Digitale Dienstreiseanträge: Mehr Compliance und Transparenz mit linqi

Vor allem in jungen Unternehmen erfolgt der "Dienstreiseantrag" meistens mit einer informellen Nachricht über Slack, E-Mail oder Whatsapp.

"Hey Max, ich nehme mir Dienstag/Mittwoch für die Messe ein Hotelzimmer, ok?"

"Klar, aber nicht mehr als 150€. Verpflegung übernehmen wir auch, lass dir nur eine Quittung geben."

Das funktioniert bei kleinen Teams und einer gewissen Vertrauensbasis sehr gut, ist aber in großen Unternehmen gar nicht mehr denkbar.

Spätestens nachdem der erste Mitarbeiter den Rahmen der Reisekosten komplett gesprengt hat, kommen Reiserichtlinien, festgesetzte Budgetgrenzen und offizielle Dienstreiseanträge an die Tagesordnung.

Aber so sinnvoll ein vernünftiger Dienstreiseantrag auch ist: Er bedeutet deutlich mehr Verwaltungsaufwand. Um dabei Zeit zu sparen und vor allem Fehler zu vermeiden, lohnt es sich, den Prozess zu digitalisieren.

Das Problem mit Dienstreiseanträgen

Natürlich kann man einen offiziellen Dienstreiseantrag ausdrucken, ihn von dem Angestellten ausfüllen lassen, der ihn dann von Hand zum Vorgesetzten bringt, der ihn dann wiederum von Hand zur Buchhaltung bringt. Das ist aber weder effizient noch praktisch.

Je mehr Hände der Dienstreiseantrag durchlaufen muss, desto länger dauert der Prozess und desto höher ist die Fehleranfälligkeit. Selbst wenn der Dienstreiseantrag nicht ausgedruckt, sondern per E-Mail verschickt wird, liegt er in irgendeinem Postfach, auf das nicht alle Beteiligten Zugriff haben. Bis der Vorgesetzte Zeit findet, ihn zu prüfen und zu genehmigen, vergehen mehrere Tage - wenn der Antrag nicht vergessen wird.

Nach der Dienstreise erfolgt die Reisekostenabrechnung dann in einem gesonderten Prozess. Um Diskrepanzen festzustellen, muss jemand Reisekostenabrechnung und Dienstreiseantrag manuell miteinander vergleichen. Da es nahezu unmöglich ist, auf Planänderungen von unterwegs rechtzeitig zu reagieren, werden Abweichungen erst klar, wenn es schon zu spät ist: Die Reisekosten sind angefallen und müssen erstattet werden.

So bleiben Dienstreiseanträge ein schwammiger und mühsamer Prozess, obwohl sie eigentlich mehr Transparenz, Klarheit und Kostenkontrolle bringen sollten. Bei einer Auswertung des Marktforschungsteams Techconsult wurden Unternehmen aller Branchen ab einer Größenklasse von 500 Mitarbeitern zur Compliance ihrer Reisekostenrichtlinien befragt.

Wenn man weiß, wie der Prozess um den Dienstreiseantrag in vielen Firmen abläuft, ist das Ergebnis nicht überraschend: Ganze 40% der Unternehmen überschreiten der Auswertung zufolge regelmäßig ihr geplantes Reisekostenbudget. Wie kann es besser gehen?

Antrag, Genehmigung und Abrechnung von Dienstleistung in einem simplen Tool

Eine Digitalisierung der Dienstreiseanträge ist die beste Möglichkeit, Compliance und Transparenz zu erhöhen. linqi eignet sich dafür sehr gut, denn mit dem Tool können die Formulare und Workflows vollkommen individuell an jedes Unternehmen angepasst werden. So könnte der Prozess vom Dienstreiseantrag bis zur Spesenabrechnung mit linqi aussehen:

1. Online-Antrag: Mitarbeiter können die Dienstreise über ein digitales Formular beantragen. Dank festgelegter Feldern und Drop-Down-Menüs, aus denen z.B. Transportmittel ausgewählt werden können, kann der Mitarbeiter nichts vergessen und auch nur Angaben im Rahmen des Budgets und der Reiserichtlinien machen - Eine manuelle Prüfung entfällt.

2. Automatische Übermittlung: Der oder die Vorgesetzte wird automatisch über linqi benachrichtigt und kann den Antrag mit einem Klick genehmigen oder ablehnen. Bei Genehmigung geht der Reisekostenantrag direkt an die zuständige Person in der Buchhaltung.

3. Belege in Echtzeit hochladen: Der Mitarbeiter kann Belege unterwegs direkt abfotografieren und hochladen. So können der Antrag und die echten Reisekosten in Echtzeit abgeglichen werden - Niemand muss für die Spesenabrechnung im Nachhinein alle Belege zusammenzusuchen.

4. Automatische Erinnerungen: Lädt der Mitarbeiter z.B. keine Belege hoch, werden automatisch Erinnerungen verschickt.

5. Automatisierte Buchhaltung: Durch eine Integration von linqi mit Ihrer Buchhaltungssoftware können die Reisekosten automatisch übertragen werden - keine manuelle Eingabe ist nötig.

linqi übernimmt also viele der fehleranfälligen manuellen Schritte und spart den Mitarbeitern eine Menge Zeit und Aufwand. Darüber hinaus können durch andere Aktionen weitere Workflows ausgelöst werden: Eine automatische Benachrichtigung und Anpassung des Antrags, sollte eine Hotelbuchung storniert oder geändert werden, eine automatische Warnung, wenn das Budget überschritten wird, etc.

Dabei ist linqi eigentlich keine Dienstreisesoftware, sondern eine Prozessoptimierungssoftware. Sämtliche Geschäftsprozesse können in linqi dargestellt und automatisiert werden - Neben Dienstreisen auch Urlaubsanträge, Rechnungen, Mängelerfassungen und viele weitere.

Da linqi wie ein Baukasten aufgebaut ist, können Sie ohne jegliche Programmierkenntnisse schnell und einfach Ihre Prozesse abbilden. Dynamische Formulare wie der Dienstreiseantrag erstellen Sie nach Ihren individuellen Anforderungen und verknüpfen Sie mit entsprechenden Workflows und den zuständigen Mitarbeitern: Mitarbeiter füllt Antrag aus - Antrag wird automatisch an zugeteilten Vorgesetzten weitergeleitet - Vorgesetzter genehmigt Antrag - Antrag wird automatisch an die Buchhaltung übermittelt / Mitarbeiter wird benachrichtigt

linqi passt sich individuell an Ihre Prozesse an - Nicht andersherum.

Nach der Dienstreise: Reisekosten-Reporting

Prozesse zu digitalisieren bringt einen entscheidenden Vorteil: Die Prozesse können viel gezielter optimiert werden. Denn sämtliche Schritte sind transparent und rückverfolgbar, während die Daten sich nach Bedarf abrufen und analysieren lassen. Mit linqi kann das Management alle Reisekosten des Jahres auf einen Blick sehen und auswerten:

• Wo wurde das Budget eingehalten, wo nicht?
• Wie viel haben wir für verschiedene Events (Messen, Schulungen, Kundenbesuche etc.) ausgegeben?
• Welche Abteilungen und Mitarbeiter haben welche Reisekosten? Können wir für das Folgejahr mit den gleichen Kosten rechnen?
• Und vor allem: Wo können wir Kosten einsparen?

Daraus können Sie Schritte ableiten, um das Travelmanagement in Ihrem Unternehmen zu optimieren, Budgets einzuhalten oder besser zu verteilen und die Einhaltung der Reisekostenrichtlinien zu gewährleisten.