Prozessoptimierung mit linqi: 5 Beispiele für Geschäftsprozesse, die mit linqi optimiert werden können

Unabhängig davon, in welcher Branche ein Unternehmen tätig ist, worauf es seinen Fokus setzt und wie es organisiert ist: In jedem Unternehmen gibt es klar definierte und regelmäßig ablaufende Prozesse. Diese Prozesse können als Managementprozesse der Gestaltung und Führung des Unternehmens dienen, als Kernprozesse direkt zur Wertschöpfung des Unternehmens beitragen oder als Unterstützungsprozesse zur Steuerung und Unterstützung der anderen beiden Prozessgruppen dienen.

Während ein Unternehmen grundsätzlich für alle seine Prozesse möglichst hohe Standards anlegen und diese für den Unternehmensalltag optimieren sollte, gibt es insbesondere im Bereich der Kern- und Unterstützungsprozesse in vielen Unternehmen zudem noch Potenzial für die Digitalisierung von Prozessen: Oft lassen sich Ressourcen wie Zeit und Geld sparen, indem man Prozesse umstellt, optimiert und zumindest zu Teilen auch digitalisiert.

Im Fokus unseres heutigen Blogbeitrags stehen fünf Beispiele für Prozesse, die sich mit Hilfe von linqi in vielen Unternehmen leicht optimieren lassen. Bevor wir jedoch auf diese Beispiele eingehen, geben wir Ihnen noch einen kurzen Überblick darüber, was unter den Begriffen Prozessoptimierung und Prozessdigitalisierung zu verstehen ist.

Prozessoptimierung und Prozessdigitalisierung

Unter Prozessoptimierung versteht man im Allgemeinen die systematische Prozessanalyse und Verbesserung eines Prozesses, um dessen Effizienz und Effektivität zu steigern. Sie ist Teil des Prozessmanagements und hat als solche eine hohe Bedeutung für Unternehmen, die ihre eigene Leistung und Wettbewerbsfähigkeit erhöhen wollen.

Während sich die Prozessoptimierung grundsätzlich auf alle Arten von Prozessen anwenden lässt, ist die Antwort auf die Frage danach, wie sich ein Prozess optimieren lässt, etwas komplexer: So gibt es eine ganze Reihe an Tools und Methoden, die zur Prozessoptimierung beitragen können und jeweils eigene Ausrichtungen und Vorteile haben. Zu den bekanntesten Methoden der Prozessoptimierung gehören u.a. Six Sigma, Lean Management und Kaizen.

Das Prozessmanagement eines Unternehmens sollte neben der Prozessoptimierung auch die Prozessdigitalisierung umfassen. Ziel der Prozessdigitalisierung ist es, analoge Prozesse so in digitale Prozesse umzuwandeln, dass sie besser nachverfolgbar, robuster und effizienter werden sowie leicht kontinuierlich optimiert und an die Unternehmensbedürfnisse angepasst werden können. In Zeiten der Digitalisierung gibt es mittlerweile eine ganze Reihe guter Gründe dafür, in vielen Bereichen verstärkt auf digitale Prozesse zu setzen. Wenn Sie mehr dazu erfahren möchten, lesen Sie gerne unseren Blogbeitrag zur Digitalisierung von Unternehmensprozessen.

5 Beispiele für Prozesse, die mit linqi optimiert werden können

Egal ob in der Personalverwaltung, in der Logistik oder in der Kommunikation - die Regelprozesse eines Unternehmens binden meist viele Ressourcen in Form von Zeit und Mitarbeitern. Wer hier eine Entlastung schaffen möchte, sollte seine Prozesse so gestalten, dass sie optimal zur Unternehmensrealität passen und - sofern möglich - zumindest teilweise auch ohne die Bindung von vielen Mitarbeitern ablaufen können.

Oftmals ist es auf den ersten Blick schwierig, sich vorzustellen, wie bereits lang etablierte Prozesse noch optimiert oder gar (teilweise) digitalisiert werden sollen. Insbesondere dann, wenn die Prozesse prinzipiell gut laufen, kostet es nicht nur das Management, sondern oftmals auch die Mitarbeiter ein wenig Überwindung, die Veränderung bestehender Prozesse anzugehen und zu akzeptieren. Doch wenn man sich einmal bewusst macht, welches Potenzial in der Optimierung und Digitalisierung der eigenen Unternehmensprozesse steckt, verschwindet das anfängliche Zögern in den meisten Unternehmen.

Damit Sie sich ein besseres Bild davon machen können, wie die Prozessoptimierung und -digitalisierung mit linqi den Alltag in Ihrem Unternehmen bereichern könnte, geben wir Ihnen im folgenden fünf Beispiele für Prozesse, die sich in vielen Unternehmen problemlos mit linqi optimieren und digitalisieren lassen:

Beispiel 1: Der Bewerbungsprozess

In Zeiten des Fachkräftemangels sind viele Unternehmen schon fast dauerhaft auf der Suche nach qualifizierten und zuverlässigen Mitarbeitern und stellen auf der Unternehmenswebseite Informationen zu den offenen Positionen bereit. Oftmals werden Interessenten auf solchen Webseiten dazu aufgefordert, ihre Bewerbungsunterlagen per Mail an das Unternehmen zu schicken. Die eingehenden Mails werden dann von der zuständigen Abteilung beantwortet, bevor die Bewerbungen aufwendig gesichtet, geprüft und gerankt werden.

Damit ist der Bewerbungsprozess ein optimales Beispiel für einen Prozess, der sich mit Hilfe von linqi optimieren und digitalisieren lässt:

Unternehmen, die ihren Bewerbungsprozess umstellen, können es ihren potenziellen Arbeitnehmern ermöglichen, sich direkt über die Unternehmenswebsite zu bewerben.

Da das Eingeben von Daten und Hochladen von Dokumenten vielen Menschen schneller und leichter von der Hand geht als das Zusammenstellen und Versenden einer klassischen Bewerbungsmappe, senkt man damit zum einem die Hürden für potenzielle Bewerber. Zum anderen erleichtert ein optimierter und digitalisierter Bewerbungsprozess auch den Recruitern bzw. der HR-Abteilung die Arbeit, indem beispielsweise alle Bewerber eine automatisierte Eingangsbestätigung erhalten oder die Daten der Bewerber zentral zusammengeführt und übersichtlich dargestellt werden.

Beispiel 2: Die Beantwortung von Kundenanfragen

In vielen Unternehmen nimmt die Beantwortung von Kundenanfragen viel Zeit der Mitarbeiter in Anspruch. Dabei ist es fast unerheblich, ob die Kunden Beratung zu bestimmten Produkten oder Dienstleistungen benötigen, eine Reklamation aufgeben möchten oder wegen Fragen zu ihren Kundenkonten, Lieferungen oder Rechnungen anrufen - die ordentliche und sachgemäße Bearbeitung dieser Anfragen braucht Zeit. Je nach Branche, Unternehmen und Firmenphilosophie sowie je nach den verwendeten Kommunikationskanälen unterscheiden sich die Abläufe in der Beantwortung der Anfragen natürlich.

Doch unabhängig davon, welche Vorgehensweise ein Unternehmen verwendet, bietet es sich in den meisten Fällen an, diesen Prozess mit linqi zu optimieren:

So ermöglicht die Verwendung von linqi es beispielsweise, die abgeschickten Kundenabfragen zentral auf dem Dashboard des Kundenservices sichtbar zu machen und von diesem Zeitpunkt an jeden Schritt zur Nachverfolgung genaustens zu dokumentieren. So haben alle Mitarbeiter des Teams jederzeit einen Überblick über die eingehenden Anfragen und deren Bearbeitungsstatus.

Beispiel 3: Die Genehmigung von Urlaubsanträgen

In so gut wie allen Unternehmen, müssen Mitarbeiter, die einen Erholungsurlaub planen, diesen zunächst schriftlich bei ihren Vorgesetzen beantragen und von diesen genehmigen lassen. Gerade in größeren Unternehmen und Institutionen muss die Genehmigung des Urlaubs zudem noch in die Personalabteilung gemeldet und dort dokumentiert werden. Bis heute geschieht das in vielen Institutionen noch analog - auf händisch ausgefüllten und unterschriebenen Urlaubsblättern.

Damit gehört auch die Beantragung und Genehmigung von Urlaubsanträgen zu den Geschäftsprozessen, die sich ideal für die Optimierung mit linqi eignen:

So kann der Urlaub planende Mitarbeiter, seinen Antrag durch die Angabe des Zeitraums ganz einfach und zeitsparend digital einreichen. Sobald der digitale Antrag abgeschickt ist, wird der Vorgesetzte per Mail über den Antrag informiert und kann diesen dann ebenfalls digital bestätigen. Nach der Bestätigung durch den Vorgesetzen erhält der Mitarbeiter dann wiederum automatisch per Mail die Information darüber, dass sein Urlaub genehmigt ist.

Gleichzeitig kann die Information über die Urlaubstage des Mitarbeiters wenn möglich auch an die Personalabteilung weitergeleitet oder in einer entsprechenden Übersicht aufgeführt werden.

Beispiel 4: Die Bearbeitung von Rechnungen

Auch in der Buchhaltung gibt es in den meisten Unternehmen eine Reihe von Geschäftsprozessen, deren Abläufe noch optimiert oder digitalisiert werden können. Ein Beispiel für einen solchen Prozess ist die Bearbeitung von Rechnungen. In vielen Fällen wird diese noch manuell von den jeweiligen Sachbearbeitern durchgeführt, die die eingehenden Rechnungen aus einem entsprechenden Postfach ziehen, aufbereiten und den zuständigen Mitarbeitern zur Freigabe vorlegen.

Zwar kommen Prozesse wie die Bearbeitung von Rechnungen in den meisten Fällen noch nicht ohne menschliches Zutun aus, jedoch lassen sich auch diese Prozesse mit linqi optimieren:

So ist es beispielsweise möglich, eingehende Mails automatisch als Rechnungen zu identifizieren und weiterzuverarbeiten. Die jeweils notwendigen Zahlungsdaten können dabei automatisiert aus den Rechnungen gezogen, entsprechend zusammengestellt und zur Freigabe weitergeleitet werden.

Nach der Freigabe können die Informationen automatisch und digital an die Buchhaltung weitergeleitet werden. Sollte bei der automatisierten Bearbeitung der Rechnungen ein Problem wie bspw. eine fehlende Rechnungsnummer erkannt werden, kann automatisch eine Mail an den Absender der Rechnungsmail verschickt werden.

Beispiel 5: Die Qualitätssicherung

Die Qualitätssicherung zählt in vielen Unternehmen zu den wichtigsten Aufgaben und trägt maßgeblich dazu bei, dass diese ihre definierten Ziele erreichen. In der Regel umfasst die Qualitätssicherung eine Vielzahl verschiedener Maßnahmen und muss gewissenhaft und gründlich von den zuständigen Mitarbeitern durchgeführt werden.

Auch, wenn sich in der Qualitätssicherung sicherlich nicht alle Maßnahmen digitalisieren lassen, bietet linqi auch für viele Prozesse in diesem Bereich Optimierungsmöglichkeiten:

So kann man beispielsweise die Sollwerte für verschiedene Kennzahlen digital eingeben. Werden dann die aktuellen Istwerte gemessen, kann der Abgleich nach der Eingabe in das System automatisch erfolgen.

Sofern vorab bereits definiert wurde, welche Maßnahmen bei den entsprechenden Abweichungen in die Wege geleitet werden müssen bzw. welche Teams über die Abweichungen informiert werden müssen, kann auch dies automatisiert per Mail geschehen. Das bedeutet, dass der Mitarbeiter, der die Istwerte misst und einträgt, nicht notwendigerweise die Sollwerte kennen und die Abweichungen interpretieren können muss.

Die Vorteile der Prozessoptimierung und -digitalisierung mit linqi

Die Liste der Vorteile, die eine Optimierung und Digitalisierung von Unternehmensprozessen mit sich bringt, ist lang. Gerne können Sie sich dazu auch in unseren Blogbeiträgen zur Prozessoptimierung und Prozessdigitalisierung informieren.

Im Folgenden möchten wir Ihnen aber noch kurz drei der bedeutendsten Vorteile aufzeigen, die die Prozessoptimierung und -digitalisierung mit linqi mit sich bringt:

Vorteil 1: Steigerung von Effizienz und Qualität

Durch die Optimierung von Prozessen erhöhen Sie deren Effizienz und Qualität: So können Sie im Idealfall durch Optimierung und Digitalisierung in der selben Zeit deutlich mehr Arbeit in der gleichen oder einer besseren Qualität erledigen als zuvor und zudem die Fehleranfälligkeit ihrer Prozesse deutlich reduzieren.

Vorteil 2: Reduzierung der notwendigen Ressourcen

Ein weiterer großer Vorteil der Prozessoptimierung und -digitalisierung besteht darin, dass der umgestellte Prozess in der Regel mit weniger Ressourcen auskommt: Sei es, dass der Prozess nun in kürzerer Zeit oder mit weniger Zutun ihrer Mitarbeiter auskommt, beide Fälle führen dazu, dass sich Ihre Kosten reduzieren.

Vorteil 3: Erhöhung von Nachverfolgbarkeit und Prozesstreue

Digitalisierte und optimierte Prozesse haben zudem den großen Vorteil, dass sie deutlich leichter nachzuverfolgen sind und zudem eine hohe Prozesstreue erreichen: Somit ist zum einem gewährleistet, dass der Prozess immer genau eingehalten wird und es seltener zu Abweichungen und Problemen kommt, zum anderen lässt sich nun jeder Prozessschritt genau archivieren, digital nachvollziehen und bei Bedarf analysieren.

FAQ - Rund um die Prozessoptimierung und -digitalisierung mit linqi

Da es eine Vielzahl von Methoden zur Prozessoptimierung gibt und auch das Thema Prozessdigitalisierung in den letzten Jahren deutlich an Relevanz gewonnen hat, kommen zu beiden Themenbereichen immer wieder wichtige Fragen auf. Einige dieser Fragen sollen zum Abschluss unseres heutigen Blogbeitrag noch beantwortet werden.

Sollten Sie grundsätzlich Interesse an der Prozessoptimierung und -digitalisierung mit linqi haben, empfehlen wir Ihnen, einfach einen kostenlosen Termin für ein Live-Demo mit linqi zu vereinbaren. Während des Demos haben Sie die Möglichkeit, mit einem der Experten von linqi zu sprechen, zu entdecken, wie Sie mit linqi Prozesse digitalisieren können und bereits direkt auf mögliche Ansätze für Ihr Unternehmen einzugehen.

Welche Methode sollte man für Prozessoptimierungen im Unternehmen wählen?

Welche der verschiedenen Methoden zur Prozessoptimierung für Ihr Unternehmen geeignet ist, ist abhängig von den Zielen, Bedürfnissen und Ausreichrungen des jeweiligen Unternehmens bzw. der jeweiligen Abteilung oder des jeweiligen Teams.

In unserem Blog stellen wir Ihnen eine Vielzahl verschiedener Methoden zur Prozessoptimierung vor, erklären das jeweilige Vorgehen sowie die Stärken und Schwächen der Methode.

Können HR-Prozesse optimiert werden?

Egal ob es sich um HR-Prozesse, Prozesse in der Fertigung und Logistik oder um Prozesse in den Bereichen Kommunikation und Marketing handelt - grundsätzlich gilt, dass sich alle Prozesse optimieren lassen.

Hierbei kommt es darauf an, die Prozesse zunächst gut zu analysieren, Schwachstellen zu identifizieren und Ziele zu definieren. Abhängig von der jeweiligen Ausgangssituation und den Zielen, müssen dann die Schritte definiert werden, die zur Optimierung des jeweiligen Prozesses führen. Außerdem gilt, dass die Prozessoptimierung in den meisten Fällen kein einmaliges Unterfangen ist, sondern dass auch ein einmal optimierter Prozess beobachtet und regelmäßig erneut analysiert und optimiert werden sollte.

Was für Prozesse lassen sich digitalisieren?

In Zeiten der Digitalisierung gibt es mehr und mehr Möglichkeiten, bestimmte Aufgaben des Unternehmensalltags zu digitalisieren. Welche Aufgaben das in Ihrem Unternehmen sind, ist selbstverständlich stark abhängig davon, wie Ihr Unternehmen strukturiert ist und welche Aufgaben die verschiedenen Abteilungen Ihres Unternehmens bearbeiten.

Grundsätzlich gilt jedoch, dass sich gerade unter den Kern- und Unterstützungsprozessen eines Unternehmens oftmals einige gibt, die sich für die Digitalisierung eignen. Gerne bespricht einer der Experten von linqi mit Ihnen, welche Optionen und Möglichkeiten sich für Ihr Unternehmen anbieten.

Warum sollte man seine Prozesse optimieren und digitalisieren?

Es gibt eine ganze Reihe guter Gründe dafür, weshalb es sich lohnt, die Unternehmensprozesse zu optimieren und zu digitalisieren: So lassen sich durch die Prozessoptimierung und -digitalisierung beispielsweise die Effizienz des Unternehmens erhöhen und die Kosten für Ressourcen senken.

Einer der wichtigsten Gründe ist jedoch auch, dass es in der heutigen Geschäftswelt für Unternehmen unerlässlich ist, wettbewerbsfähig zu bleiben. Um die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens zu erhalten, ist es in den meisten Branchen notwendig, seine Prozesse so effizient und effektiv wie möglich zu gestalten.

Wie kann ich linqi für mein Unternehmen verwenden?

linqi bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten für die Optimierung und Digitalisierung der Prozesse in Ihrem Unternehmen.

Machen Sie sich gerne auf unserer Webseite mit linqi vertraut oder kontaktieren Sie die Experten von linqi, um individuelle Fragen zu klären.