestalten, bietet linqi den ISO-Standard-konformen BPMN 2.0 Designer an. Diese Softwarelösung ermöglicht es, BPMN-Diagramme schnell und einfach zu erstellen, zu bearbeiten und zu optimieren. Dank der benutzerfreundlichen Oberfläche und einer intuitiven Drag-and-Drop-Funktionalität sind Sie mit dem BPMN 2.0 Designer von linqi dazu in der Lage, Geschäftsprozesse durch verschiedenste Elemente visuell ansprechend und verständlich zu modellieren.

In Sachen BPMN-Symbole sind Sie noch nicht vom Fach? Dann sollten Sie sich vor dem Modellieren eines Geschäftsprozesses unseren Blogbeitrag zu der BPMN 2.0 Notation durchlesen.

Der Kauf von Schuhen: Ein Beispielprozess mit dem BPMN 2.0 Designer

Ein anschauliches Beispiel für die Verwendung des BPMN 2.0 Designers ist der Kaufprozess eines Schuhs. Wir werden diesen Prozess Schritt für Schritt modellieren und dabei die verschiedenen Elemente der BPMN 2.0-Spezifikation nutzen. Die Verwendung des BPMN 2.0 Designers für die Darstellung dieses Kaufprozesses wird verdeutlichen, wie effektiv und einfach diese Software es Ihnen ermöglicht, komplexe Geschäftsprozesse zu visualisieren und zu optimieren. Es bietet Ihnen die Möglichkeit, Engpässe zu identifizieren, unnötige Schritte zu eliminieren und die Effizienz Ihres Unternehmens zu steigern.

Wenn Sie also nach einer effizienten und benutzerfreundlichen Lösung zur Modellierung und Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse suchen, dann ist der BPMN 2.0 Designer von linqi die perfekte Wahl. Lassen Sie uns nun in die Welt der Prozessmodellierung eintauchen und den Kaufprozess eines Schuhs Schritt für Schritt mithilfe dieses leistungsstarken Tools visualisieren.

Schritt 1: Den zu modellierenden Geschäftsprozess auswählen

Die Auswahl eines zu modellierenden Geschäftsprozesses kann auf verschiedene Weisen erfolgen. Hier sind einige Ansätze, die Ihnen bei der Auswahl helfen können:

1. Geschäftsprozessrelevanz: Wählen Sie einen Prozess aus, der für Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation von Bedeutung ist. Konzentrieren Sie sich auf einen Prozess, der häufig durchgeführt wird und einen messbaren Einfluss auf den Erfolg Ihres Unternehmens hat.

2. Schwachstellenanalyse: Identifizieren Sie Geschäftsprozesse, die potenzielle Engpässe, Verzögerungen oder Fehler aufweisen. Ein zu modellierender Prozess kann dazu dienen, Schwachstellen zu identifizieren und Verbesserungen vorzunehmen.

3. Kundenorientierung: Wählen Sie einen Prozess, der direkt mit Ihren Kunden interagiert. Der Fokus auf Kundenprozesse ermöglicht es Ihnen, die Kundenerfahrung zu verbessern und die Effektivität Ihrer Dienstleistungen oder Produkte zu steigern.

4. Komplexität: Betrachten Sie Geschäftsprozesse, die eine gewisse Komplexität aufweisen. Dies ermöglicht Ihnen, die Leistungsfähigkeit und Flexibilität des BPMN 2.0 Designers voll auszuschöpfen und verschiedene Elemente wie Entscheidungen, Verzweigungen und parallele Abläufe darzustellen.

Bei der Auswahl eines zu modellierenden Geschäftsprozesses ist es wichtig, einen ausgewogenen Ansatz zu verfolgen. Wählen Sie einen Prozess, der sowohl relevant als auch herausfordernd ist und Ihnen die Möglichkeit gibt, die volle Bandbreite der Funktionen und Möglichkeiten des BPMN 2.0 Designers zu nutzen.

Für die beispielhafte Modellierung mit dem BPMN 2.0 Designer haben wir uns für den Geschäftsprozess des Schuhkaufs/Schuhverkaufs als Beispiel entschieden. Der Kauf eines Schuhs ist ein alltäglicher Vorgang, der in vielen Einzelhandelsgeschäften oder Online-Shops stattfindet, dabei können verschiedene Akteure involviert sein. Durch die Modellierung dieses Prozesses erhalten wir einen klaren Überblick über die einzelnen Schritte und können potenzielle Engpässe oder Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren.

Schritt 2: Öffnen Sie den BPMN 2.0 Designer in linqi

Mit der Software zur Prozessoptimierung von linqi lassen sich diverse Geschäftsprozesse drastisch vereinfachen, weit über die Möglichkeiten von BPMN hinaus. BPMN-Diagramme stellen allerdings einen guten Einstieg in die Prozessoptimierung dar, wenn Sie mit diesem Thema noch nicht so vertraut sind.

Zunächst benötigen Sie die Software linqi. Den linqi BPMN 2.0 Designer öffnen Sie, wenn Sie bei linqi einen neuen Prozess erstellen und dann oben rechts die BPMN 2.0 Notation auswählen.

Schritt 3: Alle relevanten Akteure im Schuhkaufprozess identifizieren und darstellen

Nun ist es an der Zeit, alle Akteure im Schuhkauf-Prozess herauszuarbeiten und zu notieren. Anschließend wird für jede Partei ein passendes Symbol ausgewählt, eine Übersicht dieser finden Sie rechts oben im linqi BPMN 2.0 Designer. Mehr zu der BPMN Notation erfahren Sie hier. Die Akteure für dieses Beispiel sind die folgenden:

1. Kunde: Der Kunde ist der Hauptakteur im Schuhkaufprozess. Er ist derjenige, der den Schuh erwerben möchte und die Entscheidungen trifft, wie beispielsweise die Auswahl des Schuhmodells, der Größe und der Farbe.

2. Vertriebsmitarbeiter: Der Vertriebsmitarbeiter ist die Person, die die Schuhe verkauft. Der Vertriebsmitarbeiter bearbeitet Bestellungen, pflegt den Shop und die Produkte und schließt den Kaufvorgang ab.

3. Lagermitarbeiter: Der Lagermitarbeiter ist für die Lagerverwaltung und den Versand der Schuhe verantwortlich. Er stellt sicher, dass die gewünschten Schuhe vorrätig sind und bearbeitet den Versand, wenn der Kauf abgeschlossen ist.

4. Zahlungsanbieter: Der Zahlungsanbieter ermöglicht es dem Kunden, den Kauf online oder am Point-of-Sale abzuwickeln. Er stellt sicher, dass die Zahlung sicher und zuverlässig abläuft.

5. Versanddienstleister: Der Versanddienstleister kümmert sich um den Transport der gekauften Schuhe zum Kunden. Er ist verantwortlich für eine zuverlässige und zeitgerechte Lieferung.

Nun muss für jeden Akteur ein eigener Pool angelegt werden. Der Kunde steht dabei alleine, die anderen Akteure werden nochmal unter „Händler“ zusammengefasst, um zu verdeutlichen, dass sich diese Akteure innerhalb des Unternehmens befinden. Mit einem Pool werden Gruppen, wie zum Beispiel die Kunden, oder Abteilungen in Unternehmen, wie der Vertrieb, dargestellt. Durch die Darstellung mithilfe des Pools können Abläufe innerhalb eines Pools besser dargestellt und nachvollzogen werden.

Bei dem Prozess des Schuhkaufs sind verhältnismäßig wenig Akteure beteiligt, trotzdem, oder gerade deshalb, eignet er sich sehr gut als verständliches Beispiel zur Veranschaulichung der Funktionsweise von einem BPMN-Diagramm.

Schritt 4: Erfassung der Start- und Endereignisse im BPMN-Diagramm

Nachdem wir die relevanten Akteure in unserem Prozess identifiziert haben, ist es an der Zeit, die Start- und Endereignisse in unserem BPMN-Diagramm zu erfassen. Start- und Endereignisse markieren den Anfang und das Ende des Prozesses und sind entscheidend, um den Ablauf klar zu definieren.

Für den Schuhkaufprozess können wir das Startereignis mit dem Symbol „Startereignis“ im Diagramm darstellen. Dieses Symbol zeigt den Beginn des Prozesses an, zum Beispiel wenn der Kunde die Website des Unternehmens aufruft, um nach Schuhen zu suchen. Das Endereignis in unserem Beispiel kann mit dem Symbol „Endereignis“ repräsentiert werden, um das Ende des Prozesses darzustellen. Im Fall des Schuhkaufs wird das Endereignis erreicht, wenn die Bestellung abgeschlossen ist und der Kunde die Bestätigung erhält. Somit wird auch direkt deutlich, dass sich der Start- sowie Endpunkt in dem Pool „Kunde“ befinden muss.

Es ist wichtig, diese Start- und Endereignisse klar zu definieren, da sie den Rahmen für den gesamten Prozess setzen und die Ein- und Ausgangspunkte markieren. Dadurch erhalten wir eine klare Darstellung des Schuhkaufprozesses in unserem BPMN-Diagramm.

Der BPMN 2.0 Designer von linqi bietet eine intuitive Benutzeroberfläche, mit der wir diese Start- und Endereignisse einfach durch Drag-and-Drop in unsere Pools einfügen können. Wenn Sie einzelnen Elementen eine Beschriftung hinzufügen wollen, dann geht dies ganz einfach durch einen Doppelklick auf das Element. Durch das nutzerfreundliche Prozessmanagement-Tool kann der Prozess visuell dargestellt und einzelne Schritte nahtlos verknüpft werden.

Schritt 5: Den Prozess visuell darstellen

Nachdem wir die Start- und Endereignisse unseres Schuhkaufprozesses erfasst haben, ist es an der Zeit, die Aktivitäten des Prozesses zu modellieren. Die Modellierung der Aktivitäten ermöglicht es uns, die Schritte, Entscheidungen und Aktionen im Prozess visuell darzustellen und den Ablauf klar zu definieren. Darüber hinaus müssen die Aktivitäten miteinander verbunden werden, weshalb wir beschriftbare Pfeile und andere Elemente verwenden. Durch diese Verbindungen können die Aufgaben und ihre Zusammenhänge besser dargestellt werden.

Tipp: Bei Prozessen, welche sich innerhalb eines Pools abspielen, wird ein normaler Pfeil verwendet. Handelt es sich um eine Verbindung von Elementen aus verschiedenen Pools, dann muss die Linie des Pfeils gestrichelt sein.

Allgemein wird für jede Aktion, die innerhalb des Prozesses durchgeführt wird, das Element "Aufgabe" verwendet. Dieses wird durch ein abgerundetes Rechteck dargestellt. Dieses Element existiert auch in spezifischen Varianten wie z.B. "Personen-Aufgabe" und "Manuelle Aufgabe". Im Prozessmodellierungs-Tool linqi BPMN 2.0 Designer stehen weitere Aufgabentypen zur Verfügung. weitere Aufgabentypen zur Verfügung.

Um die Prozessmodellierung vernünftig mit BPMN 2.0 durchzuführen, fangen wir ganz am Anfang an und bauen den Prozess Schritt für Schritt auf. In diesem Beispiel beginnt der Prozess mit der Bestellung des Kunden. In einem noch realistischeren Diagramm kann auch der Entscheidungsprozess des Kunden durch mehrere Schritte verdeutlicht werden.

Nach dem Startpunkt folgt bei unserem Geschäftsprozessmodell die erste Aktion, also die Bestellung, die aufgegeben und an einen Mitarbeiter weitergegegeben wird. Da es sich bei der Aktion um das übermitteln bestimmter Daten handelt, haben wir hier das "Sende Aufgabe" Element verwendet.

Als nächstes muss die Bestellung von einem Lagermitarbeiter gesichtet und bearbeitet werden. Es wird geprüft, ob der Schuh vorhanden ist. Für diese Aktion eignet sich gut das Element „Personen Aufgabe“. Wichtig ist hier, dass der Prozess sich nun in zwei Mögliche Szenarien aufspaltet. In einem Szenario sind die gewünschten Schuhe auf Lager, in dem anderen nicht.

So eine Aufspaltung wird bei BPMN durch ein „Gateway“-Symbol gekennzeichnet. Dieses sieht aus wie ein X, welches in einem rautenförmigen Rahmen eingebettet ist.

Von dem Gateway geht dann jeweils ein Pfeil zu einer neuen Aufgabe. Da sich der Prozess aufgrund verschiedener Bedingungen (Auf Lager, Nicht auf Lager) aufteilt, werden die zwei Pfade durch das „Empfangendes Nachrichten Zwischenereignis“ dargestellt. Dieses sieht aus wie ein Kreis, in welchem ein Papier-Symbol ist.

Entweder muss jetzt ein Mitarbeiter aus „Beschaffung“ den Lagerbestand wieder aufstocken, oder ein Mitarbeiter aus „Lager“ entnimmt die Schuhe, wenn sie vorhanden sind. Ist der Schuh nicht auf Lager, dann muss ein Mitarbeiter aus „Beschaffung“ den fehlenden Bestand nachkaufen. Ein Mitarbeiter aus „Lager“ muss dann die Schuhe ins Lager einsortieren. Hierfür eignet sich das „Manuellen Aufgabe" Symbol.

Bei beiden Szenarien werden am Ende die Schuhe dem Lager entnommen. Auch diese Aktion kann gut durch das „Manuelle Aufgabe“ Symbol dargestellt werden.

Tipp: Wenn das „Gateway“ Symbol verwendet wird, muss es auch wieder eingesetzt werden, wenn die zwei Szenarien wieder zusammenlaufen. Im Verlauf unseres Geschäftsprozessdiagramms ist das, bevor die Schuhe dem Lager entnommen werden.

Nun müssen die Schuhe von einem Mitarbeiter der Logistik verpackt und etikettiert werden. Auch hier eignet sich wieder das „Manuelle Aufgabe“ Symbol. Nun spaltet sich unser Pfad wieder, aber dieses Mal verwenden wir ein „Paralleles Gateway“. Dieses sieht aus wie das normale „Gateway“, es ist aber ein + statt dem X in der Mitte.

Bei dem „Parallelen Gateway“ werden die beiden Szenarien, in die sich der Prozess aufteilt, parallel ablaufen. In unserem Beispiel ist das das versenden der Schuhe, sowie das Speichern der Daten im ERP-System. Danach laufen sie wieder im schließenden „Paralleles Gateway“ Symbol zusammen.

Nun ist der Prozess auch schon so gut wie abgeschlossen. Als letzten Schritt erhält der Kunde eine Versandbenachrichtigung. Hier ist nochmal das vollständige Diagramm:

Der gesamte Prozess kann auch noch deutlich komplizierter gestaltet werden, zum Beispiel wenn auch die Rückmeldung von Kunden miteinbezogen werden soll. Zur Veranschaulichung der Funktionsweise von BPMN 2.0 eignet sich jedoch diese abgeschwächte Version sehr gut.

Fazit

Mit BPMN fällt das Darstellen von Prozessen durch die vielen Elemente für Aktivitäten und Entscheidungen recht leicht, aber nur, wenn auch das richtige Tool zur Visualisierung vorhanden ist. Mit dem BPMN 2.0 Designer von linqi können Sie diese Aktivitäten und Entscheidungen einfach in unsere Diagramme einfügen und verknüpfen. Das Tool bietet Ihnen die Möglichkeit, komplexe Prozesse in übersichtlichen und verständlichen Diagrammen abzubilden und damit eine solide Grundlage für die Prozessoptimierung zu schaffen.