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09.09.2022

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Buchhaltung digitalisieren: Vorgehen und Softwares

Wird in Ihrem Unternehmen die Buchhaltung noch mit Stift und Papier geführt? Wenn ja, ist es Zeit für eine Veränderung! Mit der richtigen Software kann die Buchhaltung leicht digitalisiert werden. Dadurch lassen sich Ihre Aufzeichnungen nicht nur leichter nachverfolgen und verwalten, sondern es wird auch die Genauigkeit und die Einhaltung von Vorschriften gewährleistet. Buchhaltung digitalisieren wird Ihre Buchhaltungsprozesse auf die nächste Stufe heben.

In diesem Blogbeitrag stellen wir Ihnen einige der beliebtesten Buchhaltungssoftwares vor, die derzeit erhältlich sind. Außerdem geben wir Ihnen Tipps, wie Sie die richtige Software auswählen können und geben Ihnen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung an die Hand, die Ihnen hilft, Ihre Buchhaltung zu digitalisieren. Lesen Sie also weiter, wenn Sie bereit sind, die Finanzen Ihres Unternehmens auf die nächste Stufe zu heben und sich von der Papierform zu lösen!

Was versteht man unter „Buchhaltung digitalisieren“?

Die Digitalisierung der Buchhaltung bezieht sich auf den Einsatz von Software zur Verfolgung und Verwaltung von Finanztransaktionen. Dies kann alles umfassen, von der Rechnungsstellung und der Bezahlung von Rechnungen bis hin zur Gehaltsabrechnung und der Einhaltung von Steuervorschriften.

Die Digitalisierung der Buchhaltung kann Ihnen helfen, Zeit und Geld zu sparen, indem sie viele der Aufgaben automatisiert, die sonst manuell erledigt werden müssten. Darüber hinaus können Unternehmen ihre Finanzberichterstattung verbessern und ihre Abläufe effizienter gestalten. Aus diesen Gründen wird die Digitalisierung der Buchhaltung bei Unternehmen aller Größen immer beliebter.

Buchhaltung digitalisieren - Vorteile

Buchhaltung digitalisieren Vorteile

Papier sparen

Nach Angaben der Umweltschutzbehörde verbraucht ein durchschnittlicher Büroangestellter jedes Jahr 10.000 Blatt Papier. Das ist eine Menge Papier! Und es ist nicht nur das Papier selbst, das die Umwelt belastet. Auch der Prozess der Herstellung, des Versands und der Entsorgung des Papiers belastet den Planeten.

Zum Glück gibt es eine nachhaltigere Art, Geschäfte zu machen: die digitale Buchhaltung. Durch die Umstellung auf digitale Aufzeichnungen und Rechnungen können Sie jedes Jahr eine erhebliche Menge an Papier einsparen. Das ist nicht nur besser für die Umwelt, sondern spart Ihnen auch Zeit und Geld.

Zeitaufwand reduzieren

Wenn es um die Buchhaltung geht, können Sie durch die Digitalisierung viel Zeit sparen. Mit Online-Buchhaltungstools können Sie Aufgaben wie Rechnungsstellung und Zahlungen automatisieren und alle Ihre Finanzdaten an einem Ort speichern. So können Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben leicht verfolgen und sehen, wo Ihr Unternehmen Geld verdient oder verliert. Und das Beste ist, dass Sie von jedem Ort mit Internetanschluss auf Ihre Konten zugreifen können. Wenn Sie also Zeit bei der Buchhaltung sparen wollen, sollten Sie noch heute auf die digitale Buchhaltung umsteigen.

Kosten senken

Mit dem Aufkommen neuer Technologien gibt es heute mehr Möglichkeiten denn je, wenn es um die Buchhaltung geht. Für viele Unternehmen kann die digitale Buchhaltung, insbesondere die Finanzbuchhaltung eine großartige Möglichkeit zur Kostensenkung sein.

Wenn Unternehmen ihre Finanzen online verfolgen, können sie Papier- und Druckkosten sparen. Darüber hinaus sind Online-Buchhaltungssysteme oft effizienter und genauer als herkömmliche Methoden. So kann die digitale Buchführung Unternehmen helfen, Geld und Zeit zu sparen.

Personal entlasten

In jedem Unternehmen ist die Buchhaltung unerlässlich, um Einnahmen und Ausgaben zu verfolgen, Finanzberichte zu erstellen und wichtige Entscheidungen über die Verwendung von Ressourcen zu treffen.

Die herkömmliche Buchhaltung kann jedoch zeitaufwändig und fehleranfällig sein, was zu Frustration sowohl bei den Mitarbeitern der Buchhaltung als auch bei anderen Angestellten führen kann, die auf genaue Finanzinformationen warten müssen.

Digitale Buchhaltungstools können dazu beitragen, diesen Druck abzubauen, indem sie viele der mit dem Buchhaltungsprozess verbundenen Aufgaben automatisieren. Durch die Rationalisierung der Dateneingabe und den Echtzeit-Zugang zu Finanzberichten können digitale Buchhaltungstools unterstützen, die Genauigkeit und Effizienz zu verbessern, während sich das Personal auf andere Aufgaben konzentrieren kann. Auf diese Weise kann die digitale Buchhaltung dazu beitragen, die Mitarbeiter in der Buchhaltung zu entlasten und die Gesamteffizienz des Unternehmens zu verbessern.

Ortsunabhängigkeit

In der heutigen digitalen Welt müssen Unternehmen in der Lage sein, von überall und jederzeit auf ihre Daten zuzugreifen. Dies gilt insbesondere für Buchhaltungsdaten, die oft entscheidend für die Zukunft des Unternehmens sind.

Digitale Buchhaltungssysteme ermöglichen es Unternehmen, ihre Daten in der Cloud zu speichern, sodass sie von jedem Gerät mit Internetanschluss aus zugänglich sind. Das bedeutet, dass Unternehmen ihre Finanzdaten von jedem beliebigen Ort aus einsehen können, sodass sie fundierte Entscheidungen darüber treffen können, wo sie ihre Ressourcen investieren sollten.

Darüber hinaus erleichtern digitale Buchhaltungssysteme den Datenaustausch mit Partnern und Kunden und erhöhen so die Transparenz und die Zusammenarbeit. Kurz gesagt, die digitale Buchhaltung bietet eine Reihe wichtiger Vorteile für Unternehmen jeder Größe.

Prozessverschlankung

Als Unternehmenseigentümer wissen Sie, dass Effizienz der Schlüssel zur Vereinfachung Ihrer Prozesse und zur Senkung Ihrer Kosten ist. Die digitale Buchhaltung kann Ihnen helfen, diese beiden Ziele zu erreichen. Indem Sie Ihre Finanzen online verfolgen, können Sie die zeit- und kostenaufwändige Papierbuchführung vermeiden.

Darüber hinaus bietet die digitale Finanzbuchführung Echtzeit-Einblicke in Ihre finanzielle Leistung, sodass Sie schnell erkennen können, wo Sie Kosten einsparen oder die Effizienz verbessern können. Das Beste daran ist, dass die digitale Buchhaltung in hohem Maße skalierbar ist, sodass Sie sie problemlos an die sich ändernden Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen können. Ganz gleich, ob Sie Zeit bei der Buchführung sparen oder Ihre Finanzen besser im Griff haben wollen, die digitale Buchführung ist die ideale Lösung.

Platz sparen

Für Unternehmen ist es wichtig, Platz zu sparen, um ein professionelles Erscheinungsbild zu wahren und die Produktivität zu maximieren. Leider nehmen herkömmliche Buchführungsmethoden viel Platz in Anspruch, sodass es schwierig ist, ein aufgeräumtes Büro zu führen. Die digitale Buchhaltung ist die perfekte Lösung für Unternehmen, die Platz sparen wollen.

Durch die elektronische Speicherung von Finanzunterlagen können Unternehmen wertvollen Speicherplatz freisetzen und sogar ganze Räume, die zuvor von Aktenschränken gefüllt waren, wieder nutzen.

Vereinfachte Kommunikation

In der Geschäftswelt ist Kommunikation das A und O. Egal, ob Sie mit Kunden, Lieferanten oder Mitarbeitern kommunizieren, es ist wichtig, klar und präzise zu sein.

Mit der digitalen Buchhaltung können Sie Ihre Kommunikation rationalisieren und sicherstellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind. Durch die Digitalisierung in der Buchhaltung können Sie Rechnungen, Belege und andere Dokumente einfach per System, E-Mail oder Schnittstelle versenden.

Außerdem können Sie Finanzdaten elektronisch mit Ihrem Steuerberater austauschen, sodass keine Papierkopien mehr erforderlich sind. Zudem lässt sich mit digitalen Buchhaltungssystemen die Kommunikation leicht nachverfolgen und sicherstellen, dass alle Unterlagen angekommen sind. Die digitale Buchhaltung kann Ihnen also helfen, Ihre Kommunikation zu verbessern und Ihr Unternehmen besser zu verwalten.

Datensicherheit & Datenschutz

In einer Welt, in der Daten eine immer größere Rolle spielen, ist es wichtig, Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten zu ergreifen. Eine Möglichkeit, dies zu tun, ist die digitale Buchführung. Indem Sie Ihre Finanzunterlagen online aufbewahren, können Sie das Risiko verringern, dass sie gestohlen werden oder verloren gehen.

Darüber hinaus verfügen Online-Buchhaltungsplattformen häufig über integrierte Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung, Passwortschutz oder ein automatisiertes Backup, die Ihre Daten zusätzlich schützen. Und sollte es doch einmal zu einer Datenpanne kommen, kann die digitale Buchführung die Suche nach der Ursache des Problems und die Ergreifung von Abhilfemaßnahmen erleichtern.

Überblick und Analysen

Die Buchhaltung hat sich in den letzten Jahren extrem weiterentwickelt. Heute können Unternehmen ihre Finanzen mithilfe digitaler Buchhaltungstools mühelos verfolgen. Diese Tools bieten einen aktuellen Überblick über die finanzielle Situation der Firma sowie über das Betriebsergebnis. Diese Informationen sind unerlässlich, um fundierte finanzielle Entscheidungen treffen zu können.

Mit der digitalen Buchführung können Betriebe ihren Cashflow überwachen, Ausgaben verfolgen und Berichte erstellen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Unternehmen einen klaren Überblick über ihre Finanzen haben und fundierte Entscheidungen über die Verwendung ihrer Ressourcen treffen können.

Welche Nachteile hat die digitale Buchhaltung?

Es gibt einige Nachteile der digitalen Buchführung. Erstens können bei Unachtsamkeit leicht wichtige Dateien verloren gehen oder gelöscht werden.

Zweitens kann die digitale Buchführung kostspielig sein, wenn Sie spezielle Software oder Hardware kaufen müssen.

Und schließlich kann die digitale Buchführung zeitaufwändig sein, wenn Sie Papierunterlagen in ein digitales Format umwandeln müssen. Im Vergleich überwiegen jedoch die Vorteile der digitalisierten Buchhaltung gegenüber den Nachteilen.

Buchhaltung digitalisieren: Steuerliche Vorgaben & GoBD

Wenn es darum geht, die steuerlichen Anforderungen zu erfüllen, kann die Digitalisierung Ihrer Buchhaltung Ihnen viel Zeit und Energie sparen. Die Digitalisierung der Buchhaltung kann nicht nur die Einhaltung der Steuergesetze erleichtern, sondern auch die Einhaltung der GoBD. Die GoBD sind eine Reihe von Richtlinien, die regeln, wie Unternehmen ihre Bücher und Aufzeichnungen zu führen haben.

Die GoBD schreiben zwar nicht ausdrücklich vor, dass Sie computergestützte Buchführungssysteme verwenden müssen, aber sie schreiben vor, dass Unternehmen "geeignete" Methoden zur Speicherung und Verwaltung ihrer Finanzdaten verwenden müssen. Als solche, kann die Digitalisierung Ihrer Buchhaltung Ihnen helfen, die Anforderungen der GoBD zu erfüllen.

Die Digitalisierung der Buchhaltung hat viele Vorteile, aber die Einhaltung der Steuergesetze und der GoBD ist vielleicht der wichtigste. Durch die Digitalisierung Ihrer Buchhaltung können Sie Zeit und Energie sparen und gleichzeitig sicherstellen, dass Ihr Unternehmen sowohl die Steuergesetze als auch die GoBD einhält.

Schritt-für-Schritt-Anleitung für Unternehmen: Digitalisierung der Buchhaltung

Dieser Leitfaden soll Unternehmen dabei unterstützen, ihre Buchhaltung und Buchführung zu digitalisieren. Der Leitfaden bietet ein schrittweises Vorgehen bei der Digitalisierung Ihrer Buchhaltung und Rechnungslegung, beginnend mit einem Überblick über die bestehende Buchhaltung.

Buchhaltung digitalisieren: Schritte

Schritt 1: Buchhaltungsprozesse verstehen

Um Ihre Buchhaltung zu digitalisieren, müssen Sie sich zunächst einen Überblick über die Buchhaltungsprozesse in Ihrem eigenen Betrieb verschaffen. Dazu gehört, dass Sie sich einen Überblick darüber verschaffen, welche Aufzeichnungen Sie führen müssen und welche Software Sie derzeit verwenden.

Außerdem sollten Sie festhalten, wie die Buchhaltungsprozesse derzeit in Ihrem Unternehmen ablaufen. Dies wird Ihnen helfen zu verstehen, was geändert werden muss, wenn Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren.

Schritt 2: Steuerberatung einbinden

Wenn Unternehmer mit der Digitalisierung ihrer Buchhaltung beginnen, ist es wichtig, sich so früh wie möglich steuerlich beraten zu lassen. Denn die Steuergesetze ändern sich ständig, und es könnte Auswirkungen darauf haben, wie Unternehmen ihre Finanzdaten erfassen und speichern.

Durch eine frühzeitige steuerliche Beratung können Unternehmen sicherstellen, dass sie die neuesten Vorschriften einhalten. Darüber hinaus können Steuerberater Unternehmern dabei helfen, Abzüge oder Gutschriften zu ermitteln, für die sie möglicherweise infrage kommen. Die steuerliche Beratung ist daher ein wichtiger Schritt bei der Digitalisierung der Buchhaltung und kann Unternehmen langfristig Zeit und Geld sparen.

Zusätzlich kann Ihre Steuerberatung Sie auch dabei beraten, welche Buchhaltungssoftware für Sie infrage kommt, damit diese optimal auf Ihre Anforderungen zugeschnitten ist.

Schritt 3: Das richtige Team aufstellen

Die Geschäftsführung sollte sich selten selbst ausschließlich mit der Digitalisierung der Buchhaltung befassen. Vielmehr sollten sie die Aufgabe an ein Team mit der richtigen Mischung von Fähigkeiten vergeben. Diesem Team sollte jemand angehören, der sich mit Buchhaltung auskennt, aber auch Erfahrung in der IT und der digitalen Transformation von Unternehmen besitzt. Dem Team sollte auch ein Projektmanager angehören, der sicherstellt, dass der Digitalisierungsprozess ordnungsgemäß durchgeführt wird.

Schritt 4: Hardware anschaffen

Wenn Sie Ihre papierbasierte Buchhaltung digitalisieren möchten, müssen Sie geeignete Hardware beschaffen. Dazu gehören neben Computern und Laptops auch z. B. ein Scanner, spezielle Software und möglicherweise ein Drucker. Sie müssen auch sicherstellen, dass Ihr Team über die notwendigen Fähigkeiten zur Nutzung dieser Hardware verfügt.

Schritt 5: Die richtige Buchhaltungssoftware auswählen

Sobald Sie ein gutes Verständnis Ihrer eigenen Buchhaltungsprozesse, ein Team zusammengestellt und die nötige Hardware beschafft haben, können Sie sich mit der Auswahl der richtigen Buchhaltungssoftware befassen. Es gibt eine Vielzahl von Buchhaltungssoftwareprogrammen auf dem Markt, sodass es wichtig ist, eine Software zu finden, die Ihren spezifischen Geschäftsanforderungen entspricht. Sobald Sie das richtige Programm ausgewählt haben, können Sie mit der Digitalisierung Ihrer Unterlagen beginnen und die Vorteile einer papierlosen Buchhaltung nutzen.

Schritt 6: Schulung des Personals

Bei der Digitalisierung der Buchhaltung ist neben den oben genannten Schritten auch die Schulung des Personals von großer Wichtigkeit. Ihre Mitarbeiter müssen im Umgang mit der neuen Buchhaltungssoftware und -hardware geschult werden. Sie müssen auch über die Änderungen im Buchführungsprozess informiert sein und wissen, was sie tun müssen, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

Schritt 7: GoBD-Compliance durch Steuerberater prüfen lassen

Schlussendlich sollten Ihre Steuerberater bzw. Ihre Steuerkanzlei den gesamten digitalen Buchhaltungsprozess auf eventuelle Fehler untersuchen. Etwaige Fehler können sonst im Nachhinein zu Problemen führen. Wenn Sie die Vorschriften der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) nicht einhalten, drohen Ihrem Unternehmen empfindliche Strafen.

Falls dem Steuerberater bei der Prüfung Fehler auffallen, müssen diese behoben werden, sodass er anschließend eine neue Prüfung vornehmen kann.

Bei der Digitalisierung der Buchhaltung ist es wichtig, alle oben genannten Schritte zu berücksichtigen. Auf diese Weise können Unternehmen von den vielen Vorteilen einer papierlosen Buchführung profitieren, wie etwa einer höheren Effizienz, niedrigeren Kosten und einer besseren Einhaltung der Vorschriften.

Digitale Buchhaltungssoftware im Vergleich

Buchhaltung digitalisieren mit Sevdesk

Sevdesk ermöglicht es Ihnen, Rechnungen und Angebote gleichermaßen digital zu erstellen. Zusätzlich lassen sich Belege digitalisieren und Zeiten für Projekte erfassen. Eine besondere Funktion von Sevdesk ist, dass Sie Ihre Umsatzsteuervoranmeldung für das Finanzamt über Sevdesk erstellen können.

Sevdesk bietet drei unterschiedliche Pläne an. Das günstige Rechnungsmodell kostet nur 8,90 €/Monat. Das Buchhaltungsmodul liegt bei 17,90 € mtl. und das Warenwirtschaftsmodul bei 43 € pro Monat.

Buchhaltung digitalisieren mit Lexoffice

Lexoffice bietet ähnliche Funktionen wie Sevdesk und punktet insbesondere in der Übersichtlichkeit. In Lexoffice sehen Sie immer die aktuellen Umsätze und Ausgaben und auch der aktuelle Kontostand lässt sich mit Lexoffice synchronisieren - und auch eine Mahnung ist mit Lexoffice schnell erstellt.

Auch Lexoffice bietet drei verschiedene Pläne an. Der Plan Rechnung & Finanzen kostet 7,90 € pro Monat, der Plan Buchhaltung und Berichte liegt bei 16,90 € pro Monat und der teuerste Plan Buchhaltung & Lohn kostet 26,80 € mtl. Damit ist Lexoffice etwas günstiger als Sevdesk.

Buchhaltung digitalisieren mit Datev

DATEV ist einerseits eine Buchhaltungssoftware, die im Vergleich zu Lexoffice und Sevdesk erweiterte Funktionen bietet. Anderseits ist DATEV auch ein Dateiformat bzw. eine Schnittstelle, die die meisten Steuerberater nutzen.

Kostentechnisch liegt die DATEV bei ab 49,50 € pro Monat.

Buchhaltung digitalisieren mit linqi

linqi ist keine Buchhaltungssoftware, sondern eine Software für Prozessdigitalisierung. Mit linqi können Sie Ihre Prozesse in der Buchführung automatisieren und vereinfachen. So können Sie mit linqi Rechnungen direkt an die zuständige Stelle befördern und eine Freigabe der Rechnungen kann auch direkt im System mit wenigen Klicks geschehen - linqi ist Ihr starker Partner in der Digitalisierung.

Fazit - Digitale Buchhaltung

Wenn es um Rechnungswesen und Buchhaltung geht, ist die Digitalisierung der richtige Weg. Die Digitalisierung der Buchhaltung macht nicht nur Ihr Leben einfacher, sondern hat auch eine Reihe von Vorteilen für Ihr Unternehmen. Einige der Gründe für die Digitalbuchhaltung sind gesparter Platz, gesenkte Kosten, höhere Effizienz, Datensicherheit und viele mehr.

In diesem Blogbeitrag stellten wir Ihnen außerdem sieben Schritte vor, die Sie für einen erfolgreichen Umstieg auf eine papierlose Buchhaltung unternehmen müssen. Worauf warten Sie also noch? Beginnen Sie noch heute mit der Umsetzung dieser Tipps und genießen Sie alle Vorteile, die eine digitalisierte Buchhaltung mit sich bringt!

FAQ Buchhaltung digitalisieren

Wie Belege digitalisieren?

Um Belege zu digitalisieren, sollten Sie einen hochwertigen Scanner verwenden. Um sicherzustellen, dass der Inhalt nach dem Ausdruck auf einem Bürodrucker lesbar ist, ist es wichtig, dass alle Scans eine Auflösung von mehr als 300 dpi (dots per inch) haben.

Welcher Scanner für digitale Buchführung?

Auf diese Frage gibt es keine pauschale Antwort, denn der beste Scanner für die digitale Buchführung hängt von Ihren spezifischen Anforderungen ab. Allerdings sollte Ihr Scanner mindestens eine Auflösung von 300 dpi ermöglichen.

Wie funktioniert Papierlose Buchhaltung?

Unter papierloser Buchführung versteht man die elektronische Speicherung und Verwaltung von Finanzunterlagen anstelle von Papier. Dies kann mit Hilfe von Buchhaltungssoftware geschehen, die es Ihnen ermöglicht, Finanzunterlagen elektronisch zu erstellen, zu speichern und zu verwalten.