Change-Management: Was Sie über Change-Management und die Aufgaben eines Change-Managers wissen sollten

Insbesondere in der heutigen Zeit, in der Organisationen dank immer weiter fortschreitender Globalisierung und Digitalisierung stetig im Wandel sind, gehören Veränderungen fast schon fest zum Unternehmensalltag. Entsprechend hoch ist in vielen Unternehmen die Bedeutung des Change-Managements.

Eine Definition: Was ist Change-Management?

Change-Management (auch: Veränderungsmanagement) umfasst alle Aufgaben, Maßnahmen und Tätigkeiten, die auf die Umsetzung neuer Strategien, Strukturen und Prozesse in einer Organisation abzielen. Dabei zielen Change-Projekte - im Gegensatz zu den Projekten des Änderungswesens - stets auf inhaltlich umfassende und oftmals bereichsübergreifende Veränderungen ab.

Change-Management bezeichnet also das Management von Veränderungsprozessen von ihrem Ausgangsstatus über alle Aspekte der Umsetzung hinweg bis zu einem Zielzustand. Um einen Veränderungsprozess möglichst erfolgreich umzusetzen, sollten im Change-Management alle Einzelschritte der Änderung und Anpassung strategisch geplant und aktiv gesteuert werden.

Die Bedeutung des Change-Managements für Unternehmen

Ein gezieltes Change-Management kann für ein Unternehmen insbesondere in Zeiten des Umschwungs sowie in Krisensituationen besonders wertvoll sein.

So hilft es Ihnen u.a. dabei, den Widerstand gegen angekündigte Veränderungen gering zu halten und stattdessen eine positive Stimmung im Unternehmen beizubehalten. Zudem steigt mit der Durchführung des Change-Managements die Wahrscheinlichkeit dafür, dass die angestoßenen Veränderungen langfristig bestehen bleiben und von den Mitarbeitenden als neuer "Status Quo" akzeptiert werden.

Externe und interne Faktoren

Veränderungen sind Teil des Unternehmensalltags. So gibt es eine Vielzahl von externen und internen Faktoren, die dafür sorgen, dass sich ihr Unternehmen stetig verändern muss.

Typische externe Faktoren für notwendige Veränderungen können klassischerweise Veränderungen in den Rahmenbedingungen sein: Gibt es technischen Fortschritt oder verändern sich die Marktbedingungen für ihr Unternehmen, werden Sie darauf reagieren müssen, um den Erfolg Ihres Unternehmens langfristig zu sichern.

Ein klassisches Beispiel für interne Faktoren ist hingegen das Wachstum Ihres Unternehmens: Hat Ihr Unternehmen Erfolg und wächst, sind Sie oftmals gezwungen, auch darauf entsprechend zu reagieren, indem sie neue Tools einführen, Umstrukturierungen im Unternehmen vornehmen oder sich auf weitere Zielgruppen fokussieren.

Aversionen gegen Veränderungen

Neben den Rahmenbedingungen in Form von externen und internen Faktoren, gibt es einen weiteren tiefgehenden Grund dafür, weshalb Change-Management für viele Unternehmen wichtig ist: Aversionen gegen Veränderungen.

Menschen neigen oft dazu, sich an gewohnte Abläufe und Prozesse zu klammern und sind Neuem gegenüber oftmals erst einmal wenig aufgeschlossen. Das führt oft dazu, dass Veränderungen zwar angesprochen, geplant und angestoßen werden, jedoch werden sie oftmals nicht langfristig umgesetzt. Durch ein gezieltes Change-Management können Sie ihr Team hingegen dabei unterstützen, angestoßene Veränderungen auch langfristig umzusetzen und den Mehrwert hinter den Veränderungen zu erkennen.

Wann sich der Einsatz des Veränderungsmanagements besonders lohnt

Nicht immer, wenn Sie eine Veränderung in Ihrem Unternehmen vornehmen wollen, ist Change-Management in vollem Umfang notwendig. Insbesondere kleinere oder unkritische Veränderungen lassen sich oftmals auch ohne Veränderungsmanagement umsetzen.

Erwarten Sie jedoch, dass es für eine geplante Veränderung Widerstand aus dem betroffenen Team geben wird oder planen Sie eine besonders weitgehende Veränderung, sollten Sie prüfen, ob sich ein Change-Management-Prozess für Sie lohnt.

Typische Beispiele für Situationen, in denen sich Change-Management-Prozesse lohnen sind zum Beispiel die Änderungen in der Struktur eines Unternehmens bzw. einer Organisation, die Einführung neuer Tools oder Technologien oder die Fusion mit einem anderen Unternehmen.

Die Aufgaben eines Change-Managers

In vielen größeren Organisationen ist der sogenannte Change-Manager (auch: Veränderungsmanager) für die Maßnahmen im Bereich des Change-Managements verantwortlich.

Zu den typischen Aufgaben eines Change-Managers gehören u.a.

• die Analyse des IST-Zustandes (auch: IST-Analyse),

• die Analyse von bisherigen, potenziellen und notwendigen Veränderungen,

• die Kommunikation mit betroffenen Mitarbeitern (ggf. über neu einzurichtende Kommunikationskanäle),

• die Erarbeitung eines Veränderungsplans

• sowie die Vermittlung und Dokumentation von Informationen zu Prozessänderungen.

Ein Change-Manager setzt mit seiner Arbeit also beim aktuellen IST-Zustand eines Unternehmens an, initiiert und plant die Veränderungsprozesse und begleitet diese zudem durch Maßnahmen wie aktive Kommunikation, Beratung der zuständigen Führungskraft und detaillierte Dokumentation.

Außerdem gehört es zu den Aufgaben eines Change-Managers, sicherzustellen, dass die Prozesse möglichst effizient und erfolgreich ablaufen. Während einige Organisation eigene Change-Manager beschäftigen, ziehen andere Unternehmen zeitlich begrenzt Experten für Change-Prozesse hinzu. Entsprechend arbeiten Change-Manager oftmals auch selbstständig oder in Unternehmensberatungen.

Besonders deutlich werden die Aufgaben eines Change-Managers, wenn man sich den Verlauf eines Change-Prozesses vor Augen führt.

Zum Ablauf des Change-Management-Prozess: Das 3-Phasen-Modell

Change-Management-Prozesse laufen in verschiedenen Phasen ab. Eine Möglichkeit zur Darstellung von Change-Management-Prozessen stellt das vom deutsch-amerikanischen Psychologen Kurt Lewin entwickelte "3-Phasen-Modell" dar.

Lewin's Modell teilt die Change-Prozesse in drei Phasen ein. Damit ist es zwar weniger detailliert als andere Modelle, ermöglicht jedoch einen guten ersten Überblick über den Ablauf eines Change-Management-Prozesses.

Phase 1: Das Auftauen

Laut Lewin ist die erste Phase des Change-Prozesses die sogenannte Auftauphase. In dieser Phase kommt es darauf an, die Mitarbeiter des Unternehmens auf die Veränderungen vorzubereiten. Oftmals gibt es in bereits lange bestehenden Teams und Unternehmen zumindest unterschwellige Aversionen gegenüber Veränderungen. Diese gilt es in der Auftauphase zu überwinden.

Um das zu erreichen, muss der Change-Manager in dieser Phase die bestehenden Aversionen ausfindig machen und analysieren sowie aktiv auf die Mitarbeiter zugehen und ihnen aufzeigen, warum die geplanten Veränderungen notwendig sind. In der Auftauphase ist es also Aufgabe des Change-Managers, Überzeugungsarbeit zu leisten und die Mitarbeiter auf die bevorstehenden Veränderungen vorzubereiten.

Phase 2: Die Veränderungen

Die zweite Phase in Lewins Modell ist die Veränderungsphase. In dieser Phase werden die geplanten Veränderungen eingeführt und schrittweise umgesetzt.

Insbesondere weil bereits eine einzelne Veränderung oftmals aus mehreren aufeinander aufbauenden Schritten besteht, ist es beim Change-Management in dieser Phase besonders relevant, die beteiligten Mitarbeiter nach und nach in den Prozess mitzunehmen und sie somit in das neue System einzuführen.

Zudem ist es in dieser Phase wichtig, sich darüber bewusst zu sein, dass die Umsetzung von Veränderungen oftmals mit Hindernissen einhergeht. So treten in der Einführungsphase von Change-Projekten manchmal unvorhergesehene Schwierigkeiten oder erneuter Widerstand von den Mitarbeitern auf, auf die das Change-Management dann reagieren muss.

Phase 3: Das Einfrieren

Die dritte Phase des Lewin'schen Modells ist das Einfrieren. So kommt es laut Lewin nach der Umsetzung der Veränderungen darauf an, das Ergebnis des Change-Prozesses zu verfestigen.

In dieser Phase geht es also darum, den Change Prozess erfolgreich abzuschließen, indem die Veränderungen als neuer Standard bei den Mitarbeitern sowie in den Strukturen des Unternehmens implementiert werden.

Detailliertere Modelle

Wie oben bereits angedeutet, gibt es neben dem 3-Phasen-Modell selbstverständlich noch weitere Modelle, die den Ablauf von Change-Prozessen wiedergeben. So gibt es beispielsweise das "5-Phasen-Modell" oder das "8-Stufen-Modell". Beide unterteilen die Veränderungsprozesse von Unternehmen in mehr als drei Stufen und können somit als Erweiterung des 3-Phasen-Modells angesehen werden.

FAQ - Rund um das Change-Management

Change-Management ist für viele Organisationen und Unternehmen ein wichtiger Bestandteil der Managementaufgaben. Zur langfristigen Sicherung des Erfolgs eines Unternehmens, ist es wichtig, sich stetig mit den sich verändernden Rahmenbedingungen zu beschäftigen und entsprechend notwendige Veränderungen zu initiieren.

Damit ist das Change-Management heute eine umfassende und vielfältige Aufgabe. Um dem Umfang des Veränderungsmanagements gerecht zu werden, sollen nachfolgend noch einige Fragen rund um das Thema Change-Management beantwortet werden:

Was ist Change-Management (Definition)?

Change-Management ist der Prozess, der den Übergang einer Organisation von ihrem aktuellen Zustand zu einem gewünschten zukünftigen Zustand begleitet.

Change-Management beinhaltet u.a. die Entwicklung und Umsetzung von Strategien, Plänen und Prozessen. Das Change-Management reagiert oftmals auf geänderte Rahmen- und Marktbedingungen und verfolgt dabei das Ziel, den Erfolg der jeweiligen Organisation trotz dieser geänderten Rahmenbedingungen zu sichern.

Welche Change-Management Modelle gibt es?

Neben dem hier vorgestellten "3-Phasen-Modell" gibt es u.a. das "5-Phasen-Modell" oder das "8-Stufen-Modell. Auch darüber hinaus gibt es weitere Modelle, sie sich mit dem Ablauf des Veränderungsmanagements beschäftigen.

Generell lässt sich Veränderungsmanagement mit einer Vielzahl verschiedener Methoden und Techniken umsetzen. Typische Beispiele sind u.a. Projektplanung, Organisationsentwicklung, Schulungen und Coachings. In jedem Fall sollten Sie jedoch sicherstellen, dass alle Betroffenen umfänglich von den Änderungen informiert sind.

Wie lange dauert Change-Management?

Wie lange ein Change-Management-Prozess dauert, ist letztlich von den Rahmenbedingungen und dem Umfang der angestrebten Veränderung abhängig.

Damit lässt sich die Frage nach der Dauer eines Change-Management-Prozesses nicht so leicht beantworten. Während kleinere Veränderungen bereits innerhalb von wenigen Monaten umgesetzt werden können, dauert das Change-Management bei tiefergehenden Veränderungen auch mal eineinhalb bis drei Jahre.

Sind Change-Management und Organisationsentwicklung das gleiche?

Das Change Management verfolgt grundlegend einen anderen Ansatz als die Organisationsentwicklung. Letztere verfolgt im Gegensatz zum Change-Management in der Regel einen längerfristigen und ganzheitlichen Ansatz und findet unter starker Beteiligung der Mitarbeitenden statt, während das Change-Management ein vom Management gesteuerter Prozess ist.

Beide Prozesse führen also zu Veränderungen in einer Organisation, die Ansätze und Ausgangssituationen sind jedoch jeweils unterschiedlich.

Wann ist Change-Management erfolgreich?

Ein Change-Management-Prozess kann dann als erfolgreich angesehen werden, wenn der gewünschte Zielzustand erzielt wird und die Mitarbeiter bereit sind, die Veränderung zu akzeptieren.

Ein erfolgreiches Change-Management erfordert oftmals eine effektive Kommunikation, gute Teamarbeit und ein klares Verständnis dafür, wie die Veränderung allen am Prozess Beteiligten zugute kommen wird. Entsprechend spielen eine klare Kommunikation sowie die Einbeziehung der Mitarbeitenden in Change-Management-Prozessen eine entscheidende Rolle.

So kann das Change-Management oftmals erst dann nachhaltig erfolgreich wirken, wenn die Mitarbeitenden aktiv werden und kreativ an der Umsetzung der Veränderungen mitwirken. Dieser Prozess funktioniert insbesondere dann, wenn es unter den Mitarbeitenden einzelne Personen gibt, die der Veränderung positiv gegenüberstehen und bereits sind, diese mit voranzutreiben.