Digitale Urlaubsplanung: Vorteile und Tipps

Die digitale Urlaubsplanung löst ab, was früher noch per Hand gemacht wurde. Bevor Mitarbeiter sich auf Ihren wohlverdienten Urlaub freuen können, müssen sie einen Urlaubsantrag stellen. Das geht üblicherweise recht fix, doch was ist, wenn bei der Urlaubsverwaltung etwas schiefgelaufen ist? Was, wenn die Urlaubswünsche falsch eingetragen sind, sich am Ende doch überschneiden oder der Mitarbeiter seine Urlaubstage eigentlich schon aufgebraucht hat? Die Lösung: eine digitale Urlaubsplanung.

4 Gründe für eine digitale Urlaubsplanung

Die Urlaubsplanung digital zu gestalten hat nicht nur Vorteile für das Unternehmen, sondern lohnt sich auch für die Mitarbeiter.

1. Digitale Urlaubsplanung ist papierschonend

Wenn Sie sich überlegen, wie viel Papier in Ihrem Unternehmen schon für Urlaubsanträge draufgegangen ist, kommen Sie vermutlich auf eine beachtliche Zahl. Der Urlaubsantrag musste ausgedruckt, ausgefüllt und abgegeben werden, bevor die Daten in einen Kalender übertragen wurden und dann erst im Ordner verstaubten und später im Altpapier landeten.

Digitale Urlaubsplanung geht einfacher und komplett papierlos. Den Antrag können Mitarbeiter ganz bequem elektronisch ausfüllen – die Software leitet ihn automatisch und in Sekundenschnelle an die richtige Person weiter. Sie sparen sich so also nicht nur Zeit und Nerven, auch die sichere elektronische Speicherung ist ein riesiger Pluspunkt.

2. Digitale Urlaubsplanung ist automatisch

Wie wäre es, wenn Sie sich in Sachen Urlaubsplanung zurücklehnen können, weil eine Software sich darum kümmert? Mit digitaler Urlaubsplanung geht das! Eine Software bildet den Workflow ab: Der Mitarbeiter beantragt seinen Urlaub blitzschnell und ganz komfortabel über die Software. Diese prüft, ob die Urlaubswünsche mit anderen Urlaubsplänen kollidieren und** bearbeitet schließlich den Antrag.**Passt alles, wird er in einen übersichtlichen Kalender eingetragen, auf den alle Mitarbeiter Zugriff haben.

Des Weiteren berechnet ein speziell entwickeltes Tool auf Basis vorher festgelegter Regelungen, **wie viel Urlaub einem Mitarbeiter zusteht, wie viele Urlaubstage er geplant hat und wie viele freie Tage ihm noch bleiben.**Auch gesetzliche Feiertage berücksichtigt es ohne weiteres Zutun.

3. Digitale Urlaubsplanung ist übersichtlich

Die Zeit von mit Tipp-Ex bedeckten Wandkalendern und bunt markierten Excel-Tabellen ist vorbei. Mit digitaler Urlaubsplanung behalten Sie immer den Überblick über den Urlaub all Ihrer Mitarbeiter. Spontane Planänderungen sind überhaupt kein Problem – der Urlaub Ihrer Mitarbeiter lässt sich ganz einfach verschieben. So bleibt der Plan zu jeder Zeit übersichtlich.

Digitale Urlaubsplanung hat darüber hinaus den Vorteil, dass sich sowohl Feiertage als auch Betriebsurlaub oder Urlaubssperren ohne großen Aufwand abbilden lassen. So ist die Planung für Sie und Ihre Mitarbeiter noch einfacher.

Auch das eigene Urlaubskonto haben alle im Blick: mittels digitaler Urlaubsplanung werden nicht nur die Urlaubstage automatisch berechnet, auch der eigene aktuelle Urlaubssaldo ist für jeden Mitarbeiter einsehbar.

4. Digitale Urlaubsplanung ist effizient

Vom Ausdrucken des Urlaubsantrages bis hin zum bestätigten und eingetragenen Urlaub kann **viel Zeit vergehen.**Dass das vor allem auf Kosten der Mitarbeiter geht, ist klar – doch auch die Effizienz des Unternehmens leidet darunter.

Mit digitaler Urlaubsplanung sieht das anders aus: Der Prozess läuft so automatisch ab, wie es nur geht. Das ermöglicht es Ihnen und Ihren Mitarbeitern, sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben zu konzentrieren, anstatt sich mit der Urlaubsplanung herumzuschlagen. Eigene Benutzerkonten für jeden Mitarbeiter haben den Vorteil, dass jeder sowohl seinen eigenen Urlaub als auch die Abwesenheit seiner Kollegen im Blick hat. Das Fragen im Personalbüro wird damit überflüssig und auch die Planung von Projekten wird so vereinfacht.

Was muss bei der Urlaubsplanung beachtet werden?

Egal, auf welche Weise Sie in Ihren Unternehmen den Urlaub planen – hierbei gibt es einiges zu beachten. Damit die Urlaubsplanung reibungslos und zielführend verlaufen kann, müssen je nach Betrieb einige Fragen geklärt werden.

Der wahrscheinlich wichtigste Punkt für Ihre Mitarbeiter ist die Anzahl der Urlaubstage. Diese kann für alle gleich sein oder abhängig von der Dauer der Betriebszugehörigkeit oder individuellen Vereinbarungen.

Besonders wichtig für Mitarbeiter und Vorgesetzte ist, ob es eine Deadline gibt, bis zu welcher jeder seinen Urlaub eingereicht haben muss. Das hat den Vorteil, dass Sie sich nicht das ganze Jahr über mit der Urlaubsplanung beschäftigen müssen. Auf der anderen Seite macht es Ihren Mitarbeitern die Planung sehr unflexibel, wenn diese sich schon ein Jahr im Voraus entscheiden müssen, wann sie freihaben möchten. Viel Zeit in die Urlaubsplanung müssen Sie ohnehin nicht stecken, wenn Sie diese digital gestalten.

Zu klären ist außerdem, ob es Betriebsferien gibt, in denen die Mitarbeiter ihren Urlaub nehmen müssen. Das kommt insbesondere in Einrichtungen wie Kindergärten, aber beispielsweise auch in Fabriken und anderen Betrieben nicht selten vor.

Viele Mitarbeiter haben individuelle Wünsche, was die Urlaubsplanung angeht. Damit der Familienvater in den Schulferien freihat und die frisch verheiratete Mitarbeiterin ihre Flitterwochen genießen kann, sollten Mitarbeiter diese rechtzeitig kommunizieren.

Es kann vorkommen, dass ein Mitarbeiter seine Urlaubstage zum Ende des Jahres durch Krankheit oder andere Gründe nicht aufgebraucht hat. Hier sollte für alle Beteiligten klar sein, ob Resturlaub verfällt oder in das nächste Jahr mitgenommen werden darf.

Die Auswahl der richtigen Software

Wenn Sie die Urlaubsplanung in Ihrem Unternehmen von nun an digital angehen wollen, benötigen Sie einen kompetenten Partner und eine geeignete Software. Das bezieht sich übrigens nicht nur auf die Planung von Urlaub: auch andere Abwesenheitsarten können mittels solcher Tools berücksichtigt werden.

Warum sich Wandkalender für die Urlaubsplanung nicht besonders eignen, versteht sich von selbst. Vor allem, wenn sich Urlaubspläne nachträglich ändern, wird der gute Überblick zu einem einzigen Durcheinander.

Auch Excel-Tabellen schneiden im Vergleich eher schlecht ab. Zwar ist es heutzutage wichtig, im Umgang mit dem Programm vertraut zu sein – dennoch ist die Erstellung eines Urlaubsplans sehr aufwändig. Verschiedene Formeln müssen den verbrauchten, den geplanten und den Resturlaub ausrechnen. Je nach Betriebszugehörigkeit oder Arbeitsstunden pro Woche hat vielleicht ein Mitarbeiter mehr Urlaubstage als ein anderer. Dass das nicht nur Zeit kostet, sondern auch fehleranfällig ist, liegt auf der Hand.

All das und noch viel mehr können eigens dafür entwickelte Tools von Partnern wie linqi. Wir stehen Ihnen mit Rat und Tat beiseite und machen Zettelchaos überflüssig. Indem wir den Prozess digitalisieren, müssen Sie sich nicht mehr mit lästigen, zeitfressenden und immer wiederkehrenden Aufgaben beschäftigen. Stattdessen bleibt Ihnen Zeit für Aufgaben, die Ihre Zeit und Mühe wert sind. Digitale Urlaubsplanung ist nicht nur zeitsparend – sie ist effizient, papierschonend und übersichtlich.