XRechnung – Alles auf einen Blick

Obwohl die XRechnung bisher nur in einigen bestimmten Bereichen Pflicht ist, wird sie in Unternehmen jeder Größe immer beliebter. Und das aus gutem Grund: Das händische Abschreiben von Daten aus Rechnungsdokumenten gehört hiermit der Geschichte an.

In diesem Blogbeitrag erläutern wir, was eine XRechnung ist, warum es für Unternehmen wichtig ist, sich damit zu befassen und wie man eine solche erstellen kann.

XRechnung – Was ist das?

XRechnung steht kurz für "XML-basiertes semantisches Rechnungsdatenmodell" und ist eine codierte elektronische Version einer herkömmlichen Papierrechnung, die über das Internet ausgetauscht werden kann.

Diese elektronische Rechnung ist ein nützliches Instrument, mit dem Unternehmen ihre Rechnungs- und Zahlungsabwicklung ordnungsgemäß, schnell und präzise gestalten können, ohne sich auf manuellen Papierkram verlassen zu müssen. XML steht für Extensible Markup Language und dient als universelles Format, mit dem Unternehmen verschiedene Arten von Dokumenten wie Nachrichten, Verträge und Rechnungen über das Internet in einer Sprache versenden können, die Computer unabhängig von der Art ihrer Erstellung verstehen. Auf diese Weise können die übermittelten Informationen schnell und automatisch überprüft werden, ohne Tausende von Datenzeilen manuell durchgehen zu müssen. Das spart nicht nur Zeit bei der Bearbeitung von Rechnungen, sondern reduziert auch Fehler und macht lästige Schreibarbeit überflüssig.

Wie funktioniert die XRechnung?

Die Funktionsweise des IT-Standards ist schnell erklärt. Es handelt sich hierbei um einen verschlüsselten, strukturierten Datensatz, der alle wichtigen Rechnungsdetails enthält. Der Rechnungsempfänger kann diesen Datensatz nun über bestimmte Plattformen empfangen. Aufgrund des XML-Formats können die Rechnungsinhalte ganz ohne OCR-Erkennung oder manuelle Überprüfung weiterverarbeitet werden – ganz automatisch.

Ist die XRechnung Pflicht?

Die XRechnung gilt nach der e-Rechnungsverordnung als Standard zur elektronischen Rechnungsstellung bei Auftraggebern der Öffentlichkeit. Der XRechnung liegt die Richtlinie 2014/55/EU zugrunde. Das bedeutet, dass seit 2020 alle Rechnungen, die an öffentliche Stellen wie z.B. Behörden, Gerichte oder andere öffentlich-rechtlich organisierte Einrichtungen des Bundes gestellt werden, den e-Rechnungsstandard erfüllen müssen. Gleichzeitig heißt das auch, dass eine Rechnung bei einem privaten Rechnungsaustausch – wenn nicht gefordert – die Voraussetzungen, die an eine XRechnung gestellt werden, nicht erfüllen muss.

Es gibt außerdem weitere Ausnahmen, was die Pflicht zur Erstellung einer XRechnung angeht. Handelt es sich um Rechnungsbeträge unter 1.000 € oder sind die Daten geheimhaltungswürdig, so muss keine e-Rechnung erstellt werden.

Vorteile von Rechnungen im XML-Format

1. Die XRechnung ist Pflicht

Die XRechnung ist ein Standard, der von Unternehmen in ganz Deutschland verwendet werden kann und zum Teil verwendet werden muss. Das bedeutet, dass es ein einheitliches Rechnungsformat gibt und Unternehmen problemlos Rechnungen untereinander austauschen können.

2. XML ist für Menschen lesbar

Ein weiterer Vorteil von XML-Rechnungen ist, dass es für Menschen lesbar ist, d. h., dass es von Menschen leicht gelesen und verstanden werden kann. Dies steht im Gegensatz zu Formaten wie binären oder maschinenlesbaren Formaten, die für das Lesen durch Computer ausgelegt sind, aber von Menschen nur schwer verstanden werden können. Dank dieser menschlichen Lesbarkeit sind Probleme bei XML-Dokumenten leicht zu beheben.

3. XML ist maschinenlesbar

XML ist ein maschinenlesbares Format, das heißt, es kann von Computern verarbeitet werden, ohne dass ein menschliches Eingreifen erforderlich ist. Damit sind XML-Rechnungen ideal für Unternehmen, die eine große Anzahl von Rechnungen schnell und effizient verarbeiten müssen.

4. XML ist einfach zu speichern

XML-Dateien können elektronisch gespeichert werden, sodass sie leicht zugänglich sind und sich leicht verwalten lassen. XRechnungen sind daher gut geeignet für Unternehmen, die eine große Anzahl von Rechnungen elektronisch speichern müssen.

5. XML ist einfach zu transportieren

XML-Dateien können elektronisch transportiert werden, sodass sie leicht zu versenden und zu empfangen sind. Daher sind XRechnungen eine gute Wahl für Unternehmen, die eine große Anzahl von Rechnungen elektronisch versenden und empfangen müssen.

6. XML ist sicher

XML-Dateien sind sicher verschlüsselt, wodurch sie nur schwer manipuliert oder gefälscht werden können. Daher sind XRechnungen ideal für Unternehmen, die die Sicherheit ihrer Rechnungen gewährleisten müssen

7. XML ist erweiterbar

Ein weiterer Vorteil von XML ist, dass es erweiterbar ist, d. h. es kann leicht an die Bedürfnisse eines jeden Unternehmens angepasst werden. XML ist kein festes Format wie HTML, sodass Unternehmen ihre eigenen benutzerdefinierten Tags und Attribute hinzufügen können, um ein XML-Dokument zu erstellen, das auf ihre speziellen Bedürfnisse zugeschnitten ist. Diese Flexibilität macht XML zu einem idealen Format für die Erstellung von Rechnungen, da Unternehmen alle Informationen einfügen können, die sie benötigen, um sicherzustellen, dass ihre Rechnungen korrekt und vollständig sind.

Welches Format hat eine XRechnung?

Wie der Name schon sagt, liegt eine XRechnung immer im XML-Format vor. Andere Formate, beispielsweise das PDF-Format, sind keine korrekten elektronischen Rechnungen, da sie nicht ohne menschliches Zutun elektronisch weiterverarbeitet werden können. Das bietet Fehlerpotential.

Im Gegensatz zur Rechnung als PDF-Dokument hat die XRechnung weitere Vorteile: Die Rechnung kann nicht nur komplett automatisch elektronisch weiterverarbeitet werden, es lassen sich außerdem auch problemlos weitere Unterlagen einbinden.

Was beinhaltet eine XRechnung?

Die Standard-XRechnung gibt vor, welche Daten bzw. Angaben in der Rechnung enthalten sein sollten.

Daten des Rechnungsempfängers

Die XRechnung muss auf jeden Fall die wichtigsten Rechnungsempfänger-Daten beinhalten. Dazu gehören Name, Anschrift und Kontaktdaten des Rechnungsempfängers.

Darüber hinaus muss hier die Käuferreferenz bzw. Leitweg-ID genannt werden. Diese ist notwendig, um den Auftraggeber eindeutig adressieren zu können.

Daten des Rechnungserstellers

Auch Name, Anschrift sowie Kontaktdaten wie Telefonnummer oder E-Mail-Adresse des Rechnungserstellers sind feste Bestandteile einer elektronischen Rechnung. Damit die Rechnung dem Standard entspricht, müssen außerdem Steuer-ID, Kreditorennummer sowie Kennung der Rechtsform enthalten sein.

Zusatzvereinbarungen

Auch Zusatzvereinbarungen wie Vertrags-, Bestell- und Auftragsnummer haben in der XRechnung einen festen Platz.

Zahlungsweise

Es ist Pflicht, in der Rechnung die Zahlungsweise bzw. die Bankverbindungsdaten anzugeben.

Rechnungsdetails

Schließlich müssen in der XRechnung alle wichtigen Rechnungsdetails zu finden sein. Dazu gehören selbstverständlich der Rechnungsbeträge sowie Rechnungsnummer. Auch weitere Zahlungsbedingungen müssen hier festgehalten sein.

XRechnung erstellen und empfangen

Wie kann ich XRechnungen erstellen? Wenn Sie XRechnungen erstellen wollen oder müssen, haben Sie verschiedene Möglichkeiten. Welche Sie davon wählen sollten, hängt davon ab, wie häufig Sie XRechnungen erstellen (müssen) und welche IT-Kenntnisse Sie bereits mitbringen.

Sie können die XRechnung per Webformular manuell erstellen, oder sich helfen lassen. Wenn Sie viele XRechnungen erstellen, lohnt sich die Erstellung in ERP-Systemen oder die Hilfe durch einen externen Dienstleister.

Wie kann ich XRechnungen empfangen?

Möchten Sie es unkompliziert haben, holen Sie linqi als kompetenten Partner für die Datenlenkung an Ihre Seite. Der Prozess der Rechnungsverarbeitung läuft dann in der Regel so ab: Sobald Sie eine digitale per Mail empfangen, werden alle wichtigen Daten wie Rechnungssumme oder Empfängerdaten aus dem XRechnungsformat ausgelesen. Dazu bedarf es weder einer OCR-Texterkennung, noch Ihrer Überprüfung. Auch Kostenstellenverantwortliche werden ermittelt, um diesen die Rechnung zur Freigabe vorzulegen, woraufhin die Zahlungsanweisung automatisch aus den Rechnungsdaten erstellt wird.

Wie funktioniert eine XRechnung?

Der IT-Standard ist ein sicheres und organisiertes Verfahren zur Darstellung von Rechnungsdaten, das ein verschlüsseltes XML-Format verwendet. Dies bedeutet, dass die Daten automatisch verarbeitet werden können, anstatt sich auf die optische Zeichenerkennung (OCR) oder die manuelle Überprüfung zu verlassen. Durch die Übermittlung des Datensatzes kann der Empfänger schnell und effizient auf alle erforderlichen Angaben zu seinen Rechnungen zugreifen.

Ist eine PDF-Rechnung eine e-Rechnung?

PDF-Rechnungen erfüllen nicht die Anforderungen an elektronische Rechnungen. Sie können zwar digital eingesehen werden, allerdings lassen sie sich nicht ohne OCR oder manuelle Überprüfung weiterverarbeiten. Daher gehört die PDF-Rechnung zu den digitalen Rechnungen, aber nicht zu den e-Rechnungen.

Wie sieht eine ZUGFeRD Rechnung aus?

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein Rechnungsformat, das zum einen aus einer codierten XML-Datei besteht – wie die XRechnung – und außerdem zur Visualisierung als wichtigen Teil eine PDF- bzw. A3-Dokument enthält.

Wer betreibt den Standard XRechnung?

Die KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) betreibt den XRechnungsstandard des IT-Planungsrats für Bund und Länder.