So steigert eine Business Process Management Software Ihren Unternehmenserfolg

Moderne Unternehmen stehen immer komplexer werdenden, teilweise abteilungs- und standortübergreifenden Geschäftsprozessen gegenüber. Gleichzeitig steigen durch die technischen Möglichkeiten der Digitalisierung die Anforderungen an Prozessqualität und -Geschwindigkeit.

Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, müssen Prozesse kontinuierlich im Blick behalten und optimiert werden. Damit Schwachstellen und Verbesserungspotenziale erkannt werden, ist eine detailgetreue Abbildung, Dokumentation und Analyse aller Geschäftsprozesse notwendig. Das übernimmt die Business Process Management Software.

Was ist eine BPM Software?

Business Process Management Tools unterstützen das prozessorientierte Management aller Geschäftsabläufe. Sie bieten die Möglichkeit, einzelne Prozesse visuell darzustellen, um einen klaren Überblick zu schaffen. Zusätzlich können Prozessverantwortliche die Abläufe mithilfe der Software dokumentieren und steuern. Ziel einer BPM Software ist es immer, die bestehenden Prozesse transparenter, effizienter und hochwertiger zu machen.

Während viele Unternehmen für den Anfang Programme wie Microsoft Powerpoint oder Visio zur Prozessvisualisierung verwenden, stoßen diese Tools schnell an ihre Grenzen. Eine BPM Software kann den Prozess nicht nur abbilden, sondern unterstützt auch bei der Automatisierung einzelner Schritte und der datenbasierten Analyse.

Wie funktioniert eine BPM Software?

Die Basis einer Business Process Management Software ist die Möglichkeit der Prozessmodellierung. Sämtliche Arbeitsabläufe können also anschaulich dargestellt werden. Meistens werden Flussdiagramme mit festgelegten Symbolen verwendet.

Durch sogenannte “Swimlanes” wird im Diagramm aufgezeigt, wer in dem Prozess wofür zuständig ist. So bleiben die Abläufe, Verantwortlichkeiten und Schnittstellen in den Unternehmensprozessen klar verständlich.

An zweiter Stelle steht die Prozessanalyse. Durch bestimmte Analysefunktionen werden die Arbeitsabläufe deutlich transparenter. Redundante Prozesse oder Engpässe können schneller erkannt und behoben werden.

Mit der richtigen BPM Software können zudem viele manuelle Arbeitsschritte automatisiert werden. Manuelle Einsichten und Kontrollen sind nur noch bedingt notwendig, Informationen und Formulare können automatisch übermittelt werden - Die genauen Automatisierungsmöglichkeiten hängen vom Prozess ab. Fakt ist aber, dass Durchlaufzeiten und Kosten durch die Prozessautomatisierung erheblich gesenkt werden können.

Welchen Mehrwert bringen Business Process Management Tools dem Unternehmen?

Reibungslos laufende Prozesse steigern die Leistung und Output-Qualität eines Unternehmens deutlich. Bei den teilweise sehr komplexen Unternehmensprozessen ist ein BPM Tool unerlässlich, um einen problemlosen Ablauf zu gewährleisten. Die Vorteile für das Unternehmen sind:

Höhere Prozessqualität

Da alle Geschäftsprozesse in der BPM Software konsistent dokumentiert werden, ist jederzeit klar, wie der Prozess abläuft und wer welche Aufgaben bearbeitet. Optimierungs- und Automatisierungspotenziale werden frühzeitig erkannt und können sinnvoll umgesetzt werden, um den Prozess zu verbessern.

Weniger Fehleranfälligkeit

Automatisierte Prozesse sind deutlich weniger fehleranfällig, da die festgelegten Abläufe ohne Missverständnisse, Verzögerungen und manuelle Fehler durchgeführt werden. Indem zuvor manuelle Prozessschritte umstrukturiert und digitalisiert werden, reduziert sich die Prozesskomplexität. Der Ablauf wird stabiler und transparenter. Voraussetzung ist natürlich, dass der Prozess in der Software sinnvoll und korrekt angelegt wurde.

Kürzere Durchlaufzeiten

Mit der richtigen Process Management Software laufen Prozesse auch ohne ständige Kontrollen und manuelle Eingriffe problemlos. Je mehr Prozessschritte automatisch durchgeführt werden, desto weniger Zeit wird benötigt.

Zentraler Kollaborationsraum

In der Regel sind mehrere Personen an einem Prozess beteiligt - teilweise abteilungs- und standortübergreifend oder sogar über mehrere Unternehmen hinweg (Lieferanten, Logistikdienstleister, etc.). Die Business Process Management Software bietet einen zentralen Kollaborationsraum, in dem alle Parteien den Überblick über die Verantwortlichkeiten und die Prozessdokumentation haben.

Gesteigerte Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit

Je schneller und besser Bestellungen oder Rechnungen bearbeitet werden, desto zufriedener sind die Kunden mit dem Unternehmen. Auch für die Mitarbeiter sind klar festgelegte, transparente und effiziente Workflows eine Erleichterung im Arbeitsalltag. Im Gegensatz zum sonst chaotischen Tagesgeschäft steigert ein BPM Tool also auch die Mitarbeiterzufriedenheit.

Warum linqi als BPM Tool?

Es gibt jede Menge Business Process Management Tools am Markt. Das Problem vieler Tools liegt aber darin, dass man gewisse IT-Kenntnisse und Fähigkeiten haben muss, um die eigenen Geschäftsprozesse fehlerfrei zu digitalisieren und zu automatisieren.

Anders ist das mit linqi: Diese BPM Software ermöglicht Ihnen, Ihre Geschäftsprozesse ohne IT- und Coding-Kenntnisse innerhalb von wenigen Minuten im Tool zu implementieren.

Dazu verwendet linqi besonders einfache, intuitive Benutzeroberflächen mit zahlreichen Hilfetexten. Im grafischen Prozessdesigner können die Prozesse vollkommen individuell dargestellt werden. Sie müssen sich nicht an vorgefertigten Masken orientieren, sondern passen linqi vollständig an Ihre Unternehmensanforderungen an.

Außerdem können Sie für jeden Prozess passende digitale Formulare erstellen und mit Automatisierungstools einfachere Abläufe schaffen.

linqi vereinfacht zudem das Sammeln und Sortieren von Prozessdaten und unterstützt Sie bei der Analyse Ihrer aktuellen Geschäftsprozesse. So finden Sie ungenutzte Prozesse, senken Kosten und Durchlaufzeiten und steigern messbar die Prozessqualität.

Damit die Umstellung so reibungslos wie möglich verläuft, lassen sich zahlreiche weitere Softwares mit linqi integrieren - Sei das Ihr Rechnungsprogramm, Ihre Kommunikationsprogramme und mehr.

Wie richtet man eine Business Process Management Software ein?

Wie genau die Einrichtung des BPM Tools funktioniert, hängt von der gewählten Software ab. Mit linqi können Sie Prozesse innerhalb von wenigen Minuten anlegen und automatisieren, ohne IT- oder Programmierkenntnisse zu haben. Doch natürlich ist es damit nicht getan: Vor und nach der Prozessdigitalisierung sind einige Schritte nötig, um den größten Mehrwert aus der BPM Software zu bekommen.

1. Prozesse identifizieren Um die Business Process Management Software für Ihr Unternehmen einzurichten, müssen Sie zunächst sämtliche Geschäftsprozesse identifizieren und benennen: Dazu zählen Kernprozesse, Unterstützungsprozesse und Managementprozesse.

2. Prozessschritte erfassen Im zweiten Schritt unterteilen Sie jeden Prozess in seine einzelnen Prozesschritte, samt notwendigen Handlungen und Entscheidungen, beteiligten Mitarbeitern und Ressourcen.

3. Prozessabläufe beschreiben Im dritten Schritt folgt die Prozessdokumentation. Jeder Prozessschritt benötigt eine klare Beschreibung und die einzelnen Schritte müssen in logischen Zusammenhang gebracht werden. Hier können Sie zum Beispiel in linqi ein Flussdiagramm mit sogenannten Swimlanes erstellen, welche die zuständigen Personen bei den einzelnen Prozessschritten anzeigen. Denn zur Prozessdokumentation gehört auch die Festlegung von Verantwortlichkeiten.

4. Schnittstellen dokumentieren Die meisten Prozesse haben Schnittstellen untereinander oder zu verschiedenen Abteilungen. Für eine reibungslose Zusammenarbeit müssen die Schnittstellen und die verantwortlichen Personen festgelegt werden.

5. Kontinuierlich aktualisieren und optimieren Nachdem der Prozess in der Software angelegt wurde, sollte die Prozessdokumentation regelmäßig aktualisiert werden, damit keine Fehler auftreten. Außerdem können Sie mit dem BPM Tool nun die Effizienz des Prozesses analysieren und einzelne Schritte automatisieren, um den Prozess schrittweise zu verbessern.